如何啟動和開展“企業(yè)級項目管理”

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在市場需求快速變化、新技術不斷涌現(xiàn)、多項目并發(fā)、資源有限的環(huán)境下，由于項目延期、資源沖突、項目執(zhí)行不力等原因?qū)е碌捻椖渴?，最終導致了企業(yè)戰(zhàn)略計劃難以實現(xiàn)。是誰決定了項目的成敗，是項目經(jīng)理嗎？如何避免因無序、混亂而導致的失敗和挫折，滿足不斷變化的市場需求和面對挑戰(zhàn)？項目經(jīng)理從項目的角度對項目進行管理和企業(yè)從組織的角度對一批項目進行管理，最終的結果有本質(zhì)的不同。從項目的角度管理好項目，即要做好項目管理；從組織的角度管理好一批項目，則是要做好企業(yè)級項目管理。企業(yè)級項目管理將項目管理理念滲透到企業(yè)管理和流程控制的方方面面，它從整個企業(yè)的組織程序、工作流程、項目和資源組合等方面對企業(yè)進行精確的、全局化的戰(zhàn)略規(guī)劃，它奠定了企業(yè)面對不斷變化的市場需求和挑戰(zhàn)做出快速的、信息周詳?shù)臎Q定和采取合適行動的基礎。
　　企業(yè)在開展項目管理的過程中應深刻認識到：提高企業(yè)項目管理水平，只靠提高項目人員的管理能力是不夠的，企業(yè)自身更需要建造完善的企業(yè)級的項目管理體系與流程。下面，筆者將通過實際案例來對如何建立企業(yè)級的項目管理體系和流程進行描述。首先，對企業(yè)當前的項目管理狀況和未來的愿景進行充分的評估，在此基礎上明確了我們面臨的挑戰(zhàn)和問題，確定了“價值實現(xiàn)、基礎建設、持續(xù)改進”的原則，將開展企業(yè)級項目管理的過程分為了“啟動、逐步推進、全面開展”三個實施階段。開展和推行企業(yè)級項目管理會帶來創(chuàng)新和管理的變革、思想意識的變革，雖然面臨著多種困難，但我們還是成功的積累了一定的知識和經(jīng)驗，而最直接的結果是對項目的運作、管理模式進行了全面的改進，企業(yè)逐步建立了一套適合自身發(fā)展的項目管理體系和流程。
　　1、第一階段：“啟動”階段
　　1.1 評估現(xiàn)狀
　　在這個階段，首先應明確建立企業(yè)級項目管理的過程受誰的影響大、對誰有影響，挖掘他們的需求、期望和目標，請他們參與進來，組織他們進行討論，分析企業(yè)的項目管理現(xiàn)狀和所面臨的困難，在此基礎上形成了評估報告。評估報告顯示：1、企業(yè)的項目類型復雜。既有新產(chǎn)品開發(fā)、市場推廣和實施服務類型的項目，又有企業(yè)組織建設、流程控制等類型的項目，涉及的部門多、業(yè)務流程多，流程變動多。2、項目管理體系缺乏。一些不通用、不規(guī)范的項目管理方法越來越缺乏效率，缺少企業(yè)級項目管理的工具和平臺，對項目無法進行高效的管理和監(jiān)控，缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)性，企業(yè)和員工的經(jīng)驗、知識無法積累，信息分散，無法共享。3、項目經(jīng)理都是技術人員出身，沒有受過項目管理培訓，重技術、輕管理，項目的任務細分與計劃性不夠，領導技能較弱，風險防范和成本意識缺乏，項目進度延遲、資源浪費。
　　1.2 制定計劃
　　雖然面臨著困難多、時間緊、資源有限的壓力，但我們在保持長期遠景目標的同時必須能夠立刻獲得成果以滿足企業(yè)的短期利益和需求，所以我們在對企業(yè)項目管理現(xiàn)狀和愿景進行了充分的評估和分析后形成了“企業(yè)級項目管理的短期計劃和長期發(fā)展計劃”，將企業(yè)級項目管理的實施分為“啟動”階段（主要工作是：評估現(xiàn)狀、制定計劃、設立和宣傳項目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程）、“逐步推進”階段（主要工作是：幫助項目成功、建立項目管理工具包、建設項目經(jīng)理隊伍）、“全面推進”階段（主要工作是：全面支持與改進）三個實施階段，使企業(yè)級項目管理既能夠在短期內(nèi)產(chǎn)生效果，同時也可以持續(xù)的實現(xiàn)價值和產(chǎn)生影響。
　　1.3設立和宣傳項目管理辦公室
　　制定設立和宣傳項目管理辦公室的短期目標和長期目標，確定在啟動階段將“評估現(xiàn)狀、制定計劃、設立和宣傳項目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程”作為此階段的關鍵工作，通過電子郵件、狀況公告等形式和舉行各種會議向企業(yè)高層、各級部門和人員廣泛宣傳和溝通設立項目辦公室的目的、工作任務和如何獲得成功，使項目辦公室能夠立刻開展工作，以取得短期效果。
　　在人員的選擇和配備上，由于企業(yè)的項目經(jīng)理都是出身于技術人員，缺乏項目管理專業(yè)知識，因此我們引進了具有一定經(jīng)驗的項目管理專業(yè)人士，同時在企業(yè)內(nèi)部選擇具有項目經(jīng)驗的人員。在內(nèi)部選擇時，我們重點關注候選人員的項目經(jīng)驗、溝通能力、分析和解決問題的能力、學習能力。實踐證明在進行企業(yè)現(xiàn)狀評估時，他們的這些特質(zhì)發(fā)揮了重大作用。我們安排項目管理專業(yè)人士直接對這類人員進行培訓，培訓內(nèi)容包括了項目管理基礎知識、工具和方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識，從而快速的建立了一支高效的團隊。
　　1.4 確定合適的此階段的工作流程
　　在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和評估中涉及的關鍵部門和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進行文檔的配置管理，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫權限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便；同時在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會議，設立了兩個基本點：會前的準備和會后的跟蹤，這兩點是最容易被忽視的，但它們卻是保證會議成敗的關鍵。流程規(guī)定：會前的準備須將會議目的、議程和時間安排、預先準備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會人員并得到反饋，會議進行中須按照會議的議程和規(guī)范進行會議并做好記錄，會后的跟蹤包括寫、發(fā)會議備忘錄，制定跟蹤計劃，安排下次匯報人選等工作。
　　在“啟動”階段結束時，我們的短期、長期計劃和目標及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關鍵干系人的認可和支持，為企業(yè)級項目管理順利進入“逐步推進”階段打下了堅實的基礎。
　　2、第二階段：“逐步推進”階段
　　2.1 幫助項目成功
　　為了能夠獲得實際的成果同時避免面面俱到，我們將項目按照進度延期、預算超支、項目組織渙散等條件進行了排序，這些項目或多或少都由于不充分的計劃、不明確的目標、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項目經(jīng)理項目管理能力缺乏等原因而造成項目失控。項目辦公室選擇了五個優(yōu)先級最高的失控項目來幫助它們成功，評估這些項目，提供解決方案，并為實施這些方案提供計劃、咨詢、指導和專業(yè)人員的實際支持，幫助進行項目總結。幫助失控的項目成功的目的和意義在于總結經(jīng)驗教訓、防止犯同樣的錯誤、評估項目團隊、為績效考核積累數(shù)據(jù)、對企業(yè)項目管理體系建設和項目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項目成功并不容易，但項目最終都在計劃內(nèi)完成并達到了質(zhì)量目標，我們在失控項目上的務實精神和取得的實際效果，得到了普遍認可。