開(kāi)標(biāo)前準(zhǔn)備工作要點(diǎn)21條

　　提要：開(kāi)標(biāo)前的準(zhǔn)備工作十分重要。它極大的影響著開(kāi)標(biāo)能否順利進(jìn)行。由于目前政府采購(gòu)、建設(shè)工程以及國(guó)際和國(guó)內(nèi)各種招標(biāo)的具體要求都不相同，很難寫(xiě)出一個(gè)通用的完整的標(biāo)準(zhǔn)做法。以下是以機(jī)電設(shè)備國(guó)際招標(biāo)為主的本人的幾點(diǎn)體會(huì)。

　　1、必要的準(zhǔn)備會(huì)。在開(kāi)標(biāo)日前一兩天，由單位或者部門負(fù)責(zé)人召集，有關(guān)人員參加。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出具體工作任務(wù)，人員需要和安排以及問(wèn)題等等，充分進(jìn)行協(xié)調(diào)，準(zhǔn)備和安排妥當(dāng)。特別要明確：主持人，唱標(biāo)人和記錄人。任務(wù)一定要落實(shí)到人，同時(shí)大家注意團(tuán)結(jié)配合。

　　A誰(shuí)主持？b誰(shuí)負(fù)責(zé)簽到和“接標(biāo)書(shū)”？（如果人多，應(yīng)該分開(kāi)，投標(biāo)方不能和評(píng)委等等在一塊簽字）；c誰(shuí)負(fù)責(zé)收投標(biāo)保證金？d誰(shuí)負(fù)責(zé)在外面接，引導(dǎo)？e誰(shuí)負(fù)責(zé)“留守”（招標(biāo)公司人員都到開(kāi)標(biāo)會(huì)議室去了，萬(wàn)一有事，原辦公室是否需要留人以便于不間斷聯(lián)系。）f誰(shuí)唱標(biāo)？（特別國(guó)際招標(biāo)投標(biāo)書(shū)常常是英文寫(xiě)的，要求熟悉英文和有關(guān)專業(yè)詞匯；）g誰(shuí)記錄？等等。目前我們一般不再用雙語(yǔ)唱標(biāo)了，如果需要，應(yīng)該考慮唱標(biāo)人的英語(yǔ)口語(yǔ)能力。H誰(shuí)負(fù)責(zé)分發(fā)投標(biāo)文件？一般我們保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分發(fā)給評(píng)委……

　　2、必要時(shí)，核實(shí)能夠參加投標(biāo)的潛在的供應(yīng)商。特別是在特殊情況下，投標(biāo)人可能只有3家的情況下，一定要爭(zhēng)取做到事先心中有數(shù)。萬(wàn)一不夠法定的家數(shù)，提前向上級(jí)有關(guān)部門匯報(bào)請(qǐng)示，避免臨時(shí)被動(dòng)。反之，如果投標(biāo)商來(lái)的很多，就要多組織人力，做到人再多也能有條不紊。

　　3、根據(jù)投標(biāo)方的情況，綜合估算評(píng)標(biāo)工作量；并據(jù)此安排會(huì)議室、評(píng)標(biāo)時(shí)間以及詢標(biāo)時(shí)間等進(jìn)度安排和必要的人員食宿等等生活措施。

　　4、準(zhǔn)備開(kāi)標(biāo)會(huì)議室、開(kāi)標(biāo)會(huì)議的布標(biāo)（也可用計(jì)算機(jī)加投影儀打在大屏幕上顯示），有關(guān)的投影儀，大屏幕，計(jì)算機(jī)，實(shí)物投影儀，話筒音響，電源和插座、接線板（必要時(shí)，要有較長(zhǎng)的連線）以及座椅等等。

