一級建造師復(fù)習(xí)指導(dǎo)：項(xiàng)目管理中的計(jì)劃與變化

　　一、項(xiàng)目管理計(jì)劃及子計(jì)劃的基本概念及相應(yīng)注意事項(xiàng)

　　計(jì)劃是任何一個組織成功的核心，它存在于組織各個層次的管理活動中。管理者的首要職責(zé)就是做計(jì)劃。管理者要根據(jù)組織內(nèi)外部的實(shí)際情況，通過科學(xué)的預(yù)測，確定在未來一定時期內(nèi)組織所要達(dá)到的目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動方案的過程。

　　項(xiàng)目管理九大知識領(lǐng)域中，幾乎每一個領(lǐng)域都涉及到項(xiàng)目管理計(jì)劃或其子計(jì)劃的規(guī)劃過程。主要包括項(xiàng)目管理計(jì)劃、范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、費(fèi)用管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、過程改進(jìn)計(jì)劃、人員配備管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、風(fēng)險管理計(jì)劃、采購管理計(jì)劃、合同管理計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃等。現(xiàn)在簡要介紹一些這些計(jì)劃及應(yīng)用時的注意事項(xiàng)。

　　1.項(xiàng)目管理計(jì)劃

　　項(xiàng)目管理計(jì)劃是項(xiàng)目的主計(jì)劃或稱為總體計(jì)劃，它確定了執(zhí)行、監(jiān)控和結(jié)束項(xiàng)目的方式和方法，包括項(xiàng)目需要執(zhí)行的過程、項(xiàng)目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內(nèi)容。項(xiàng)目管理計(jì)劃是其他各子計(jì)劃制訂的依據(jù)和基礎(chǔ)，它從整體上指導(dǎo)項(xiàng)目工作的有序進(jìn)行。

　　在初次制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃時，由于各方面的信息還不十分明朗，因此項(xiàng)目經(jīng)理只需要從宏觀上把握住項(xiàng)目的主體管理思路，切記不能理想化而期望項(xiàng)目管理計(jì)劃一步到位。

　　2.范圍管理計(jì)劃

　　范圍管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)確定、記載、核實(shí)、管理和控制項(xiàng)目范圍的指南，需要包括如何制定詳細(xì)項(xiàng)目范圍說明書、進(jìn)行范圍核實(shí)和范圍變更等內(nèi)容。該計(jì)劃為后續(xù)范圍定義、制定工作分解結(jié)構(gòu)、范圍核實(shí)和范圍控制等工作提供指導(dǎo)。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃需要盡可能在其他子計(jì)劃之前制訂，因?yàn)樗鼮槠渌佑?jì)劃的合理制訂提供基礎(chǔ)信息。

　　3.進(jìn)度管理計(jì)劃

　　進(jìn)度管理計(jì)劃中需要確定制定項(xiàng)目進(jìn)度表的格式與控制項(xiàng)目進(jìn)度的準(zhǔn)則。該計(jì)劃為后續(xù)活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制定進(jìn)度表和進(jìn)行進(jìn)度控制等工作提供指導(dǎo)。在制訂進(jìn)度管理計(jì)劃時，需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，明確定義好進(jìn)度偏差的閾值，方便后續(xù)進(jìn)度控制和計(jì)劃的變更。

　　4.費(fèi)用管理計(jì)劃

　　費(fèi)用管理計(jì)劃中需要選定費(fèi)用管理的模板，制定費(fèi)用規(guī)劃、結(jié)構(gòu)、估算、預(yù)算和控制的標(biāo)準(zhǔn)。包括費(fèi)用估算精確等級、費(fèi)用測量單位、費(fèi)用偏差標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用報告格式等主要內(nèi)容。該計(jì)劃為后續(xù)費(fèi)用估算、費(fèi)用預(yù)算和費(fèi)用控制等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目的費(fèi)用管理與范圍管理、進(jìn)度管理、人力資源管理、風(fēng)險管理等息息相關(guān)，因此在制訂費(fèi)用管理計(jì)劃時，需要綜合考慮范圍、進(jìn)度、人力資源、風(fēng)險等對費(fèi)用管理及費(fèi)用偏差閾值可能造成的影響。

　　5.質(zhì)量管理計(jì)劃

　　質(zhì)量管理計(jì)劃需要說明項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)如何執(zhí)行實(shí)施組織的質(zhì)量方針。該計(jì)劃為后續(xù)質(zhì)量保證、質(zhì)量控制和過程持續(xù)改進(jìn)等工作提供指導(dǎo)。質(zhì)量管理計(jì)劃貫穿于項(xiàng)目的始終（從啟動到收尾），因此質(zhì)量管理計(jì)劃需要涵蓋項(xiàng)目前期的質(zhì)量工作，以保證先期決策的正確性和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前后一致性。

