評標活動如何組織

　　采購代理機構(gòu)接受采購人的委托開展招標活動，對評標負有主持組織之責(zé)，但是目前不少采購代理機構(gòu)在組織評標活動時未盡謹慎代理之責(zé)，致使評標活動的組織經(jīng)常呈現(xiàn)無序和失控狀態(tài)。

　　如評標前準備工作不充分；現(xiàn)場控制能力弱，對于不規(guī)范現(xiàn)象不予制止或不懂得正面引導(dǎo)；應(yīng)急處理能力差，最終導(dǎo)致評標工作陷入被動局面。那么，采購代理機構(gòu)作為招標投標活動的組織者，該如何協(xié)調(diào)“場面”？

　　評標前準備工作：周密充分

　　采購代理機構(gòu)在評標活動開始前應(yīng)做好哪些準備工作呢？

　　場所 要確保評標場所獨立、封閉、保密、整潔、有足夠的空間，有條件的話，應(yīng)盡量采用套房式評標室。如無特殊情況，中途不得更換評標場所。

　　時間 一是一般應(yīng)當(dāng)在開標后隨即進行評標，如有推遲應(yīng)提前向監(jiān)管部門報備并對外說明，同時要做好投標文件封存保管保密工作。二是應(yīng)留出充分的評標時間，不得限時。三是復(fù)雜項目需要連續(xù)長時間評標的應(yīng)當(dāng)允許中途休息，不得倉促趕時間。

　　工作人員 采購代理機構(gòu)在安排評標主持組織人員時，一是要注意人員回避問題，有回避情況的應(yīng)自行申請回避或由采購代理機構(gòu)指令其回避；二是要注意分工制約，標書制作人員一般不要被安排參與評標會；三是根據(jù)項目情況決定是安排一名或兩名以上人員參與評標組織，指派兩名工作人員時，應(yīng)明確主辦和協(xié)辦。

　　參會人員 指采購代理機構(gòu)要提前落實參加評標會的人員出席情況。一是按規(guī)定組建評標委員會，并準確告知具體時間和場所；二是落實采購人方面擬參與評標會的人員情況，應(yīng)說服勸導(dǎo)其減少人員以減少不必要的評標干擾；三是提前聯(lián)系相關(guān)監(jiān)督部門、人員，比如財政部門、特邀監(jiān)察員等，確認其是否到場監(jiān)督以及人員數(shù)量；四是項目有申請公證的，應(yīng)及時落實公證人員出席情況。

　　評標組織工作方案 要提前制定評標組織工作方案，明確工作目標、工作計劃、工作內(nèi)容、工作要求、人員分工、組織程序、注意事項等內(nèi)容。

　　應(yīng)急處理預(yù)案 為應(yīng)付評標過程中可能出現(xiàn)諸如評標爭議分歧、異常中止、供應(yīng)商鬧事等突發(fā)、緊急情況，應(yīng)當(dāng)事先制定應(yīng)急處理預(yù)案，明確應(yīng)急處理適用范圍、原則、機制、分工、程序、保障等內(nèi)容。

　　招投標文件資料 一是應(yīng)根據(jù)評委人數(shù)準備好相應(yīng)份數(shù)的招標文件，供評委閱讀；二是要提前整理好所有投標文件，并在評標場所妥善放置。

　　評審表格資料 應(yīng)至少準備以下表格資料：開標情況記錄；投標人報價比較表；評委簽到表；其他出席人員簽到表；評標紀律文本；資格性審查表；符合性審查表；商務(wù)技術(shù)評審比較表；評委個人評分表；評分匯總表；中標候選供應(yīng)商推薦表；評標報告空白文本或表格；評標會記錄空白文本。

　　工具 主要是筆、空白稿紙、寫字板、裝釘機、尺子、計算器、記錄用計算機、特殊情況用電話和可上網(wǎng)計算機等。

　　監(jiān)控攝像等設(shè)備運行 對評標現(xiàn)場有實施錄音錄像監(jiān)控或通訊屏蔽的，應(yīng)及時提前開啟監(jiān)控攝像設(shè)備及通訊屏蔽系統(tǒng)，并確保設(shè)備正常運行。

　　后勤準備 一是保證茶水供應(yīng)；二是對因評標工作需要就餐或休息的，應(yīng)當(dāng)事先做好食宿安排；三是備好常用藥品，以備不時之需；四是準備好支付給評委的工作報酬。

　　評標主持組織：有序到位

　　評標主持組織是采購代理機構(gòu)代理采購活動的一項核心業(yè)務(wù)，也是其參與評標活動的全部職責(zé)。沒有好的主持組織，評標活動就難以取得圓滿的效果。做好評標主持組織工作要注意以下幾項要點：

　　兩準備 采購代理機構(gòu)負責(zé)評標主持組織的人員除應(yīng)當(dāng)在評標前與其他工作人員做好前述的評標前準備工作外，還應(yīng)提前做好兩項工作：一是閱讀項目招標文件，熟悉標書的有關(guān)內(nèi)容，并與標書編制經(jīng)辦人溝通，以求對評標項目需求、前期招標開展情況有個大致的了解；二是要準備好主持詞，因為臨場發(fā)揮往往容易出差、出錯。

　　六內(nèi)容 評標主持組織的工作內(nèi)容主要有六項：一是引導(dǎo)評標活動的開始和結(jié)束，做到有始有終。二是組織評標會相關(guān)人員各司其職，分工開展工作。三是維持評標會場秩序，確保有序、井然。四是及時處理評標過程中出現(xiàn)的屬于代理機構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項。五是出現(xiàn)緊急情況時，啟動應(yīng)急處理預(yù)案。六是及時向監(jiān)督部門報告評標過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為和有關(guān)人員。

　　三原則 在所有準備工作確認就緒、評標活動開始后，應(yīng)依照原定評標組織工作方案開展工作。要注意把握三項原則：“程序第一”原則：“不越權(quán)”原則：“公平公正”原則。

　　評標后續(xù)總結(jié)：及時細致

　　及時將采購結(jié)果送交確認 對于采購人未事先授權(quán)評標委員會直接確定中標供應(yīng)商的項目，采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照財政部18號令的要求，在評標結(jié)束后5個工作日內(nèi)將評標報告送采購人確認。對采購人不按規(guī)定順序確定中標供應(yīng)商的或者在評標委員會依法推薦的中標候選供應(yīng)商以外確定中標供應(yīng)商的，更應(yīng)當(dāng)向采購人說明法律后果。

　　及時向監(jiān)管部門報告情況 評完標后，對監(jiān)管部門未進行現(xiàn)場監(jiān)督的項目，采購代理機構(gòu)應(yīng)及時向監(jiān)管部門報告評標過程中出現(xiàn)的異常、突發(fā)情況。對于較可能形成質(zhì)疑、投訴的項目，應(yīng)及早向監(jiān)管部門反映相關(guān)情況，以便監(jiān)管部門對情況有個初步的掌握和準備。

　　做好項目代理工作總結(jié) 評標活動結(jié)束后，整個項目的采購代理工作也算完成了大半。這時候采購代理機構(gòu)就應(yīng)當(dāng)開始做總結(jié)工作。既要綜合回顧整個招標工作開展情況，又要分析代理工作的得失，尤其是對一些特殊、專業(yè)采購項目，更要注重對技術(shù)需求、投標資格條件確定、評標辦法和標準設(shè)定、評標技巧等成功做法或存在不足進行總結(jié)。