　?。ㄔ谕饷骈_(kāi)標(biāo)，有時(shí)會(huì)遇到有比較復(fù)雜功能的系統(tǒng)，需要事先弄清其功能，包括接線端子的情況。）

　　5、抽取評(píng)委并通知確認(rèn)能夠參加。事先，要考慮到回避問(wèn)題。（部分工程招標(biāo)和政府采購(gòu)招標(biāo)工作，完全由計(jì)算機(jī)抽取和通知，強(qiáng)調(diào)保密，事先誰(shuí)也不知道評(píng)委情況，我以為那是有點(diǎn)片面的。導(dǎo)致只強(qiáng)調(diào)程序公正，不管實(shí)際效果和評(píng)標(biāo)質(zhì)量。）以及落實(shí)評(píng)委的活動(dòng)細(xì)節(jié)：自行到達(dá)？外地需要接站？安排住宿？等等。如果，專家?guī)炖锩嬖u(píng)委人數(shù)不足或者缺某專業(yè)，還需趕緊補(bǔ)充。

　　6、落實(shí)“業(yè)主”單位參加開(kāi)標(biāo)大會(huì)和評(píng)標(biāo)工作的代表以及其他工作人員名單和大致人數(shù)。如果，業(yè)主單位有領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志（集團(tuán)公司等）參加以表示重視，則應(yīng)該匯報(bào)，安排招標(biāo)公司相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)也參加。

　　7、落實(shí)其他監(jiān)管、公正部門參加的人員。如果，招標(biāo)項(xiàng)目需要請(qǐng)公證處派員參加，事先應(yīng)該落實(shí)人員，清楚地告知時(shí)間，地點(diǎn)等等，通知公證處人員必須“著裝”，提前到達(dá)。

　　8、落實(shí)本單位參加開(kāi)標(biāo)工作的財(cái)務(wù)人員。如果在外開(kāi)標(biāo)，需帶好有關(guān)的空白收據(jù)（蓋章）；點(diǎn)鈔驗(yàn)鈔機(jī)等等。

　　9、落實(shí)所有開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)需要的印刷、打印材料：投標(biāo)簽到表；投標(biāo)文件收到登記表；評(píng)委和其他人員簽到表；投標(biāo)文件密封情況檢查表（有時(shí)與前述合一）；唱標(biāo)記錄表；投標(biāo)情況（或者分包情況）匯總表；以及13號(hào)令規(guī)定的和國(guó)際招標(biāo)范本使用的幾種評(píng)標(biāo)表格：符合性檢查表；商務(wù)評(píng)議表；技術(shù)參數(shù)比較表；評(píng)標(biāo)價(jià)格對(duì)比表；授標(biāo)建議表等等。

　　10、上述這些表格，盡可能做成針對(duì)本項(xiàng)目的，含有評(píng)標(biāo)細(xì)節(jié)內(nèi)容的對(duì)照表格。如果招標(biāo)項(xiàng)目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填寫(xiě)的內(nèi)容，如具體的技術(shù)指標(biāo)，交貨期、質(zhì)量保證期、投標(biāo)保函和履約保函等等商務(wù)要求，都一一列上。以便評(píng)委可以很容易的把投標(biāo)方的情況對(duì)比填入，那樣可以大大節(jié)省時(shí)間，還可避免不應(yīng)有的錯(cuò)誤。

　　項(xiàng)目的標(biāo)書(shū)，最好能帶2份，一份自用，一份給評(píng)委或者其他人傳看。技術(shù)規(guī)格部分，可以多印幾份，使得評(píng)委和業(yè)主代表都人手一份。

　　11.開(kāi)標(biāo)一覽表（唱標(biāo)表格），事先做好電子版。最好是有一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)式的專門軟件；起碼，用word模板做一個(gè)。省得屆時(shí)每一項(xiàng)都得打字輸入，浪費(fèi)時(shí)間。

　　12、國(guó)際招標(biāo)的投標(biāo)保證金有多種形式：保函、匯票、支票、現(xiàn)金等等。其中，有些國(guó)外的投標(biāo)商是采用國(guó)外的銀行開(kāi)出保函，通過(guò)中國(guó)銀行提交的（最正規(guī)的）。這些保函，需要在接到中國(guó)銀行的通知后，派人到銀行去領(lǐng)取。先要安排好人做這項(xiàng)工作。