　　6.過程改進(jìn)計(jì)劃

　　過程改進(jìn)計(jì)劃需要詳細(xì)分析過程分析的具體步驟，包括過程測量標(biāo)準(zhǔn)、過程改進(jìn)目標(biāo)等內(nèi)容。該計(jì)劃直接為項(xiàng)目過程改進(jìn)（通過質(zhì)量保證）提供指導(dǎo)，間接為組織過程改進(jìn)（通過經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)）提供指導(dǎo)。過程持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)過程質(zhì)量改進(jìn)和項(xiàng)目質(zhì)量改進(jìn)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行質(zhì)量規(guī)劃時需要非常重視過程改進(jìn)計(jì)劃的制訂。

　　7.人力資源配備管理計(jì)劃

　　人力資源配備管理計(jì)劃是規(guī)劃項(xiàng)目人力資源的獲取、使用、遣散安置等的文件。其主要內(nèi)容是何時通過何種方式滿足項(xiàng)目人力資源的要求。該計(jì)劃為后續(xù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理在制訂人力資源配備管理計(jì)劃時，需要認(rèn)真分析項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度等基本要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)劃，否則很容易導(dǎo)致計(jì)劃的人力資源不能滿足項(xiàng)目的需要或不能充分發(fā)揮他們的作用的現(xiàn)象。

　　8.溝通管理計(jì)劃

　　溝通管理計(jì)劃需要確定利害關(guān)系者的信息與溝通需求，主要內(nèi)容包括什么人什么時候通過何種方式獲得何種項(xiàng)目信息。該計(jì)劃為后續(xù)信息發(fā)布、績效報告和項(xiàng)目利害關(guān)系者管理等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理制訂溝通管理計(jì)劃時，不但需要認(rèn)真分析和記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外的利害關(guān)系者的信息與溝通需求，而且也需要分析和記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的信息和溝通需求。

　　9.風(fēng)險管理計(jì)劃

　　風(fēng)險管理計(jì)劃需要描述如何規(guī)劃、安排與實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險管理。該計(jì)劃為后續(xù)風(fēng)險識別、風(fēng)險定性分析、風(fēng)險定量分析、風(fēng)險應(yīng)對規(guī)劃和風(fēng)險監(jiān)控等工作提供指導(dǎo)。項(xiàng)目經(jīng)理在制訂風(fēng)險管理計(jì)劃時，需要充分考慮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險管理水平和能力，可以借鑒但不可盲目套用其他項(xiàng)目的風(fēng)險管理計(jì)劃，否則將會導(dǎo)致后續(xù)風(fēng)險管理工作很難開展。

　　當(dāng)然還有很多項(xiàng)目管理計(jì)劃，在這里就不一一羅列了。項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃的制訂和完善，是一個“滾動式”的過程，需要執(zhí)行PDCA（計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、修正）循環(huán)。現(xiàn)實(shí)世界中沒有哪個項(xiàng)目的計(jì)劃制訂是“一勞永逸”的。因此，作為項(xiàng)目經(jīng)理，一定需要養(yǎng)成在項(xiàng)目的推進(jìn)過程中不斷檢查、修正和完善項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃的習(xí)慣，唯有這樣，項(xiàng)目管理計(jì)劃才能真正發(fā)揮作用。

　　二、如何避免項(xiàng)目管理中“動”的發(fā)生

　　項(xiàng)目管理中“動”的原因非常多，大到國際形勢的改變、政府政策的實(shí)施，小到某一個人的因素都可能導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃的不完美實(shí)施。有很多方面只能在制訂計(jì)劃時就充分考慮，這些在上述注意事項(xiàng)中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問題的資源管理計(jì)劃。

　　當(dāng)一個項(xiàng)目被提出來以后，很難對于你可能需要的所有資源有一個很全面的概念。這里提出一個估計(jì)進(jìn)行該項(xiàng)目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計(jì)項(xiàng)目持續(xù)時間和項(xiàng)目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。就如同你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計(jì)只是一個估計(jì)，只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束了之后你才能夠知道該項(xiàng)目所用的工作量、費(fèi)用和時間。到那個時候，你要處理預(yù)計(jì)中的不確定和風(fēng)險問題。

　　首先估計(jì)偶然性。所有的項(xiàng)目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預(yù)算來解決估計(jì)的不確定問題。如果你相信你的估計(jì)有80% 的準(zhǔn)確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。例如，如果你的項(xiàng)目預(yù)計(jì)要花費(fèi)$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預(yù)算來解決估計(jì)錯誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計(jì)中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的所有的錢都會在項(xiàng)目結(jié)束后歸還給客戶，還要做好計(jì)劃好的儲備，一些項(xiàng)目需要項(xiàng)目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準(zhǔn)備。對于一些項(xiàng)目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。很多時候你需要對于儲備資源提前做好計(jì)劃。

