工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)在項目控制中的應(yīng)用

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WBS的基本概念和一些應(yīng)用在上面文章已提到過。這里想要介紹的是通過將細(xì)分化了的所有項目要素統(tǒng)一編碼，使其代碼化，WBS還可以充當(dāng)一個共同的信息交換語言，為項目的所有信息建立一個共同的定義。這樣，將所有的要素在一個共同的基礎(chǔ)上相關(guān)聯(lián)，在此基礎(chǔ)上建立信息系統(tǒng)之間的所有信息溝通。應(yīng)用WBS作為信息的共同基礎(chǔ)的最大優(yōu)點是，為監(jiān)控及預(yù)測費用、進(jìn)度、實施不同的項目信息，WBS的應(yīng)用給所有的項目管理人員提供了一個均可以與之作對比的一致基準(zhǔn)，并且在大型項目中，由于參加者眾多及人員可能發(fā)生的變化，使所用的全部名詞對所有的參加者都具有相同意義是很重要的，而WBS通過代碼和代碼字典的編制可使這一點得到保證。
1．WBS－－信息溝通的共同基礎(chǔ)

　　在現(xiàn)代大型復(fù)雜項目中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時還會有政府部門的高技術(shù)設(shè)施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數(shù)量往往相當(dāng)大。這些大項目涉及巨資并歷時若干年，因此項目開始進(jìn)行時設(shè)想的項目環(huán)境隨著項目的進(jìn)展有時會發(fā)生很大的變化，即我們已多次提到的項目早期階段的不確定性。這就要求所有的有關(guān)集團要有一個共同的信息基礎(chǔ)，一種各有關(guān)集團或用戶從項目一開始到最后完成都能用來溝通信息的工具。這些集團包括：業(yè)主、供貨商、承包人、項目管理人員、設(shè)計人員以及政府有關(guān)部門等等。而一個涉及恰當(dāng)?shù)腤BS將能夠使這些集團或用戶有一個較精確的信息溝通聯(lián)接器，成為一種相互交流的共同基礎(chǔ)，因為WBS具有編碼結(jié)構(gòu)及代碼字典，利用WBS作為基礎(chǔ)來編制預(yù)算、進(jìn)度和描述項目的其他方面能夠使所有與項目有關(guān)的人員或集團都明了為完成項目所需作的工作以及項目的進(jìn)程。
2． WBS－－系統(tǒng)綜合與控制的手段

　　我們已經(jīng)知道，典型的項目控制系統(tǒng)包括進(jìn)度、費用、會計等不同的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在某種程度上都是相互獨立的，但是各個系統(tǒng)之間的系統(tǒng)信息轉(zhuǎn)移是不可缺少的，必須將這些子系統(tǒng)很好地綜合起來，才能真正達(dá)到項目管理的目的。WBS的應(yīng)用可以提供一個這樣的手段。
　　在WBS的應(yīng)用中，各個子系統(tǒng)都利用它收集數(shù)據(jù)，這些系統(tǒng)都是在與WBS有直接聯(lián)系的代碼字典和編碼結(jié)構(gòu)的共同基礎(chǔ)上來接受信息的。由于WBS代碼的應(yīng)用使所有進(jìn)入到系統(tǒng)的信息都是通過一個統(tǒng)一的定義方法作出來的，這樣就能確保所有收集到的數(shù)據(jù)能與同一基準(zhǔn)相比較，并使項目工程師、會計師以及其他項目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對于項目控制的意義是顯而易見的。例如許多項目中的典型問題之一是會計系統(tǒng)和進(jìn)度控制系統(tǒng)不是采用完全相同的分類或編碼，但在一個有組織的共同基礎(chǔ)之上對成本和進(jìn)度作出統(tǒng)一、恰當(dāng)?shù)慕忉?、分析和預(yù)測對于項目的有效管理是非常重要的。此外，各個子系統(tǒng)之間在WBS基礎(chǔ)上的共同聯(lián)系越多，對項目控制就越有益，因為這樣可以減少或消除分析中的系統(tǒng)差異。
3． WBS的設(shè)計

　　WBS的基本要素有三個：結(jié)構(gòu)、代碼和報告。
（1） WBS的結(jié)構(gòu)

