多管齊下 加強建設(shè)工程檔案歸集工作

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杭州市城建檔案館
2015年7月15日

　　近年來，杭州市建設(shè)工程檔案歸集工作通過采取多項措施，多管齊下，有效地強化了工程檔案歸集工作。

　　一、明確歸集范圍。根據(jù)GB/T50328-2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》，結(jié)合實際情況，杭州市及時修訂了《杭州市建筑安裝工程檔案進館范圍》。通過學(xué)習(xí)借鑒同行先進經(jīng)驗，進一步細化市政工程中道路、橋梁、隧道、河道、園林景觀、地下管線、軌道交通等專業(yè)工程檔案進館范圍，并制定《杭州市建設(shè)工程聲像檔案歸檔整理規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　二、規(guī)范歸集程序。一是抓住建設(shè)主體辦理施工許可證環(huán)節(jié)，發(fā)放工程檔案管理告知書，告知建設(shè)單位在建設(shè)工程檔案管理中的主體責(zé)任，以及歸檔內(nèi)容、質(zhì)量、時間等方面要求。二是抓住竣工備案環(huán)節(jié)，將核驗建設(shè)工程竣工檔案認可意見書納入工程竣工備案環(huán)節(jié)，對建設(shè)工程檔案及時歸集起到了關(guān)鍵作用。

　　三、優(yōu)化過程服務(wù)。一是實施“一告知、二聯(lián)系、三跟蹤”服務(wù)，即開工前一次性告知建設(shè)單位有關(guān)工程檔案移交所有事項；開工后一個月內(nèi)聯(lián)系建設(shè)單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，宣傳工程檔案管理規(guī)定；開工后每半年電話跟蹤，關(guān)注在建工程檔案管理情況。二是針對重點工程，主動開展上門指導(dǎo)服務(wù)，近5年為建設(shè)單位累計提供指導(dǎo)服務(wù)411次。對于杭州地鐵等具有建設(shè)周期長、施工單位多等特點的重大工程項目，杭州市城建檔案館派專人駐場服務(wù)，為重點工程檔案管理保駕護航。三是充分利用“杭州城建檔案”門戶網(wǎng)站，開通建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)“網(wǎng)上咨詢”服務(wù)，解答建設(shè)各方在工程檔案歸集過程中的各類問題。

　　四、注重人員培訓(xùn)。一是舉辦工程檔案人員培訓(xùn)班，開展各類城建檔案管理人員業(yè)務(wù)知識。二是制作《建設(shè)工程檔案移交教學(xué)指南》專題片，上傳至“杭州城建檔案”門戶網(wǎng)站，為從業(yè)人員提供隨時隨地的學(xué)習(xí)。三是在杭州市行政服務(wù)中心推出“工程檔案服務(wù)咨詢?nèi)?rdquo;活動，對新建工程項目檔案人員進行檔案歸集工作輔導(dǎo)培訓(xùn)。四是為重點工程建設(shè)單位工程檔案人員提供1至3個月時間的駐館培訓(xùn)，通過一對一、手把手方式提供實踐培訓(xùn)和輔導(dǎo)。

　　五、強化監(jiān)督管理。一是不斷優(yōu)化完善杭州市城建檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)在具備項目登記、檔案申報、檔案接收等基本功能外，還在檔案申報、接收等主要環(huán)節(jié)設(shè)置短信，具備自動告知已受理、超期提醒、材料補交催辦等功能。二是針對“建設(shè)工程檔案管理告知事項”下放，積極與各區(qū)住建局對接，及時了解掌握各區(qū)新開工建設(shè)項目，為下放后的工程檔案事先、事中監(jiān)管提供基礎(chǔ)信息，保障該事項下放后工程檔案歸集工作的正常開展。三是每年通過電話回訪、發(fā)催辦函、短信催辦等多種形式，對建設(shè)工程檔案進行催繳。四是每年選取若干個重點工程進行執(zhí)法檢查，并對檢查情況進行通報，對存在問題的單位發(fā)放整改意見書，督促其限時整改。五是建立工程檔案移交“黑名單”制度，對工程檔案移交過程中，未按規(guī)定要求和時間完成檔案缺項整改的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位，列入“黑名單”進行重點管理。六是將工程檔案歸集情況納入杭州市建設(shè)市場信用管理，對在城建檔案管理中出現(xiàn)的良好行為、不良行為和提示行為信息進行采集和記錄。目前，該信用信息已進一步納入到“信用杭州”體系建設(shè)。