支出合同

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　　支出合同

　　支出合同管理模塊適用于貸方類合同管理業(yè)務，以便收支兩條線的成本核算與管理。

　　支出類合同通常包括采購合同、分包合同、租賃合同、勞務合同、服務合同、加工合同等等。

　　合同創(chuàng)建

　　業(yè)務介紹

　　合同創(chuàng)建是合同業(yè)務處理的起點，在此創(chuàng)建合同的基本信息，如合同名稱，合同編號，合同的甲方、乙方，合同的有效起始和結(jié)束日期，定義合同的基本內(nèi)容與附件、合同的權(quán)限，啟動合同的審批流程。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，選擇合同管理->支出合同，如下圖所示：

　　圖-<支出合同.瀏覽>

　　在圖-<支出合同.瀏覽>界面，上面是操作面板，包括多條件查詢和各種操作按鈕;下面是合同列表，默認按照倒序排列。

　　新增：起草一個支出類合同;

　　編輯：對新增的合同，在未提交審批前，該合同處于可編輯狀態(tài);若用戶選中一個合同，并點擊“提交審批”，則該合同處于審批狀態(tài)，用戶不可編輯修改;

　　刪除：未提交審批前，該合同記錄處于可刪除狀態(tài);

　　參數(shù)設置：針對某一合同設置預警、提醒，詳見參數(shù)設置。

　　添加補充協(xié)議：必須首先選擇一個主合同記錄，點擊添加補充協(xié)議按鈕，錄入該主合同下的補充合同。這里需要注意的是：“補充協(xié)議”是原協(xié)議條款沒有的，經(jīng)當事各方協(xié)商后達成的補充協(xié)議。而“變更協(xié)議”是對原協(xié)議條款的變更，一般工程企業(yè)經(jīng)常使用的是變更合同，變更合同的功能在下面的模塊里我們將會詳細介紹到。

　　圖-<支出合同.新增>

　　在圖-<支出合同.新增>中，淡黃色字段為支出合同必填項。”收入合同”即支出合同是否關(guān)聯(lián)項目收入合同，若不做關(guān)聯(lián)，收入合同與支出合同聯(lián)合的相關(guān)表單中的數(shù)據(jù)將無法顯示。

　　圖-<支出合同.控制指標>

　　在圖-<支出合同.控制指標>中，從目標成本中選擇某分項工程，雙方就此分項工程簽訂合同。點擊保存。

　　圖-<支出合同.采購單>

　　若支出合同為采購類合同，如上圖-<支出合同.采購單>所示，點擊采購單，從采購計劃中選擇或者直接從材料庫中選擇材料，輸入數(shù)量、采購價格及供應商，點擊保存即可。

　　注意事項

　　一個合同必須要經(jīng)過審核才正式生效。也就是說，其他模塊只能引用審核通過的合同。同時，合同一旦被核準后，合同的基本信息也就不能再進行修改，如過合同金額有所變化，用戶必須通過系統(tǒng)的合同變更模塊來進行金額的調(diào)整。

　　每一個支出合同，都可以對應到目標成本(施工預算)的WBS;同時，在起草采購類合同時，可同時編制采購單，在這里編制的采購單與物資管理->采購單的編制類似，不同點就是，合同下面的采購單在合同審核通過的時候，就會在物資管理->采購單里面自動生成一個采購單。

　　一條合同補充協(xié)議記錄必須要經(jīng)過審核后才真正生效啟用。同時，合同補充協(xié)議一旦審核成功就不能直接刪除。

　　合同變更

　　業(yè)務介紹

　　對已經(jīng)通過審核的合同進行數(shù)量、金額等信息的變更

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，選擇合同管理->支出合同->合同變更，如下圖-<合同變更.瀏覽>所示。

　　圖-<合同變更.瀏覽>

　　在圖-<合同變更.瀏覽>界面，頁面頂部是查詢面板;該頁面上部是已審核的合同列表，系統(tǒng)默認按照錄入時間排序;下部是變更記錄列表，同時系統(tǒng)將該合同的<合同結(jié)算>、<合同付款>、<合同發(fā)票>進行了鏈接與匯總，方便用戶集中查詢，需要注意的是在當前項下，<合同結(jié)算>、<合同付款>、<合同發(fā)票>只供查詢，不能進行增、刪、改、批等功能性操作。

