oa系統(tǒng)管理制度

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 　   　　事實(shí)上，如今的OA辦公系統(tǒng)并不是簡(jiǎn)單的辦公自動(dòng)化，而是強(qiáng)調(diào)多人多部門的協(xié)同辦公，也就是有關(guān)聯(lián)的辦公。而有關(guān)聯(lián)的辦公自然是通過流程管理來實(shí)現(xiàn)。對(duì)用戶來說，判斷一個(gè)OA辦公系統(tǒng)是否給力，很大程度上在于它的流程做的是否人性化、是否細(xì)致、是否更貼近使用。 眾所周知，OA辦公系統(tǒng)最根本作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，而這個(gè)工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個(gè)OA辦公系統(tǒng)，也正因?yàn)閺?qiáng)大的流程管理，OA辦公系統(tǒng)才能夠真正實(shí)現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用。就拿辦公的收發(fā)文管理為例，相關(guān)系統(tǒng)管理制度需在設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到辦公的實(shí)際情況，收發(fā)文管理主要包括發(fā)文管理、收文管理、公務(wù)授權(quán)、公文跟蹤、公文銷毀、權(quán)限控制等功能;用戶可以自定義收、發(fā)文的審批流程，并支持公文的特殊處理，如公文模版、公文套紅格式、流程特殊處理等。

　　一、具體功能特點(diǎn)如下：

　　(1)無縫集成Word，供起草人、經(jīng)辦人、審批人直接在系統(tǒng)中調(diào)用，真正實(shí)現(xiàn)在線編輯功能。

　　(2)所流轉(zhuǎn)的word正文文檔具有修改痕跡保留功能;

　　(3)辦理人員通過該系統(tǒng)可直接填寫辦理意見，在網(wǎng)上填寫意見如同紙張簽署意見一樣，直接模擬紙質(zhì)的文件處理表簽署意見;

　　(4)系統(tǒng)嚴(yán)格按照選擇的辦理流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，且流程以圖形化顯示;

　　(5)系統(tǒng)支持在線掃描功能，直接利用系統(tǒng)就能將文件、圖片信息掃描保存到系統(tǒng)中來，而避免了啟動(dòng)幾個(gè)應(yīng)用的程序的麻煩，同時(shí)在掃描時(shí)能支持多頁進(jìn)行掃描，在文件瀏覽也支持多篇文件瀏覽;

　　(7)新文件需要辦理時(shí)，系統(tǒng)提供提醒窗口，給您以聲音和窗口進(jìn)行提醒，以便于您能盡快知道;

　　(8)按“待辦文”、“已辦文”、“辦結(jié)文”分類顯示文件的狀態(tài)及辦理情況。

　　待辦文：提供收集當(dāng)前您要處理的文件

　　已辦文：提供收集您曾經(jīng)處理過的文件，方便您查閱

　　辦結(jié)文：提供您查閱所有處理完結(jié)的文件

　　利用這三種分類顯示模式您可以很快查詢到當(dāng)前文件的位置，處理狀況;

　　(9)催辦功能，系統(tǒng)會(huì)按文件的緊急程度和您定義好的提示時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)對(duì)當(dāng)前文件處理人進(jìn)行催促辦理提醒;

　　(10)電子印章和套紅，在網(wǎng)上直接加蓋公章以及實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)套紅頭文件的功能，真正意義上實(shí)現(xiàn)無紙化辦公;

　　(11)系統(tǒng)列出所有正在催辦的文件，可從這些催辦臺(tái)帳中查到當(dāng)前文件的辦理人，對(duì)于長(zhǎng)期不辦文件的人系統(tǒng)自動(dòng)將他列入黑名單;

　　(12)統(tǒng)計(jì)當(dāng)年局機(jī)關(guān)及各分支機(jī)構(gòu)所辦文的數(shù)量;

　　(13)系統(tǒng)提供可視化的在線查閱流程功能;

　　(14)能夠自動(dòng)生成文件流水號(hào)、主題詞、密級(jí)等文件輔助信息;