某企業(yè)IT項目范圍管理綜述

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　　一、問題描述

　　項目范圍蔓延及變更在以往的項目實(shí)施過程中一直是難以控制的事情。寶信軟件在最近實(shí)施的一個項目中，采用了SAP的ASAP實(shí)施方法，并借鑒了其他公司的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行了有效的項目范圍管理。在項目實(shí)施過程中，為了防范范圍變更的風(fēng)險，在項目組織上，管理制度上，實(shí)施策略及實(shí)施方法上制定了有效的項目范圍管理方法，因而取得了良好的效果，在整個實(shí)施過程中，只在項目業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段發(fā)生過二次小的業(yè)務(wù)變更，一次大的業(yè)務(wù)變更，且并未對整個項目的實(shí)施進(jìn)度產(chǎn)生重大影響。

　　1. 項目背景     在系統(tǒng)實(shí)施前，**鋼廠的信息化建設(shè)非常落后。幾乎沒有系統(tǒng)硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺；企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的管理幾乎都處于手工管理狀態(tài)或信息孤島狀態(tài)，大大制約了企業(yè)管理效率和管理水平的提高。

　　2.系統(tǒng)環(huán)境    經(jīng)過4個月的艱苦努力，為**鋼廠搭建了網(wǎng)絡(luò)，硬件，軟件平臺（SAP）。**鋼廠管理信息系統(tǒng)生產(chǎn)服務(wù)器采用兩臺DELL PowerEdge 6450服務(wù)器和DELL Powervault 210盤陣構(gòu)成雙機(jī)容錯群集系統(tǒng)。兩臺服務(wù)器通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)心跳線（Heart Beating Line），互相偵聽對方的運(yùn)行狀態(tài)，一旦對方出現(xiàn)運(yùn)行故障自動接管其運(yùn)行的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)不間斷運(yùn)行；管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的軟件環(huán)境為WINDOWS NT 4.0和SQL SERVER，ERP應(yīng)用軟件采用SAP R/3；管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)為100M交換式快速以太網(wǎng)，利用交換機(jī)上10M/100M端口連接服務(wù)器、圖形工作站、下級網(wǎng)絡(luò)。各連網(wǎng)的計算機(jī)按部門采用單獨(dú)的VLAN，通過路由與管理信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備全部采用美國思科系統(tǒng)公司生產(chǎn)的交換機(jī)和路由器；網(wǎng)絡(luò)管理軟件采用CISCOWORKS.

　　3.項目效果    管理信息系統(tǒng)的建立使**鋼廠實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)資源一體化的控制和管理，有效地提高了管理水平及管理效率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的物流，信息流，資金流的高度統(tǒng)一。如此高效的項目實(shí)施效率得益于項目組全體成員和客戶的努力工作，但有效的項目范圍管理無疑奠定了項目成功的基礎(chǔ)。

　　二、 解決方法

　　1. 項目啟動階段的范圍管理（1）分階段實(shí)施的實(shí)施策略    **鋼廠ERP項目整個項目范圍覆蓋了企業(yè)管理的各個方面，涉及范圍廣泛。全面啟動，必然需要大量的人員配備，很長的實(shí)施周期。同時由于實(shí)施初期用戶對ERP的認(rèn)識不夠，使得整個實(shí)施過程達(dá)不到預(yù)期的效果。    因此在**鋼廠的實(shí)施過程中我們采用整體規(guī)劃、分步實(shí)施、建立模板，不斷推進(jìn)的策略，將整個實(shí)施分為二個階段，第一階段集中精力，重點(diǎn)投入，保證企業(yè)的核心業(yè)務(wù)的順利運(yùn)行。第二階段在總結(jié)一期實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，全面推廣，將業(yè)務(wù)擴(kuò)展到企業(yè)管理的各個方面。     第一階段實(shí)施內(nèi)容包括了建立企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，硬件，軟件平臺，完成企業(yè)的核心業(yè)務(wù)：采購，庫存，銷售，生產(chǎn)，財務(wù)，成本模塊的上線。第二階段實(shí)施內(nèi)容包括質(zhì)量管理，設(shè)備維護(hù)，人事管理模塊。

