在小型項目中實行項目管理最佳實踐

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作為一個項目管理師和項目管理培訓(xùn)師，我常常會聽到的一個問題就是適用于大型項目的管理最佳實踐是否也適用于小型項目。小型項目是否需要采用項目管理的最佳實踐是每個項目管理者都必須面對的一個重要的問題。
　　注重項目交付
　　不建議采用項目管理方法的一個主要論據(jù)是：以流程為中心的實踐會產(chǎn)生大量的文書工作，而這些對于小型項目來講是不必要也是不可行的。這是一個非常有力的論據(jù)，它使得任何注重文檔記錄的方法成為交付實際商業(yè)收益的阻礙。畢竟項目管理的目的是為了實現(xiàn)項目業(yè)務(wù)目標(biāo)，而不是造就檔案王國。
　　目前在軟件開發(fā)領(lǐng)域，關(guān)于軟件開發(fā)最佳方法的討論十分活躍。最近，一些專業(yè)軟件師提出了幾個靈巧有效的軟件開發(fā)方法，因為傳統(tǒng)的方法太過著重于文檔記錄。
　　這些靈巧的新方法注重于交付軟件產(chǎn)品而不是文檔記錄。了解到這一點，我認(rèn)為項目管理者們可以從這些用于軟件開發(fā)的新方法中學(xué)到一些東西。簡短來講，它引導(dǎo)我們把管理的重點放在項目交付，而不是項目中的文檔記錄上。當(dāng)然，項目管理者們?nèi)匀灰鎸σ粋€問題，就是項目中到底需要多少文檔記錄？
　　采納最佳實踐
　　我堅信“需要決定結(jié)果，過猶不及”的道理。可以用一個很簡單的方法來測試：如果有助于實現(xiàn)項目的業(yè)務(wù)目標(biāo)，那么我們就可以采用這些方法并且記錄歸檔；相反地如果對于實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)沒有幫助，那么就不需要在這上面浪費時間。只要明白了這一要點，我相信在所有的項目上，我們都可以在最小程度上實行最佳實踐。
　　下面我們來依次討論最佳實踐的幾個要素，看看采用這些最佳實踐所帶來的收益是否多于其產(chǎn)生的消耗。
　　定義項目的范圍和目標(biāo)
　　我們所講的最佳實踐的第一個要點是定義項目的范圍和目標(biāo)。即便是最小型的項目也有它必須要實現(xiàn)的目標(biāo)。作為一個項目經(jīng)理，識別出這些目標(biāo)恐怕也是你的利益所在，因為項目最終是否實現(xiàn)了這些目標(biāo)是對你的工作的一項重要評估標(biāo)準(zhǔn)。因此，定義并且實現(xiàn)項目的目標(biāo)是你的職責(zé)。
　　假設(shè)你沒有定義并且記錄下來這些目標(biāo)，那么你能依賴的僅僅是你上司的仁慈。當(dāng)你的上司檢查你的工作并且認(rèn)為你沒有完成項目的預(yù)期目標(biāo)的時候，清楚地定義和記錄下來的目標(biāo)就是你的一份依據(jù)和保險。
　　關(guān)于項目范圍的定義也是一樣。如果你沒有對項目范圍給出定義，最可能產(chǎn)生的后果就是你的項目會在行進(jìn)過程中變得越來越大；盡管在開始的時候你可能在管理一個小型項目，不久以后你就發(fā)現(xiàn)這個項目已經(jīng)大得超出你的預(yù)計。
　　在小型項目中，你仍然需要識別并且記錄項目的利益相關(guān)者。只有識別出了所有的利益相關(guān)者，你才能夠保證你的項目目標(biāo)和交付物包含了他們所有的需要。
　　定義交付物
　　總要有人負(fù)責(zé)實際的工作來實現(xiàn)一個項目的交付物。盡管有時交付物不需要很多時間來完成，我們?nèi)匀恍枰龊帽匾挠涗?。讓其他人來回顧這些完整的記錄有助于發(fā)現(xiàn)并且改正其中的錯誤。
　　負(fù)責(zé)實際生產(chǎn)的項目成員會使用這些描述來幫助實現(xiàn)交付物。盡管有時這些描述的長度不會超過一頁的篇幅，清楚無誤的描述仍然是很重要的。缺少必要的描述只會導(dǎo)致負(fù)責(zé)生產(chǎn)的成員對交付物產(chǎn)生不定向地理解，最終造成大量的時間浪費在后期對錯誤的改正上。因此，定義和記錄交付物是我們項目管理最佳實踐的第二個重要方面。
　　項目規(guī)劃
　　最佳實踐的第三個部分是項目規(guī)劃。假設(shè)你要登上一座山峰，你不可能在沒有做任何計劃的情況下就動身的。即便是爬上你的住所背后的小山坡，你可能也會做一些必要的計劃：比如什么時候去爬？需要攜帶什么必需品？無論管理多么小的項目，你仍然要考慮：需要通過那些活動來完成交付物；估算出這些活動所需的時間；決定所需的人力和其他資源并且對活動和責(zé)任進(jìn)行合理配置。
　　所有上述內(nèi)容都需要書面記錄，并且在團(tuán)隊成員中進(jìn)行溝通交流。我見過很多人在這一步遇到阻滯，認(rèn)為可能需要使用一些項目規(guī)劃軟件，比如Microsoft Project。這其實是一項不必要的開支。一個很常見的現(xiàn)象就是項目管理者浪費大量的時間在怎樣使他們的Microsoft Project計劃表更美觀上，而忘記了使用這個軟件以及項目規(guī)劃的真正目的。
　　相反地，我認(rèn)為使用Microsoft Excel的條形表來計劃小型項目是最好的方法，因為這個方法即簡單又足夠。首先在表格的最上面一行填入項目的一些關(guān)鍵日期；然后在左邊第一列填入項目的一系列任務(wù)；最后在每一個任務(wù)的對應(yīng)位置標(biāo)出它的起始和完成時間。這樣一來每一項活動所需的時間就一目了然了。
　　除了條形表之外，你需要把項目中的一些重要事件（里程碑）記錄下來。這些里程碑代表了一些關(guān)鍵日期，比如完成一些交付物的日期，或者某些主要活動完成的日期等。每一個項目成員的責(zé)任也必須明確地記錄在項目計劃里。