讓項目管理更有效

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在企業(yè)，特別是中小型企業(yè)當(dāng)中，項目管理的職責(zé)通常是由CIO或IS副主管承擔(dān)的，因為企業(yè)的IT預(yù)算是有限的，沒有多余的資金來聘請項目管理負(fù)責(zé)人或是設(shè)立專門的項目管理部門。由此可見，項目管理有時并沒有得到企業(yè)應(yīng)有的重視。在一些情況下，CIO們并沒有意識到應(yīng)該努力提高項目管理的效率。如果想要確定企業(yè)是否有必要給予項目管理足夠的重視，以充分發(fā)揮潛力，最大限度的獲取收益，那么不妨先回答一下下面幾個問題：
　　企業(yè)2003年的項目情況同2002年相比是否具有很大的相似性？
　　要進行的項目是否數(shù)量過多？
　　是否每天都有新的項目需求？
　　企業(yè)是否對現(xiàn)有項目的工期和成本缺乏信心？
　　在上述問題的答案中，只要有一個問題的答案是肯定的，那么，企業(yè)就應(yīng)該好好考慮一下項目管理的基本問題，在新的一年中對新項目進行有效的管理。
　　CIO們需要搜集和應(yīng)用的基本信息包括：
　　商業(yè)案例
　　職責(zé)分配
　　成功的標(biāo)準(zhǔn)
　　對其他項目的影響
　　交流
　　了解商業(yè)案例
　　每一個IT項目的實施目的都在于解決商業(yè)問題。但是僅僅依靠新技術(shù)的應(yīng)用并不能夠完全解決問題，任何IT項目的成功實施都要求企業(yè)內(nèi)部做出某些相應(yīng)的改變。項目的成功實施能夠幫助企業(yè)增加收入、降低成本、提高業(yè)務(wù)質(zhì)量或取得某種成功。
　　按照最低的要求，商業(yè)案例應(yīng)該：
　　說明要解決的問題
　　計算解決問題能夠帶來的價值或是忽略問題會帶來的損失
　　說明解決問題的方法
　　包括對預(yù)算、資源以及完成項目所需時間的預(yù)測
　　確定客戶——接受項目小組提供的產(chǎn)品或服務(wù)的商業(yè)實體的負(fù)責(zé)人
　　確定主辦者——為項目提供資金支持的個人或團體
　　職責(zé)分配
　　任何一個項目都是一種商業(yè)投資，它們的實施目的在于獲得某種回報。我們通常要任命一名項目經(jīng)理，希望他（她）能夠?qū)椖康某杀竞凸て谶M行謹(jǐn)慎有效的管理。
　　你是否還能夠記得，你本人或是你所在的企業(yè)上一次任命一名高級商業(yè)管理人員、讓他負(fù)責(zé)實現(xiàn)項目的預(yù)期收益目標(biāo)是在什么時候？這種情況通常很少發(fā)生。在很多情況下，企業(yè)都在項目上投入了大量的資金和時間，卻從來不對是否實現(xiàn)了預(yù)期收益目標(biāo)進行衡量。
　　企業(yè)任命的負(fù)責(zé)實現(xiàn)項目預(yù)期收益的項目管理人員應(yīng)該來自產(chǎn)生收益的商業(yè)實體，并且應(yīng)該在該商業(yè)實體中具有一定的分量。
　　確定成功的標(biāo)準(zhǔn)
　　在開始進行任何項目之前，都必須首先確定項目成功的標(biāo)準(zhǔn)。是不是要把每筆交易的成本從五十美分降低到十美分？是不是要把客戶的平均滿意度從2.9提升到3.2？對于企業(yè)，而不是技術(shù)小組，成功標(biāo)準(zhǔn)的確定具有十分重要的意義。
　　按照最低標(biāo)準(zhǔn)，對成功標(biāo)準(zhǔn)的討論應(yīng)該包括客戶、主辦者以及項目經(jīng)理在內(nèi)。討論應(yīng)該由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)起，同時他還要承擔(dān)將討論結(jié)果制作成書面形式的職責(zé)。
　　將成功標(biāo)準(zhǔn)落實到書面上能夠為項目進行過程中的決策提供指導(dǎo)。
　　項目的影響
　　在開始進行任何項目之前，都要首先了解新項目會對現(xiàn)有項目產(chǎn)生的影響——是否有些項目會被推遲，要推遲多久？
　　要確定不同項目的輕重緩急——那些比新項目地位優(yōu)先的項目不太可能受到新項目的影響。
　　通常，新項目對現(xiàn)有一些項目的影響在于，新項目的實施可能會占用有限的資源，使這些項目無法按期進行。在這種情況下，對現(xiàn)有計劃時間表進行簡單的修訂就能夠解決問題。
　　除了了解新項目之外，企業(yè)還應(yīng)該了解每一個會受到新項目影響的現(xiàn)有項目。對某一個項目的推遲可能會帶來一定的商業(yè)后果，例如項目完成時間過晚而造成無法實現(xiàn)預(yù)期收益目標(biāo)。對項目的推遲有時會使項目超越財政界限，危害到對項目的投資。
　　大公司通常設(shè)立專門的項目管理部門來處理各個項目之間的關(guān)系。但是，對于那些沒有專門的項目管理部門的企業(yè)來說，如果想要讓所有的受到影響的現(xiàn)有項目的項目經(jīng)理都了解企業(yè)新的項目安排，了解新項目會對他們所負(fù)責(zé)的現(xiàn)有項目產(chǎn)生的影響，就要付出額外的努力了。
　　交流的必要
　　項目經(jīng)理必須隨時同小組成員以及各位股東進行互動式的交流。關(guān)于收益和成功標(biāo)準(zhǔn)的基本項目信息能夠幫助專業(yè)技術(shù)人員以及商業(yè)管理人員彌補他們之間在交流上的鴻溝。這些基本信息同新的項目密切相關(guān)。對于現(xiàn)有項目來說，這種互動式交流也是必要的，特別是當(dāng)企業(yè)缺乏嚴(yán)格的項目管理方法的時候。
　　克服基本障礙
　　如果你對某一項目的的基本信息缺乏了解，那么第一步就應(yīng)該先停止項目的進行。
　　同相關(guān)的股東一起搜集和了解基本的項目信息。當(dāng)大家就項目的商業(yè)價值以及其他必要信息達成了共識時，項目就可以繼續(xù)進行了。
　　如果無法了解基本的項目信息或是大家無法達成共識，那么就應(yīng)該考慮停止項目了。得不到商業(yè)實體的支持，項目的繼續(xù)進行就沒有什么價值了。
　　清楚的了解每個項目的商業(yè)價值，這是項目得以取得成功，帶來積極商業(yè)結(jié)果的良好基礎(chǔ)。