　　比如時間。在一個典型的項(xiàng)目里，如果你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目比你預(yù)期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)準(zhǔn)備好的計(jì)劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　獲得增加的資源的高成本。你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜的情況，但如果追加采購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)現(xiàn)如果你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設(shè)你估計(jì)你會需要100套硬件。由于你估計(jì)中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量。這樣做是因?yàn)槟悻F(xiàn)在購買這10套硬件的價格（作為批量采購的一部分）比以后單獨(dú)購買10套硬件要便宜得多。

　　有足夠的時間尋找專業(yè)資源。有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

　　有時要把儲備計(jì)劃作為風(fēng)險計(jì)劃的一部分，這時需要使用下面的步驟來確認(rèn)對于儲備的需求并在需要時準(zhǔn)備好它們：

　　1.承認(rèn)這種需求

　　首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認(rèn)這一點(diǎn)，等到對于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你就沒有時間作出反應(yīng)了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認(rèn)識到一些項(xiàng)目風(fēng)險，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2.會產(chǎn)生額外費(fèi)用

　　確實(shí)制訂并執(zhí)行風(fēng)險計(jì)劃需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目管理時。但是，很多時候還有額外的項(xiàng)目費(fèi)用。

　　3.獲得贊同

　　關(guān)于風(fēng)險、費(fèi)用和收益的信息應(yīng)該被提交給項(xiàng)目發(fā)起人以獲得批準(zhǔn)。你需要確保項(xiàng)目發(fā)起人同意你的儲備計(jì)劃能夠有效地降低項(xiàng)目的風(fēng)險。你還需要項(xiàng)目發(fā)起人認(rèn)識到增加費(fèi)用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時候批準(zhǔn)你增加項(xiàng)目費(fèi)用。

　　4.管理風(fēng)險計(jì)劃

　　和風(fēng)險計(jì)劃有關(guān)的行為應(yīng)該在工作計(jì)劃和管理計(jì)劃中提前被考慮到。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)進(jìn)程對于風(fēng)險進(jìn)行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項(xiàng)目的風(fēng)險。

　　總之，在大多數(shù)的項(xiàng)目中，如果你發(fā)現(xiàn)需要更多的資源，應(yīng)告訴你的發(fā)起人，如果需要的話還要調(diào)整預(yù)算和進(jìn)度表。但是，在一些項(xiàng)目中，你不會有更多的時間。在這樣的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須確定項(xiàng)目的風(fēng)險在哪里，并且有一個計(jì)劃來保證如果需要的話，備用資源已經(jīng)準(zhǔn)備好了。有時候你需要資源隨時備用。另一些時候，你只是需要知道你在需要時能夠很快獲得它們。項(xiàng)目儲備的需求通常是由風(fēng)險管理流程來確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項(xiàng)目風(fēng)險的。

　　三、將項(xiàng)目管理中的計(jì)劃與生活相結(jié)合

　　坦白說，這種強(qiáng)理論的知識對我們現(xiàn)在的能力來說還是非常遙遠(yuǎn)的事情，我們可以在紙上做出自認(rèn)為非常完美的計(jì)劃，但這并不等同于我們已經(jīng)掌握了這一門復(fù)雜的科學(xué)。可以說，沒有人可以真正掌控計(jì)劃中的變化。為了一門考試訂的學(xué)習(xí)計(jì)劃都有可能因?yàn)楹芏嘣虮淮騺y，更何況涉及社會方方面面的大項(xiàng)目計(jì)劃。但是我們完全可以以這種計(jì)劃變化的精神來面對我們的工作和生活。

　　我們現(xiàn)在是兩年制的研究生，應(yīng)當(dāng)說這是一個相當(dāng)緊湊的時間段，我們有不到一年的時間來學(xué)習(xí)一些知識，這期間已經(jīng)要考慮畢業(yè)論文題目、發(fā)表論文等，剩下的前半年要找工作和寫論文，最后半年答辯。我們要把以前三年才能完成的任務(wù)濃縮在兩年之內(nèi)，時間非常緊張。這就需要我們對自己的研究生生涯制訂出詳盡的計(jì)劃。這一計(jì)劃中比較稀缺的資源就是時間，另外還有兩地辦學(xué)給我們與老師之間的溝通帶來的不便，我們必須在計(jì)劃中充分地利用時間，珍惜所有可利用資源，而當(dāng)老師來的時候要多溝通，這里面就有一個時間差的問題，所以在整體計(jì)劃的涵蓋下，能夠靈活地調(diào)整時間，讓自己的時間表能夠跟老師來的時間相吻合，不能因?yàn)橛凶兓痛騺y了所有的計(jì)劃。另外這中間還有很多不確定因素，像是論文選題能否順利通過，論文又不一定能夠順利發(fā)表，找工作的時候變數(shù)就更多了。這里面的計(jì)劃與變化必須充分考慮到，讓我們對自己的研究生生活，坦然面對，充實(shí)度過，美好結(jié)束，沒有因?yàn)槿魏卧虍a(chǎn)生遺憾，完成最初心中的計(jì)劃。

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