　　13、國(guó)際招標(biāo)需要公布開(kāi)標(biāo)當(dāng)日的“外匯牌價(jià)”，主要是中國(guó)銀行公布的外匯賣出價(jià)。一般需要的是幾種國(guó)際流行的“硬通”貨幣：美元，歐元，英鎊，瑞士法郎，日元，澳元等等。當(dāng)日的匯率一般要在早上8：30，中國(guó)銀行的網(wǎng)站才公布。如何保證及時(shí)得到，保證大家知曉和評(píng)委依據(jù)此匯率進(jìn)行計(jì)算？必須有專人負(fù)責(zé)。

　　14、落實(shí)開(kāi)標(biāo)會(huì)議主持人的致辭和說(shuō)明。一般有幾個(gè)要點(diǎn)：對(duì)出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、專家、監(jiān)督公正人員以及投標(biāo)方代表，表示感謝和歡迎；說(shuō)明投標(biāo)情況符合法定，可以開(kāi)標(biāo)；或者，有什么特殊情況，某一個(gè)“包”不能開(kāi)標(biāo)，或者審批部門已經(jīng)同意另辦法處理等等。開(kāi)標(biāo)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，如，關(guān)閉手機(jī)，請(qǐng)勿喧嘩，有問(wèn)題舉手請(qǐng)求發(fā)言說(shuō)明等等。重申投標(biāo)方代表留下臨時(shí)通訊聯(lián)絡(luò)方式（如手機(jī)號(hào)碼）等等，以便及時(shí)聯(lián)絡(luò)和詢標(biāo)。

　　15、落實(shí)開(kāi)標(biāo)會(huì)議室場(chǎng)地。特別是在外面賓館或者其他場(chǎng)地開(kāi)標(biāo)時(shí)。租用多大的開(kāi)標(biāo)場(chǎng)所以及評(píng)標(biāo)用的會(huì)議室？大致多長(zhǎng)時(shí)間？要不要“拖晚”？要不要提前布置好？

　　16、在預(yù)計(jì)好幾天才完成評(píng)標(biāo)定標(biāo)工作的情況下，需要安排外地評(píng)委的住宿和其他生活措施。

　　17、事先預(yù)領(lǐng)開(kāi)標(biāo)用的支票，現(xiàn)金等。準(zhǔn)備付給專家評(píng)委的咨詢費(fèi)以及簽收條、信封等；準(zhǔn)備預(yù)付給專家的交通費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用，等等。需有專人負(fù)責(zé)。

　　18、準(zhǔn)備開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)當(dāng)天中午的定餐，一般是“盒飯”，也可能是賓館的餐廳。一般事先考慮到出席人員中是否有回民或者其他特殊需要者，有個(gè)意向性，記住餐廳的聯(lián)系電話。開(kāi)標(biāo)后，及時(shí)統(tǒng)計(jì)人數(shù)，打電話定餐，并說(shuō)明特殊需求，數(shù)量上可稍稍留有余地。

　　19、準(zhǔn)備和帶齊有關(guān)文具用品，如：計(jì)算器（最好多個(gè)）、白板筆、記號(hào)筆，碳素筆、信封、檔案袋、膠帶、訂書(shū)器、剪刀、開(kāi)標(biāo)用筆記本電腦和備份資料的U盤、打印機(jī)（打印復(fù)印一體機(jī)）、打印紙；專家評(píng)標(biāo)用的紙和筆；等等。經(jīng)辦人最好象willzhao所說(shuō)那樣，先想好，用一張紙寫(xiě)下來(lái)，備用后劃勾；也可請(qǐng)其他人幫助自己想全、備全。

　　20、項(xiàng)目的主要經(jīng)辦人最好也帶上有關(guān)投標(biāo)人，評(píng)委，業(yè)主聯(lián)系人的電話、手機(jī)號(hào)碼（也許帶上其名片），以備萬(wàn)一聯(lián)系時(shí)用。

　　21、必要時(shí)，帶上英漢技術(shù)詞典和專業(yè)詞典。雖然，一般筆記本電腦安裝有“金山詞霸”等工具軟件，但是，恐怕屆時(shí)不夠使用，也不方便。