談重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

【摘要】 隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴(kuò)大，城市建設(shè)日新月異，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，因而重點(diǎn)工程的檔案管理也就顯得尤為重要。加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程檔案的科學(xué)管理，可以更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。文章從檔案工作實(shí)際出發(fā)，針對(duì)重點(diǎn)工程檔案在收集、整理、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用等過(guò)程中普遍存在的一些問(wèn)題，就重點(diǎn)工程檔案應(yīng)如何進(jìn)行科學(xué)管理，提出了相應(yīng)的對(duì)策和方法。
　　0 前言
　　重點(diǎn)工程是指對(duì)國(guó)家或本行政區(qū)域國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點(diǎn)工程投資大，工期長(zhǎng)，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設(shè)全過(guò)程中形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的、對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是重點(diǎn)工程檔案數(shù)量大、種類多、價(jià)值高。一般的重點(diǎn)工程包含若干個(gè)單項(xiàng)工程，工程龐大，因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。而重點(diǎn)工程在建設(shè)過(guò)程中往往采用先進(jìn)的工藝設(shè)備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價(jià)值，它不僅對(duì)工程現(xiàn)階段及將來(lái)的管理和利用有重要意義，而且對(duì)其他地區(qū)興建相同類型的工程，具有很大的參考價(jià)值。二是重點(diǎn)工程檔案形成及保管時(shí)間長(zhǎng)。重點(diǎn)工程建設(shè)周期長(zhǎng)，因而重點(diǎn)工程檔案形成的周期也長(zhǎng)。眾所周知，重點(diǎn)工程是百年大計(jì)工程，重點(diǎn)工程檔案需長(zhǎng)期保管，這些檔案是重點(diǎn)工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。
　　據(jù)統(tǒng)計(jì)，溫州市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目 1985~2004 年總數(shù)量已達(dá) 1 082 個(gè)，尤其近幾年重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目增長(zhǎng)很快，與此相對(duì)應(yīng)，重點(diǎn)工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)，直接參與整個(gè)工程建設(shè)全過(guò)程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，確保重點(diǎn)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔，做好重點(diǎn)工程檔案的保管和開(kāi)發(fā)利用工作。
　　1 做好重點(diǎn)工程準(zhǔn)備階段的檔案管理工作
　　（1）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)了解重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開(kāi)始就與工程同步進(jìn)行。例如，我館在工程檔案的跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查方面，采取責(zé)任到人的措施，對(duì) 1988~2004 年 5 099 個(gè)登記工程（包括重點(diǎn)工程）按照承諾書(shū)編號(hào)分號(hào)制度全部落實(shí)到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的頭上，每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員有針對(duì)性地介入各自負(fù)責(zé)的工程。
　　（2）加強(qiáng)檔案法律、法規(guī)的宣傳與業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)是確保重點(diǎn)工程檔案質(zhì)量的有利措施。參與重點(diǎn)工程建設(shè)的工程管理人員來(lái)自四面八方，對(duì)工程檔案的重要性認(rèn)識(shí)及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作，檔案部門在工程項(xiàng)目開(kāi)始階段就必須加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求重點(diǎn)工程檔案資料。我館就十分注重對(duì)有關(guān)人員檔案意識(shí)及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，2003-09 舉辦了 150 人參加的建設(shè)工程檔案知識(shí)講座大型培訓(xùn)班，邀請(qǐng)北京的檔案專家專題講座建設(shè)工程檔案的收集、整理和歸檔。2004-06 舉辦了浙江省城建資料檔案管理崗位培訓(xùn)班，來(lái)自本市的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司、建設(shè)指揮部及施工單位、監(jiān)理單位的有關(guān)人員共 203 人參加了培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括建設(shè)工程竣工圖編制、城建檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)、土建工程技術(shù)資料、市政工程技術(shù)資料、檔案保護(hù)技術(shù)、安裝工程技術(shù)資料、城建檔案管理、建設(shè)法規(guī)、施工組織設(shè)計(jì)和安全技術(shù)資料。通過(guò)培訓(xùn)，工程管理人員和資料員在增強(qiáng)檔案意識(shí)的同時(shí)也增加了檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量，打下了良好的專業(yè)基礎(chǔ)。
　　2 做好重點(diǎn)工程建設(shè)階段的檔案管理工作
　?。?）重點(diǎn)工程檔案收集工作與工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行，做好對(duì)重點(diǎn)工程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。我館檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員深入基層第一線，每個(gè)人有針對(duì)性地對(duì)各自負(fù)責(zé)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù)，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對(duì)施工中檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。例如：要求工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，做到文、圖、物相符等。從而提高了重點(diǎn)工程檔案報(bào)送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。
　?。?）做好重點(diǎn)工程檔案執(zhí)法檢查工作。2000-06 我館配合市檔案局、市重點(diǎn)辦等單位對(duì)全市省級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 20 個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目。2002-05 對(duì)全市市級(jí)以上重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案執(zhí)法檢查，共檢查了 25 個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。為了加強(qiáng)我市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，認(rèn)真貫徹落實(shí)浙江省《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的意見(jiàn)》，切實(shí)貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《浙江省實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理辦法》等，我館配合市檔案局和市重點(diǎn)辦聯(lián)合組織了對(duì) 2000~2003 年全市被列入省 A 類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的執(zhí)法檢查活動(dòng)。2004-09對(duì)溫州珊溪供水配套工程、104 國(guó)道瑞安飛云江三橋及接線工程、金麗溫高速公路永嘉、鹿城段等 12 個(gè)省 A 類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行了全面檢查。執(zhí)法檢查的主要意義在于：
　?、?通過(guò)執(zhí)法檢查進(jìn)一步宣傳了檔案法律法規(guī)和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性，使重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到，檔案既是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)歷史記錄，是保證工程建設(shè)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，更是今后工程使用（投產(chǎn)）和維護(hù)的重要依據(jù)，從而對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案為什么要做到齊全完整、準(zhǔn)確可靠有了更深的認(rèn)識(shí)。
　?、?通過(guò)執(zhí)法檢查使建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對(duì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的具體內(nèi)容有了進(jìn)一步的了解。檢查之前，雖然重點(diǎn)工程有關(guān)單位都已經(jīng)開(kāi)展了檔案的收集、整理、保管和日常提供利用等工作，但許多做法不符合國(guó)家的規(guī)范要求，通過(guò)執(zhí)法檢查及時(shí)提供了直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)。
　　③ 通過(guò)執(zhí)法檢查獲得了第一手材料，為進(jìn)一步研究和規(guī)范重點(diǎn)工程檔案打下了基礎(chǔ)。