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在小型項目中實行項目管理最佳實踐
注重項目交付
不建議采用項目管理方法的一個主要論據(jù)是:以流程為中心的實踐會產(chǎn)生大量的文書工作,而這些對于小型項目來講是不必要也是不可行的。這是一個非常有力的論據(jù),它使得任何注重文檔記錄的方法成為交付實際商業(yè)收益的阻礙。畢竟項目管理的目的是為了實現(xiàn)項目業(yè)務(wù)目標(biāo),而不是造就檔案王國。
目前在軟件開發(fā)領(lǐng)域,關(guān)于軟件開發(fā)最佳方法的討論十分活躍。最近,一些專業(yè)軟件師提出了幾個靈巧有效的軟件開發(fā)方法,因為傳統(tǒng)的方法太過著重于文檔記錄。
這些靈巧的新方法注重于交付軟件產(chǎn)品而不是文檔記錄。了解到這一點,我認(rèn)為項目管理者們可以從這些用于軟件開發(fā)的新方法中學(xué)到一些東西。簡短來講,它引導(dǎo)我們把管理的重點放在項目交付,而不是項目中的文檔記錄上。當(dāng)然,項目管理者們?nèi)匀灰鎸σ粋€問題,就是項目中到底需要多少文檔記錄?
采納最佳實踐
我堅信“需要決定結(jié)果,過猶不及”的道理。可以用一個很簡單的方法來測試:如果有助于實現(xiàn)項目的業(yè)務(wù)目標(biāo),那么我們就可以采用這些方法并且記錄歸檔;相反地如果對于實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)沒有幫助,那么就不需要在這上面浪費時間。只要明白了這一要點,我相信在所有的項目上,我們都可以在最小程度上實行最佳實踐。
下面我們來依次討論最佳實踐的幾個要素,看看采用這些最佳實踐所帶來的收益是否多于其產(chǎn)生的消耗。
定義項目的范圍和目標(biāo)
我們所講的最佳實踐的第一個要點是定義項目的范圍和目標(biāo)。即便是最小型的項目也有它必須要實現(xiàn)的目標(biāo)。作為一個項目經(jīng)理,識別出這些目標(biāo)恐怕也是你的利益所在,因為項目最終是否實現(xiàn)了這些目標(biāo)是對你的工作的一項重要評估標(biāo)準(zhǔn)。因此,定義并且實現(xiàn)項目的目標(biāo)是你的職責(zé)。
假設(shè)你沒有定義并且記錄下來這些目標(biāo),那么你能依賴的僅僅是你上司的仁慈。當(dāng)你的上司檢查你的工作并且認(rèn)為你沒有完成項目的預(yù)期目標(biāo)的時候,清楚地定義和記錄下來的目標(biāo)就是你的一份依據(jù)和保險。
關(guān)于項目范圍的定義也是一樣。如果你沒有對項目范圍給出定義,最可能產(chǎn)生的后果就是你的項目會在行進(jìn)過程中變得越來越大;盡管在開始的時候你可能在管理一個小型項目,不久以后你就發(fā)現(xiàn)這個項目已經(jīng)大得超出你的預(yù)計。
在小型項目中,你仍然需要識別并且記錄項目的利益相關(guān)者。只有識別出了所有的利益相關(guān)者,你才能夠保證你的項目目標(biāo)和交付物包含了他們所有的需要。
定義交付物
總要有人負(fù)責(zé)實際的工作來實現(xiàn)一個項目的交付物。盡管有時交付物不需要很多時間來完成,我們?nèi)匀恍枰龊帽匾挠涗?。讓其他人來回顧這些完整的記錄有助于發(fā)現(xiàn)并且改正其中的錯誤。
負(fù)責(zé)實際生產(chǎn)的項目成員會使用這些描述來幫助實現(xiàn)交付物。盡管有時這些描述的長度不會超過一頁的篇幅,清楚無誤的描述仍然是很重要的。缺少必要的描述只會導(dǎo)致負(fù)責(zé)生產(chǎn)的成員對交付物產(chǎn)生不定向地理解,最終造成大量的時間浪費在后期對錯誤的改正上。因此,定義和記錄交付物是我們項目管理最佳實踐的第二個重要方面。
項目規(guī)劃
最佳實踐的第三個部分是項目規(guī)劃。假設(shè)你要登上一座山峰,你不可能在沒有做任何計劃的情況下就動身的。即便是爬上你的住所背后的小山坡,你可能也會做一些必要的計劃:比如什么時候去爬?需要攜帶什么必需品?無論管理多么小的項目,你仍然要考慮:需要通過那些活動來完成交付物;估算出這些活動所需的時間;決定所需的人力和其他資源并且對活動和責(zé)任進(jìn)行合理配置。
所有上述內(nèi)容都需要書面記錄,并且在團(tuán)隊成員中進(jìn)行溝通交流。我見過很多人在這一步遇到阻滯,認(rèn)為可能需要使用一些項目規(guī)劃軟件,比如Microsoft Project。這其實是一項不必要的開支。一個很常見的現(xiàn)象就是項目管理者浪費大量的時間在怎樣使他們的Microsoft Project計劃表更美觀上,而忘記了使用這個軟件以及項目規(guī)劃的真正目的。
相反地,我認(rèn)為使用Microsoft Excel的條形表來計劃小型項目是最好的方法,因為這個方法即簡單又足夠。首先在表格的最上面一行填入項目的一些關(guān)鍵日期;然后在左邊第一列填入項目的一系列任務(wù);最后在每一個任務(wù)的對應(yīng)位置標(biāo)出它的起始和完成時間。這樣一來每一項活動所需的時間就一目了然了。
除了條形表之外,你需要把項目中的一些重要事件(里程碑)記錄下來。這些里程碑代表了一些關(guān)鍵日期,比如完成一些交付物的日期,或者某些主要活動完成的日期等。每一個項目成員的責(zé)任也必須明確地記錄在項目計劃里。
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