　?。?）由用戶參與的項目組織結(jié)構(gòu)    在項目實(shí)施過程中我們組建了包括用戶經(jīng)理和用戶業(yè)務(wù)經(jīng)理，關(guān)鍵用戶在內(nèi)的項目組織結(jié)構(gòu)。在項目實(shí)施過程中，用戶方項目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項的討論及決策，用戶業(yè)務(wù)經(jīng)理需參與項目業(yè)務(wù)流程定義，系統(tǒng)測試驗(yàn)收并負(fù)責(zé)本部門對口業(yè)務(wù)的項目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶應(yīng)全職參與項目，并成為項目中堅力量。

　　組建由用戶參加的項目組織結(jié)構(gòu)，不僅增加了實(shí)施人員與用戶溝通和交流的機(jī)會，使用戶在與項目實(shí)施人員的一起工作過程中充分了解項目的范圍，實(shí)施進(jìn)展，面臨的問題及其解決方法。而且在共同工作的過程中對項目的實(shí)施形成了共識，并為著同一目標(biāo)共同努力。避免對項目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項目的順利實(shí)施。

　?。?）充分的需求分析調(diào)研業(yè)務(wù)需求分析是準(zhǔn)確確定項目范圍的基礎(chǔ)，為了保證用戶需求分析的全面，準(zhǔn)確。在向用戶進(jìn)行需求分析調(diào)研時，我們首先制定需求分析計劃，明確規(guī)定需求調(diào)研時間，用戶參加人員，調(diào)研內(nèi)容，實(shí)施人員；同時要求各個實(shí)施人員依據(jù)項目背景資料及以前其他項目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)做好需求調(diào)研準(zhǔn)備，認(rèn)真編制需求分析問詢表，詳細(xì)列出調(diào)研問題提綱。以避免在調(diào)研中過程遺漏相關(guān)內(nèi)容；在調(diào)研過程中實(shí)施人員對用戶進(jìn)行啟發(fā)和誘導(dǎo)，使用戶能有條理，系統(tǒng)地描述需求，并在調(diào)研中詳細(xì)記錄調(diào)研問題的答案。在此基礎(chǔ)上編制用戶需求說明書。

　　2. 計劃階段的項目范圍管理合理，精準(zhǔn)的范圍定義是項目范圍管理的基礎(chǔ)，在范圍計劃階段，我們采取了以下措施，保證項目范圍的精準(zhǔn)定義。

　?。?）制定范圍計劃在對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求分析的基礎(chǔ)上，明確定義系統(tǒng)范圍，這是整個項目管理的脊梁。

　　在實(shí)施過程中，我們首先制定范圍說明書。在范圍說明書中明確定義項目范圍，各階段的交付物，采用的實(shí)施方法（SAP ASAP），并對相應(yīng)用功能進(jìn)行細(xì)致描述，避免理解上的二義性。

　?。?）范圍定義在范圍說明書的基礎(chǔ)上，我們采用由上而下的方法，按照項目的不同階段劃分WBS.范圍細(xì)化至每個特定的功能。使得分解后的任務(wù)可管理，可定量檢查。使項目實(shí)施人員有章可循，同時便于項目經(jīng)理在不同階段有效控制中間成果同時不至于陷入到項目細(xì)節(jié)中去。

　　3. 在各個階段執(zhí)行過程中的范圍管理（1）項目例會制度為了加強(qiáng)對于項目進(jìn)度的有效監(jiān)控，對重要問題及時做出決策，對項目的成果和問題及時通報，建立了ERP項目組例會制度（如下圖）。 通過項目例會制度，用戶與實(shí)施人員之間不僅進(jìn)行了充分的溝通和交流，而且用戶不斷對項目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認(rèn)。避免了在項目實(shí)施后期范圍變更的巨大風(fēng)險。