　　在圖-<合同變更.瀏覽>界面的主合同列表，選擇一個合同記錄，單擊下半部分的“新增”功能按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖-<支出合同變更-編輯>界面：

　　圖-<合同變更.編輯>

　　變更單上半部分引用了合同的部分基本信息，下半部分是變更信息，用戶可以自由編輯變更金額和變更的相關(guān)要素、變更說明和上傳相關(guān)附件。

　　注意事項

　　一條合同變更合同記錄必須要經(jīng)過核準后才真正生效啟用，也就是說，合同變更記錄只有核準了，才能在體現(xiàn)到原合同中去。同時，合同變更記錄一旦被核準后就不能直接編輯、刪除，用戶如需要刪除該記錄，首先要將該記錄取消核準。也就是說：未提交審批前，該變更記錄處于可編輯狀態(tài);未提交審批前，該變更記錄處于可刪除狀態(tài);以下不再贅述。

　　合同結(jié)算

　　業(yè)務介紹

　　合同結(jié)算是指在一個計量期結(jié)束后，要進行一次結(jié)算，將已完成的工程款項結(jié)算給乙方，這部分款項主要是由用戶自定義的付款款項組成。

　　在合同管理系統(tǒng)中，“合同結(jié)算”定義合同款項結(jié)算的具體日期和結(jié)算金額，結(jié)算金額的匯總不能大于合同金額;合同結(jié)算金額累計<=合同金額。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，選擇合同管理->支出合同->合同結(jié)算，如下圖所示：

　　圖-<合同結(jié)算.瀏覽>

　　在圖-<合同結(jié)算.瀏覽>界面，上半部分是按照時間錄入的先后順序排列的主合同列表，下半部分的激活的當前標簽是<合同結(jié)算>。

　　在圖-<合同結(jié)算.瀏覽>界面的主合同列表選擇一個合同，單擊下半部分的“新增”功能按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖-<支出合同結(jié)算單.編輯>界面：

　　圖-<支出合同結(jié)算單.編輯>

　　結(jié)算單上半部分引用了合同的部分基本信息，下半部分是結(jié)算單信息，用戶可以自由編輯結(jié)算金額和結(jié)算的相關(guān)要素、結(jié)算說明和相關(guān)附件。

　　差額：是該合同的累積結(jié)算金額與最終合同金額之差。

　　待審數(shù)據(jù)：審批中的結(jié)算額度，也就是未正式生效的審批單。

　　是否包含待審數(shù)據(jù)：指的是系統(tǒng)統(tǒng)計差額時，是否統(tǒng)計未正式生效的結(jié)算單(已提交審批但未正式生效，處于審批中的單據(jù))。同時，“差額“這是為系統(tǒng)預警服務而設。當結(jié)算金額大于合同金額的時候，如果在合同基本設置里選擇了預警，審批的時候系統(tǒng)會給出預警。

　　圖-<采購合同結(jié)算單.新增>

　　采購合同結(jié)算可依據(jù)物資實際到貨情況，如上圖-<采購合同結(jié)算單.新增>所示，淡黃色字段信息為必填項，填寫下面單據(jù)中物資實際到貨數(shù)量，注意：結(jié)算金額應該與單據(jù)下面總計一致。

　　合同支付

　　業(yè)務介紹

　　在合同管理系統(tǒng)中，“合同支付“定義合同款項支付的具體日期和支付金額，支付金額的匯總不能大于結(jié)算金額;合同支付金額累計≤該合同結(jié)算金額累計。合同款項必須有計劃性的支付。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，選擇合同管理->支出合同->合同支付，如下圖所示：

　　<合同支付-瀏覽>

　　在圖-<合同支付.瀏覽>界面，上半部分是按照時間錄入的先后順序排列的主合同列表，下半部分的激活的當前標簽是<合同付款>，顯示當前最新通過或者駁回的合同付款單。

　　在圖-<合同支付.瀏覽>界面的主合同列表選擇一個合同，下半部分出現(xiàn)操作面板，單擊下半部分的“新增”功能按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖界面：

　　<支出合同付款單-編輯>

　　在圖-<合同收款-編輯>界面中，資金計劃即資金支出計劃，通過制定月資金支出計劃，有階段性的進行付款，實現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)良性循環(huán)。詳見資金管理模塊中的月支出計劃管理。支出合同付款單必須經(jīng)過審批才能生效。

