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一種實用的建立與更新信息化項目首要風險表的方法

一種實用的建立與更新信息化項目首要風險表的方法

李歡甘仞初

(北京理工大學管理與經濟學院，北京，100081)

1 引言

隨著信息技術的發(fā)展和管理理念的進步，各種各樣的企業(yè)信息系統(tǒng)集成項目接踵而來，國內各種企業(yè)爭相花巨資對企業(yè)進行信息化改造，仿佛搭上信息化快車，企業(yè)便可以高枕無憂地進入新經濟時代了。然而有專家調查發(fā)現(xiàn)，國內按期按預算成功實施實現(xiàn)系統(tǒng)集成的企業(yè)只占到了總數的10%-20%，沒有實現(xiàn)的或部分實現(xiàn)的占30%-40%，而失敗的卻占50%^［１］。國外數字也表明企業(yè)信息化投資成功率很低。一方面是巨額的不惜代價的投入，一方面是不能令人滿意的產出效果，這讓企業(yè)的CIO們感到極大的壓力，要求加強信息化項目管理的呼聲越來越高。然而，究其根源，造成項目管理困難的一個主要的原因是對軟件項目的不確定性認識不夠，其中很大程度上說是風險管理的不力。于是，風險管理被提上議程，并成為信息化項目管理中研究的一個熱點。

2 建立和更新首要風險表時存在的問題

項目的風險管理包括風險管理規(guī)劃、風險識別、風險評估、應對措施的確定和風險監(jiān)控等幾個環(huán)節(jié)^［２］。其中，風險識別和評估是之后的一系列環(huán)節(jié)的基礎，只有正確的識別出一定階段項目的風險，并對其進行合理的排序或劃分等級，才有可能對應的計劃風險措施，控制風險對項目的影響。項目的風險識別具有如下的幾個特點：

（1）全員性：項目風險的識別不僅僅是項目經理或風險管理小組成員的工作，因為項目組中每個人都會遇到不同的風險，每個項目成員都會有自己的經歷和項目管理的經驗。

（2）動態(tài)性：項目的風險識別不是一次就能完成的。在項目生命周期的各個階段各種情況都有可能發(fā)生變化，因此，風險的識別也需要貫穿于整個項目中定期的進行。

（3）信息性：信息的全面性、及時性、準確性和動態(tài)性決定了項目風險識別工作的質量和結果的可靠性和精確性，項目風險識別具有信息依賴性。

（4）綜合性：項目的風險識別無論是人員參與、信息收集還是工具和技術的利用上都具有很強的綜合性，可以說，這是一項綜合性的工作。

在實際的工作中，項目的首要風險表是IT項目風險管理運用最多的一種工具，在很多時候它被稱為十項首要風險清單，即top 10 risks list，然而實際上這張表上的風險數并非一定總是10種。首要風險表指明了項目在工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）中各個階段對于項目來說最大的風險。定期的更新和回顧項目首要風險表，有助于項目有關人員對風險的變化程度以及嚴重性保持警惕，是進行進一步的風險分析和風險計劃的主要依據。這些工作都應該被放入計劃進度表中，使之得到充分的重視和切實的執(zhí)行。

然而，我們想要利用首要風險表，首先就應該考慮建立它并及時對它進行更新。首要風險表的建立和更新的過程，實際上就是風險識別和初步的風險評估工作。首要風險表表示的是一系列有可能對項目在該階段來說最大的風險。而“最大的風險”這一概念本身就有很大的模糊性。就風險的兩個最主要的屬性——影響的嚴重性和發(fā)生的可能性來說，也是很難確切的衡量的。實際上哪怕是經驗再豐富的項目管理人員，也很難精確估計出某一種風險會到底對項目造成多么嚴重的影響，難以說出這段時間這種風險發(fā)生的可能性會是百分之幾，更無法肯定某一風險就是項目最大的風險，這導致了難以找到一種切合實際的、簡單快速的方法使之運用于首要風險表的建立和更新中。甚至在不少項目中，項目首要風險表往往只是由風險管理小組的成員通過以往的經驗或自己的感覺羅列出幾條風險，缺乏客觀的定性分析，更沒有任何定量化的分析，既損失了很多有用的資源，沒有充分利用信息，不符合信息性，也沒有反應出項目組各個方面的成員的想法，可能項目組的其他成員中有人持的是相反的意見，而這種意見卻沒有被考慮進來，缺乏全員性。這樣建立的首要風險表無法客觀、充分反映實際情況，使得項目小組無法對各種相繼而來的風險進行計劃和管理，有可能導致進一步的項目管理工作難以進行，造成項目的超支、延期甚至最終失敗。

