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采購流程:有保有“壓”提效率
從資金變成貨物、工程或服務(wù),采購實(shí)際上是一項(xiàng)嚴(yán)密的價(jià)值交換的流程管理工作。緊急采購對時(shí)間有獨(dú)特需求,但仍然不能脫離從資金到采購對象這一流程管理的本質(zhì)。
那么,在政府采購預(yù)算、計(jì)劃、采購文件、信息發(fā)布、開標(biāo)談判、簽約成交、驗(yàn)收支付、文件備案這一流程鏈條上,哪些環(huán)節(jié)可以壓縮或精簡,為緊急采購活動贏得寶貴的時(shí)間?
預(yù)算審批 明確資金需求
政府采購預(yù)算和政府采購計(jì)劃是政府采購活動不可或缺的流程。
“無預(yù)算不采購”已成為政府采購業(yè)內(nèi)的共識。規(guī)范的政府采購流程,是從政府采購預(yù)算編制開始的。在我國目前的預(yù)算制度下,采購人通常在頭一年的年中就開始為本單位來年的采購事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)算編制。其實(shí),所有從事財(cái)政工作的人都知道,這還不算嚴(yán)密,在發(fā)達(dá)國家,政府預(yù)算往往是提前三年就開始編制了。
預(yù)算不但要編,還要編細(xì),政府采購預(yù)算必須細(xì)到項(xiàng)目,且在執(zhí)行時(shí)不允許調(diào)劑,“打醬油的錢不能用來買醋”,保證財(cái)政資金的??顚S谩M瑫r(shí),在進(jìn)行政府采購活動時(shí),政府采購執(zhí)行計(jì)劃的編制,也可以保證采購的科學(xué)、嚴(yán)密。目前,從中央到地方,通常都要求采購人在預(yù)算批復(fù)40天后遞交當(dāng)年的政府采購計(jì)劃,為此,也有不少地方要求“無計(jì)劃不采購”。
政府采購預(yù)算編制、審批長則近七八個(gè)月,短的也需要數(shù)十天,這樣的要求,對于緊急采購顯然不適用。那緊急采購是否就可以完全跳過預(yù)算這一關(guān)呢?
“緊急采購不能要求嚴(yán)密的預(yù)算,但不等于這一環(huán)節(jié)不做任何要求,”四川省綿陽市財(cái)政局政府采購管理科科長王彬說:“預(yù)算的重要意義是資金保證和采購方式審批。緊急采購開始之前,采購資金來源必須落實(shí),只有落實(shí)資金的采購項(xiàng)目才能按照審批確定的采購方式進(jìn)入操作環(huán)節(jié)。”綿陽在抗震救災(zāi)緊急采購中24小時(shí)辦公,特事特辦,對抗震救災(zāi)指揮部批準(zhǔn)過來的緊急采購項(xiàng)目進(jìn)行資金落實(shí)和方式審批,使符合要求的緊急采購項(xiàng)目隨時(shí)過關(guān),進(jìn)入操作流程。
“但落實(shí)資金來源和審批確定采購方式這一關(guān)不能省略”,否則,如果出現(xiàn)無資金采購、非規(guī)范方式采購,會讓相關(guān)部門陷入很被動的局面,不但不利于救災(zāi),反而可能導(dǎo)致不必要的麻煩,或者出現(xiàn)不利于廉政建設(shè)的情況。
預(yù)算、計(jì)劃環(huán)節(jié)的壓縮,為緊急采購的進(jìn)行贏得了大量時(shí)間。
采購操作 一氣呵成
緊急采購項(xiàng)目進(jìn)入操作階段后,該如何提高效率?
