如何使用范圍變化管理

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　　項目管理過程不從確定項目開始，也不隨著項目計劃完成而告終。你必須要在項目管理過程中使用范圍變化管理，如果你不善用此一技巧，那麻煩將是不可避免的。

　　確定并計劃項目僅僅是成功的項目管理過程的第一步。在制定出計劃之后，你還必須要將計劃付諸實施。你必須要保證計劃任務(wù)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，而且不能超出原有的預(yù)算。一旦項目開始進行，客戶可能會向你提出更多的或是與原計劃不同的要求。在這個時候范圍變化管理就可以派上用場了。如果你不善用此一技巧，項目小組就只能嘗試著在項目時間和預(yù)算不變的情況下去完成比原計劃多得多并且要耗費更多成本的任務(wù)。換句話來說，就是麻煩將是不可避免的。

　　范圍管理從范圍界定開始

　　對項目范圍進行界定恐怕是確定項目的過程當中最為重要的組成部分。事實上，如果你并不能確定項目的目標任務(wù)，也不能確定項目的范圍，項目就根本不可能成功。范圍管理是項目管理過程當中最為關(guān)鍵的組成部分之一。但是，如果不能對項目的范圍作出成功的界定，想要實施范圍管理也幾乎是不可能的。

　　界定范圍的目的是清楚描述項目的邏輯范圍并在此問題上同有關(guān)各方達成一致。對項目范圍的陳述可以讓大家清楚的了解哪些工作是項目范圍之內(nèi)的事情，而哪些工作不屬于該項目范疇。對項目范圍的界定越明確，對項目就越有利。下面這些信息應(yīng)該能起到一些幫助作用。

　　范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型（業(yè)務(wù)需求、現(xiàn)狀評估）

　　范圍內(nèi)和范圍外的生命周期流程（分析、設(shè)計、測試）

　　范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型（財務(wù)、銷售、員工）

　　范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源或數(shù)據(jù)庫（賬單、公司總帳，薪水明細）

　　范圍內(nèi)和范圍外的部門（人力資源、制造商、供貨商）

　　范圍內(nèi)和范圍外的主要功能（決策支持、數(shù)據(jù)輸入、管理報告）

　　制定可行的范圍變化流程

　　項目經(jīng)理和項目小組的成員都必須意識到，項目范圍的變化本身并沒有錯。也就是說，在項目的進行過程中改變項目范圍并不是一件壞事。事實上，在很多情況下，這還是一件好事。首先，客戶通常都不能在項目開始之前明確所有的需求。其次，即使他們能夠做到這一點，整個的商業(yè)環(huán)境也是在不斷變化的，所以項目需求也可能會隨之而發(fā)生變化。

　　如果你不能夠適應(yīng)變化，項目的最終價值可能會受到影響，或者可能會使項目失去價值。因此，你需要具備在項目進行的過程當中根據(jù)需要作出改變的能力。如果項目經(jīng)理不能夠在項目進行過程當中積極的對變化進行管理，問題可能就會隨之而來。任何項目都應(yīng)該有一個有效的變化管理流程。這個流程應(yīng)該包括對變化的識別判斷，對變化的商業(yè)價值的判斷，對變化會給項目帶來的沖擊和影響的判斷，將相應(yīng)的信息提交項目投資人進行評估。項目投資人來最終決定是否將變化引入到項目當中。如果變化被引入項目，項目投資人還應(yīng)該考慮變化對項目的影響程度，并且為之配備相應(yīng)的額外資源，如延長時間和追加資金預(yù)算等。

　　范圍變化管理常見問題

　　在范圍變化管理的過程當中，項目小組可能會遇到很多常見的問題。

　　項目范圍蔓延：很多項目經(jīng)理都能夠意識到大的范圍變化，但是對小的范圍變化就不那么細心了。因此在實際工作當中就往往有這樣一種趨勢，很多項目經(jīng)理沒有經(jīng)過太多的思考就把新的工作增加到了項目當中。我們所說的項目蔓延就是指一個項目接受了很多小的變化的情況。當這些小的變化都聚合到一起的時候，項目小組才意識到他們承擔了太多的超額任務(wù)，已經(jīng)無法按照原有的時間和預(yù)算框架來完成項目了。

　　得不到投資人的批準：很多時候，項目經(jīng)理會面對來自終端用戶、股東或是客戶經(jīng)理的一系列變化要求。由于這些人都屬于客戶范圍，所以他們的要求通常都被認為是應(yīng)當被接受的。實際上這是一種錯誤認識。終端用戶通常只能提出范圍變化的要求，但卻沒有批準的權(quán)力。即使是客戶經(jīng)理也沒有批準的權(quán)力。真正擁有這種權(quán)力的只有一個人，那就是這個項目的投資人（除非該資助人已經(jīng)授權(quán)給了他人）。很多項目會遇到麻煩，就是因為大家都以為項目范圍的變化能夠得到批準，而事實上真正擁有決定權(quán)的投資人并不同意這樣做。

　　項目小組負的責任：項目小組的成員有很多的機會同客戶進行互動交流，他們所接到的范圍變化要求也就最多。因此，整個項目小組都必須理解范圍變化管理的重要性。所有小組成員都必須及時發(fā)現(xiàn)項目范圍的變化并將其報告給項目經(jīng)理。如果他們把所有的額外工作都自己承擔，就很可能造成無法按時完成任務(wù)的結(jié)果，從而危害到整個項目。

　　現(xiàn)在開始永遠不晚

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己負責的項目正在日益偏離原有的時間和預(yù)算框架，那么趕緊找找原因。在很多情況下，你會發(fā)現(xiàn)問題僅僅在于你的項目小組承擔了比原計劃要多的任務(wù)。界定范圍變化管理過程的最佳時機就是在項目開始之前（作為項目管理流程的一個組成部分）。但是，如果沒有一個好的項目管理流程，也沒有關(guān)系，現(xiàn)在開始永遠都不會晚。

　　其實，在發(fā)現(xiàn)了問題之后再補救也有好的一面。因為問題已經(jīng)出現(xiàn)了，項目小組和客戶就已經(jīng)明白了沒有對范圍進行控制會對項目產(chǎn)生的不利影響。那么他們就能夠更好的理解范圍變化管理的目的和意義，能夠在今后的項目進行當中給予更多更好的配合。