因此，對于首要風險表的建立和更新，應當重點考慮以下幾個方面；

（1）采用自底向上的方法。同一個項目中不同的工作可能遇到不同的問題，要將這些問題充分考慮進來，進而形成整個項目組的首要風險。

（2）給予項目組中各個層面上的人員發(fā)表意見的機會。項目小組成員應負責將這些意見整理并利用，而不是直接選擇首要項目風險表上的風險。

（3）要充分利用各方面的信息。除了考慮肯定的方面，也要考慮反對的意見，即除了考慮“會對項目造成影響”的方面，也應考慮它的反對面——“不會對項目造成影響”的方面；除了考慮多少人認為該風險“會發(fā)生”，也應該考慮多少人認為該風險“不會發(fā)生”。

（4）綜合采用定性分析的方法和合理的定量分析方法。針對這一過程的模糊性，我們可以先不要確定風險具體的嚴重程度和發(fā)生的概率，而是采用定性分析的方法，收集到必要的信息后，再用定量的方法充分利用之對風險進行排序和分級。

3　一種定性與定量相結合的首要風險表建立和更新的方法

解決帶有模糊性的決策問題，人們很自然的就想到了模糊集理論。然而模糊集理論并不是十全十美的，它不能充分清楚地反映出問題的模糊性，使得很多的信息在計算中不能被充分的利用。而在首要風險表的建立和更新時，雖然我們在理論上可以把“最大的風險”定義為一個模糊集，但是卻很難說清楚某一風險隸屬于這一模糊集的程度到底是多少，與此同時，我們也忽略了這一風險會在多大的程度上被認為是“不是最大的風險”。具體到風險的兩個最主要的屬性上，它們一個是模糊性的問題，一個反映的是可能性的問題，相互之間也很難進行比較和綜合評價。

為了彌補模糊集理論的不足，Wen Lung Gau和Danied J B于1993年提出了Vague集的概念，這一概念不僅要考慮事件的“正面”，同時也兼顧了事件的“反面”^［３］。Vagu集理論在以后的幾年里陸續(xù)得到應用。Vague集不僅能夠反映出風險“會對項目造成影響”的一面，也能反映出“不會對項目造成影響”的一面。

就風險發(fā)生的可能性來說，這是一個隨機變量，然而卻很難有人能準確的說出具體的數字來。實際上我們常常能聽到類似于某件事有 “在60%到80%” 的可能會發(fā)生，某件事情的成功“有八、九成的把握”這樣的話，概率論中也有置信區(qū)間的概念。而在建立首要風險表的時候，我們最終的結果也只是要找出“最有可能發(fā)生的風險”，因此，可以避免計算準確的發(fā)生概率。因此，在這里我們用如下的形式來表示事件發(fā)生的可能性：(t_B , 1−f_B)，表示事件至少會以t_B的概率發(fā)生，至少有f_B的概率事件不發(fā)生。由于本文的方法采用的是類似投票的方式，所得的都是估計值，但是為了論述的方便均以t_B 和f_B表示。這樣的表示方法既能說明多少人認為其“會發(fā)生”，也能說明多少人認為其“不會發(fā)生”，其概念上的意義也能夠保證調查的切實可行，使用起來也相對簡單，容易理解，更便于進行下一步計算。