　　結(jié)算累計：當所選主合同沒有進行過結(jié)算，或者審核未通過的結(jié)算，則結(jié)算累計顯示為0;如果選擇的合同已經(jīng)做過結(jié)算，并正式生效，結(jié)算累計則自動統(tǒng)計累計結(jié)算額。

　　差額：累計結(jié)算金額與付款累計之差。如果所選合同的結(jié)算為待審狀態(tài)，則選擇“包含待審數(shù)據(jù)”選項，系統(tǒng)將待審結(jié)算額統(tǒng)計到差額上，反之則不統(tǒng)計。

　　合同發(fā)票

　　業(yè)務介紹

　　項目的收付款的依據(jù)是收入支出合同，對應的應該是發(fā)票，即每一筆收付款都應該有相應的發(fā)票為依據(jù)，本模塊的主要功能就是記錄收到的發(fā)票(付款)和開出去的發(fā)票(收款)的詳細信息。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，合同管理->支出合同->合同發(fā)票，如下圖-<合同發(fā)票.瀏覽>所示：

　　圖-<合同發(fā)票.瀏覽>

　　在圖-<合同發(fā)票.瀏覽>界面的主合同列表選擇一個合同，下半部分出現(xiàn)操作面板，單擊下半部分操作面板上的“新增”功能按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖-<合同發(fā)票.新增>界面：

　　圖-<合同發(fā)票.新增>

　　在圖-<合同發(fā)票.新增>中，由相關(guān)的財務人員填寫信息，白框黃底的為必填項，點擊“保存”即可。收入合同中的合同發(fā)票操作和此處操作一樣，不做敘述。

　　合同歸檔

　　業(yè)務介紹

　　合同歸檔意味著整個合同執(zhí)行結(jié)束了，合同狀態(tài)為“關(guān)閉”狀態(tài)，合同歸檔后不能再做做結(jié)算、支付、變更等操作。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，選擇合同管理->支出合同->合同歸檔，如下圖-<合同歸檔.瀏覽>所示。

　　<合同歸檔-瀏覽>

　　在圖-<合同歸檔.瀏覽>界面中，上半部分是未歸檔的、正在執(zhí)行的合同列表，下半部分是對應合同的相關(guān)變更、結(jié)算、支付、發(fā)票等信息。選擇一個合同，點擊做上角的操作面板中的“歸檔”按鈕，完成合同歸檔操作，正在執(zhí)行的合同中將不再顯示該合同。

　　注意事項

　　已歸檔的合同不能夠再進行變更、結(jié)算、支付等任何操作。

　　合同臺帳中默認不再統(tǒng)計已經(jīng)歸檔合同的數(shù)據(jù)，除非選擇“包含歸檔合同”選項。

　　合同臺帳

　　業(yè)務介紹

　　合同臺帳主要用于查詢支出類主合同及其變更記錄與金額、結(jié)算記錄與金額、支付記錄與金額、發(fā)票記錄與金額等對應關(guān)系和信息。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，合同管理->支出合同->合同臺帳，如下圖所示：

　　圖-<合同臺帳.瀏覽>

　　在圖-<合同臺帳.瀏覽>界面，上半部分是主合同的相關(guān)的信息，如：總金額、審批狀態(tài)，對應的項目、結(jié)算方式、支付方式、合同附件等信息。下半部分是與主合同對應的變更記錄與金額、結(jié)算記錄與金額、支付記錄與金額、發(fā)票記錄與金額等信息，供用戶對比查看。

　　合同檔案

　　業(yè)務介紹

　　合同檔案是單位檔案的重要組成部分，落實歸檔是實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理、有效提供利用的前提條件。“合同檔案”里的合同來源于“合同歸檔”操作。

　　操作界面

　　登錄項目管理系統(tǒng)，點擊功能菜單，合同管理->支出合同->合同檔案，如下圖所示：

　　<合同檔案.瀏覽>

　　合同檔案僅顯示已經(jīng)歸檔的合同，選擇某個已經(jīng)歸檔的合同，其變更、結(jié)算、付款和發(fā)票信息也會相應顯示出來。

　　用戶可以根據(jù)起始時間和結(jié)束時間來查詢某時間段簽訂的合同，也可以根據(jù)起始金額和結(jié)束金額范圍內(nèi)的合同，系統(tǒng)還支持合同名稱、類型等方式的查詢，可以根據(jù)自己的需求，靈活多樣進行查詢。