　　WBS結(jié)構(gòu)的總體設(shè)計對于一個有效的工作系統(tǒng)來說是個關(guān)鍵。結(jié)構(gòu)應(yīng)以等級狀或樹狀來構(gòu)成，使底層代表詳細(xì)的信息，而且其范圍很大，逐層向上。即WBS結(jié)構(gòu)底層是管理項目所需的最低層次的信息，在這一層次上，能夠滿足用戶對交流或監(jiān)控的需要，這是項目經(jīng)理、工程和建設(shè)人員管理項目所要求的最低水平；結(jié)構(gòu)上的第二個層次將比第一層次要窄，而且提供信息于另一層次的用戶，以后依此類推。 結(jié)構(gòu)設(shè)計的原則是必須有效和分等級，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因為層次太多了不易有效管理。對一個大項目來說，4到6個層次就足夠了。在某些情況下，可以用兩組，例如，每組5個層次，一組詳細(xì)搜集直到一個合同層次或一個主要設(shè)施層次的數(shù)據(jù)，而另外一組作為與設(shè)施較大的組成部分或較大的合同結(jié)合在一起的上層部分或綜合部分。這種雙層次結(jié)構(gòu)的WBS只要設(shè)計得當(dāng)也可以工作得很好，而且不限制WBS的發(fā)展。
　　在設(shè)計結(jié)構(gòu)的每一層中，必須考慮信息如何向上流入第二層次。原則是從一個層次到另一個層次的轉(zhuǎn)移應(yīng)當(dāng)以自然狀態(tài)發(fā)生。此外，還應(yīng)考慮到使結(jié)構(gòu)具有能夠增加的靈活性，并從一開始就注意使結(jié)構(gòu)被譯成代碼時對于用戶來說是易于理解的。
（2）代碼設(shè)計

　　代碼設(shè)計對作為項目控制系統(tǒng)應(yīng)用手段的WBS來說是個關(guān)鍵。不管用戶是現(xiàn)場會計，現(xiàn)場其他職員或高級管理人員，代碼對所有的人來說應(yīng)當(dāng)有共同的意義。在設(shè)計代碼時，對收集的信息以及收集信息所用的方法必須仔細(xì)考慮，使信息能自然地通過WBS代碼進(jìn)入應(yīng)用記錄系統(tǒng)。
　　代碼設(shè)計與結(jié)構(gòu)設(shè)計是有對應(yīng)關(guān)系的。結(jié)構(gòu)的每一層次代表代碼的某一位數(shù)，有一個分配給它的特定代碼數(shù)字。在最高層次，項目不需要代碼；在第二層次，要管理的關(guān)鍵用代碼的第一位數(shù)來編。如果要管理的關(guān)鍵活動數(shù)目小于9，假設(shè)只用數(shù)字編碼，則代碼是一個典型的一位數(shù)代碼，如果用字母加數(shù)字，此層可能有35個；下一個層次代表上述每一關(guān)鍵活動所包含的主要任務(wù)，這個層次將是一個典型的兩位數(shù)代碼，其靈活性范圍為99以內(nèi)，或者，如果再加上字母，則大于99；以下依此類推。如果結(jié)構(gòu)有26個層次，需要的代碼至少有20位，那就未免太長了，這也是結(jié)構(gòu)層次不宜過多的原因之一。
　　在一個既定的層次上，應(yīng)盡量使同一代碼適用于類似的信息，這樣可以便代碼更容易理解。此外，設(shè)計代碼時還應(yīng)考慮到用戶的方便，使代碼以用戶易于理解的方式出現(xiàn)。例如，在有的WBS設(shè)計中，用代碼的第一個字母簡單地給出其所代表的意義，例如用M代表人力，用E代表設(shè)備綽。
（3）報告設(shè)計

　　設(shè)計報告的基本要求是以項目活動為基礎(chǔ)產(chǎn)生所需的實用管理信息，而不是為職能部門產(chǎn)生其所需的職能管理信息或組織的職能報告。即報告的目的是要反映項目到目前為止的進(jìn)展情況，通過這個報告，管理部門將能夠去判斷和評價項目各個方面是否偏離目標(biāo)，偏離多少。