下面具體介紹一種定性和定量分析相結合的方法：

（1）利用工作分解結構，也可以結合現(xiàn)有的軟件風險分類結構，列出項目的風險分類系統(tǒng)。

（2）請項目小組的各方面成員代表根據項目風險分類系統(tǒng)列出各自的風險清單（此時也可以對項目風險分類系統(tǒng)進行必要的補充）。

設一共請了h個項目組的成員作為被調查者，這些成員要盡可能的涵蓋這個項目的各個方面。設首要風險表中要列出l種風險(l≤n)。讓每個成員列出n個他們認為在該階段內會對項目造成影響的風險，并鉤出他們認為影響最大的l種風險，這n張清單稱為“影響程度”風險清單。再列出n個他們認為該階段內會發(fā)生的風險，同樣鉤出他們認為l個他們認為最有可能發(fā)生的風險，這n張清單稱為“發(fā)生可能性”風險清單。假設他們一共列出了m種不同的風險，整理出風險集D。

（3）確定每種風險會對項目產生的影響程度，并用Vague集表示。

首要風險表中要列出l種風險(l≤n)，即我們認為首要的l種風險會對項目產生影響程度或者發(fā)生的可能性是一個界限，在此界限之上的風險是我們需要提高警惕并采取相應的措施的。在這個意義上，我們其實是假定了對于某個被調查者而言，他的一張風險清單中那l個被鉤出的風險是“會對項目造成影響”或是“會發(fā)生”的，他認為這l個風險就風險清單上對應的屬性來說是應該被列入風險表的；而風險清單中被列出其余的風險既然被提及，即為“會對項目造成一定程度的影響”或是“有可能會發(fā)生”的風險；而風險集中沒有被列入該清單的風險則被認為是“不會對項目造成影響”或是“不會發(fā)生”。

根據上面的分析，風險集D到每種風險對項目的影響程度集A的關系R(D→A)可以定義為一Vague集關系，A中的元素x_i( i = 1,2,…,m )可以表示為( t_A(x_i) , 1−f_A(x_i) )。其中，t_A(x_i)表示風險i“會對項目造成影響”的成分；f_A(x_i)表示該風險“不會對項目造成影響”的成分：

t_A(x_i) = 在“影響程度”風險清單中將第i個風險鉤出的人數/h；

1−f_A(x_i) = 1−未將第i個風險列入“影響程度”風險清單的人數/h。

（4）計算核函數S_A(x_i)。

S_A(x_i) = t_A(x_i) − f_A(x_i)， i = 1,2,…,m。

核函數S_A(x_i)用于衡量該風險被認為是“會對項目造成影響”可靠程度。S_A(x_i)越大，則可靠性越高。

（5）計算精確函數H_A(x_i)。

H_A(x_i) = t_A(x_i) + f_A(x_i)， i = 1,2,…,m。

精確函數H_A(x_i) 用于衡量該調查結果的精確程度。H_A(x_i)越大，則精確度越高[4]。

（6）計算W_A (x_i)。

W_A (x_i) = a S_A(x_i) + b H_A(x_i), i = 1,2,…,m。

其中，

0≤a≤1, 0≤b≤1且 a + b = 1。

W_A (x_i)是對于風險i對項目的影響程度的一個評價指標，a和b是可靠程度和精確度的權重，可以根據決策者的偏好進行調整。如果決策者認為精確程度對決策而言很重要，則可以加大b而減小a；反之，則減小b而加大a。這樣做避免了在綜合評價中直接對Vague值進行比較，因為很多時候Vague值是無法進行大小比較的。

（7）將風險i發(fā)生的可能性y_i( i = 1,2,…,m )表示為( t_B(y_i) , 1−f_B(y_i) )的形式。

t_B(x_i) = 在“發(fā)生可能性”風險清單中將第i個風險鉤出的人數/h；

1−f_B(x_i) = 1−未將第i個風險列入“發(fā)生可能性”風險清單的人數/h。

重復(4)(5)(6)，依次計算出S_B(y_i) 、H_B(y_i)和W_B (y_i)。

（8）計算W_i。

W_i = W_A (x_i) + W_B (y_i)，i = 1,2,…,m。

根據W_i對m種風險進行排序，取W_i最大的前l種風險列入首要風險表。如果存在W_i= W_k, i≠k且i, k = 1,2,…,m，可以在決策者所能接受的范圍內適當的調整a和b，使它們區(qū)別開來。