“常規(guī)操作,從采購文件編制、信息公告、開標(biāo)談判到成交,一個(gè)項(xiàng)目短則需要十天,長則一個(gè)月以上,但綿陽市政府采購中心在緊急采購中,緊急項(xiàng)目都在一天內(nèi)完成,最多時(shí)一天完成了3個(gè)緊急采購項(xiàng)目。”綿陽市政府采購中心副主任華明說。
綿陽的經(jīng)驗(yàn)是,政府采購中心按段分工,編文件、發(fā)公告、進(jìn)行談判各管一段,而且監(jiān)管部門協(xié)同辦公,隨時(shí)解決專家抽取、監(jiān)督等相關(guān)問題,采購人和監(jiān)察部門也共同參與,所以取得了良好的成效。“操作環(huán)節(jié),有法定時(shí)間要求的是信息發(fā)布環(huán)節(jié)。緊急采購的信息發(fā)布當(dāng)然不能按常規(guī)走,可以根據(jù)需要壓縮。其他環(huán)節(jié)都可以相應(yīng)大大壓縮。”華明表示。
其實(shí),集采機(jī)構(gòu)快速完成大型緊急采購項(xiàng)目的例子還很多。湖南省政府采購中心在2007年5月,受省政府委托,為湖南省防汛指揮部緊急采購一批預(yù)算金額近2000萬元的防御山洪災(zāi)害報(bào)警設(shè)備。采購中心緊急行動,從接受委托到談判成交,僅用了31個(gè)小時(shí),中標(biāo)總金額比預(yù)算節(jié)支13.6%,取得了良好成效。安徽省政府采購中心也有數(shù)十小時(shí)內(nèi)完成價(jià)值數(shù)千萬元的排澇設(shè)施采購的成功經(jīng)驗(yàn)。
“經(jīng)過多年鍛煉,集采機(jī)構(gòu)完全有能力根據(jù)要求規(guī)范做好各種緊急采購工作。”湖南省政府采購中心主任鄧東亮說。
后期管理 結(jié)果公示并備案
驗(yàn)收、支付、采購文件備案是采購的后期階段。緊急采購中,最關(guān)鍵的是驗(yàn)收和支付。
對于驗(yàn)收,各地一致的做法,都是由采購人自行負(fù)責(zé)?!敦?cái)政部關(guān)于加強(qiáng)汶川地震救災(zāi)采購管理的緊急通知》(財(cái)庫[2008]43號)也采取了這種做法。
財(cái)政部要求:“采購單位應(yīng)當(dāng)對所采購的貨物、工程和服務(wù)進(jìn)行查收,辦理查收和交接手續(xù),確保其種類和數(shù)量準(zhǔn)確無誤。所采購貨物、工程和服務(wù)的種類和數(shù)量出現(xiàn)問題的,應(yīng)當(dāng)由采購單位及其采購人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。”此外,財(cái)政部還要求緊急采購項(xiàng)目的采購應(yīng)當(dāng)由兩名以上采購人員組織實(shí)施。采購人員及供應(yīng)商必須在發(fā)票等購買憑據(jù)上背書簽字。
對于支付環(huán)節(jié),綿陽市要求集中支付,財(cái)政支付部門與采購部門現(xiàn)場辦公,成交后立即支付,“參與緊急采購的供應(yīng)商都很支持救災(zāi),相關(guān)采購內(nèi)容也都有法律文件約束,提前支付有利于供應(yīng)商積極供貨”,華明說。而財(cái)政部和四川省則未對支付環(huán)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)定。
對于采購結(jié)果,財(cái)政部要求,緊急采購活動完成后,其采購項(xiàng)目的品種、數(shù)量、單價(jià)等結(jié)果應(yīng)當(dāng)在財(cái)政部門指定的政府采購信息披露媒體或其他媒體上公布,接受社會監(jiān)督。四川省也要求必須公布采購結(jié)果。四川省還明確要求,緊急采購的結(jié)果應(yīng)報(bào)財(cái)政部門備案。
“信息公開是最好的防腐劑。”一位政府采購監(jiān)管官員表示。對于采購結(jié)果,信息公開可以達(dá)到良好的監(jiān)督目的。
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