4　將上述方法用于一個智能決策支持平臺項目

下面是一個利用上述方法的例子。該例子是一個智能決策支持平臺項目的風險管理，項目以農業(yè)為背景，系統(tǒng)的主要功能是針對不同的地區(qū)、氣候和土壤條件進行種植結構優(yōu)化，選擇合適的種植技術，并建立和維護農業(yè)基礎數據庫和模擬作物生長模型庫。然而在項目已經進入編碼的階段，仍存在很多不確定性很強的問題，風險小組成員本身的意見也不是很統(tǒng)一，雖然大家都認為目前項目出現(xiàn)了一些問題，可是每個人強調的方面都不盡相同。項目小組的其它成員對項目存在的問題都有不少想法，但是卻說不清道不明，無法立刻決出目前的首要風險。項目的風險小組管理人員為了找出目前項目面臨的最大風險，進行首要風險表的更新。

這里一共調查了10個項目組的成員，他們分別從事項目的各個方面的不同工作，每個人列出了6種風險，一共列出了8種風險，整理得到風險集D={用戶需求變化，采用新模擬模型，產品質量太低，超期，開發(fā)工具不穩(wěn)定，人手不足，與用戶產生摩擦，辦公空間缺乏效率}。假設打算將4種風險列入首要風險表。根據統(tǒng)計結果得到x_i，計算過程如表1所示。

以“采用新模擬模型”為例，10個被調查者中有7人將其鉤出，1人未將其列入清單，則

x₂= (0.7,0.9)；

S_A(x₂) = t_A(x₂)−f_A(x₂) = 0.7−0.1 = 0.6；

H_A(x₂) = t_A(x₂)+f_A(x₂) = 0.7+0.1 = 0.8；

經過慎重的考慮，項目小組人員取a = 0.7，b = 0.3以滿足整個項目管理的要求，則

W_A(x₂) = a S_A(x₂) + b H_A(x₂) = 0.7×0.6 + 0.3×0.8 = 0.66 。

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相似的方法計算后可以得到衡量風險發(fā)生可能性的指標W_B (y_i)，得到表2。

最后，根據表3，取j = 1,2,3,4 的四種風險即“產品質量太低” 、“需求變化”、“采用新模擬模型”、“超期”列入首要風險表。

通過上述對項目首要風險表的更新，綜合了各個方面的意見，風險小組的成員發(fā)現(xiàn)了許多以前不被自己重視的潛在風險，使得項目組及時地掌握了目前項目的真實狀態(tài)，并針對“產品質量太低” 、“需求變化”、“采用新模擬模型”和“超期”這四個“最大的風險”進行了進一步評估和分析，采取了有效的措施，在避免不必要的成本和開支、節(jié)省時間等方面效果都很明顯。由于首要風險表上的風險基本反映了項目組中各個層面上的成員的意見，因此，也更容易得到整個項目組的重視，項目的風險規(guī)劃也更容易被執(zhí)行。

5　結論

首要風險表的建立和更新有其自身的特點。首先要認識到這其中應該考慮正反兩方面的因素，全面反映項目組的不同成員的意見，充分合理地利用所收集到的信息。而上述借鑒Vague集的概念而建立的定性與定量分析相結合的方法能將這些特點反映出來?；诖私⒒蚋率滓L險表能更好地為下一步的項目管理工作打好基礎。本文所采用的方法避免了在以往的基于Vague集的綜合評價過程中直接比較Vague值的做法，改用通過Vague值的兩個屬性來對對象進行衡量和排序，方便與表示可能性的屬性進行綜合評價，使得這種方法更具實用性。Vague集的概念所代表的現(xiàn)實意義也比較容易理解，使得這種首要風險表的建立和更新的方法更具有可操作性。

參考文獻

[1]孫強，企業(yè)IT部門成本研究，博客中國(Blogchina.com)，2003-11-27

[2]凱西·施瓦爾貝著. 王金玉，時郴譯，IT項目管理，北京：機械工業(yè)出版社，2002，393

[3]Wen-Lung Gau，Daniel J Buehrer，Vague Sets，IEEE Transactions on Systems，Man，and Cybernetics，1993，23(2)，610－614

[4]Dug Hun Hong，Chang-Hwan Choi，Multicriteria Fuzzy Decision-making Problems Based on Vague Set Theory，F(xiàn)uzzy Sets and Systems，2000，114，103－113

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發(fā)布：2007-07-09 13:07 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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