用友財務軟件教程

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用友財務軟件培訓教程 第一節(jié) 總賬子系統概述

　　一、用友財務軟件教程總賬子系統的主要功能

　　總賬子系統是財務及企業(yè)管理系統中一個核心的子系統，它的主要功能包括基本設置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。

　　1.基本設置

　　由用戶根據本企業(yè)的需要建立賬務應用環(huán)境，將系統處理變成適合本單位實際需要的專用系統。如設置會計科目、設置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類別及結算方式的定義，以及各類輔助核算項目的定義等。

　　2.憑證管理

　　通過嚴密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強對發(fā)生業(yè)務的及時管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。

　　3.出納管理

　　為出納人員提供一個集成辦公環(huán)境，加強對現金及銀行存款的管理?？赏瓿摄y行日記賬、現金日記賬，隨時出最新資金日報表、余額調節(jié)表以及進行銀行對賬。

　　4，賬簿管理

　　強大的查詢功能使整個系統實現總賬、明細賬、憑證聯查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數據?？呻S時提供如下標準賬表：

　　(1)總賬、余額表。

　　(2)序時賬、明細賬、多欄賬，以及能夠同時查詢上級科目總賬數據及末級科目明細數據的月份綜合明細賬。

　　(3)日記賬、日報表。

　　5.輔助核算管理

　　(1)個人往來管理。主要進行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。提供個人借款明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。

　　(2)部門核算。主要為了考核部門費用收支的發(fā)生情況，及時地反映控制部門費用的支出，對各部門的收支情況加以比較，便于進行部門考核。提供各級部門總賬、明細賬的查詢，并對部門收人與費用進行部門收支分析等功能。

　　(3)項目管理。用于生產成本、在建工程等業(yè)務的核算，以項目為中心為使用者提供各項目的成本、費用、收人、往來等匯總與明細情況以及項目計劃執(zhí)行報告等，也可用于核算科研課題、專項工程、產成品成本、旅游團隊、合同、訂單等等。提供項目總賬。明細賬及項目統計表的查詢。

　　(4)往來管理。主要進行客戶和供應商往來款項的發(fā)生。清欠管理工作，及時掌握往來款項的最新情況。用友財務軟件教程提供往來款的總賬、明細賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。

　　6.月末處理

　　自動完成月末分攤、計提、對應轉賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結轉等業(yè)務。進行試算平衡、對賬、結賬、生成月末工作報告。靈活的自定義轉賬功能、各種取數公式可滿足各類業(yè)務的轉賬工作。

　　二、總賬子系統與其他系統的主要關系

　　總賬子系統與其他系統的主要關系。

　　1.總賬系統與系統管理

　　總賬系統與系統管理共享基礎數據。也就是說，總賬系統需要的基礎數據既可以在系統管理中統一設置，也可以在總賬系統中自行錄入，最終都是由各模塊共享。

　　2.總賬系統與應收系統

　　應收系統向總賬系統傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統中審核確認，并記賬。

　　3.總賬系統與應付系統

　　應付系統向總賬系統傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對傳過來的憑證，可以在總賬系統中審核確認，并記賬。

　　4.總賬系統與工資系統

　　工資系統將工資分攤結果自動生成轉賬憑證，傳遞給總賬系統，并可以查詢憑證。

　　5.總賬系統與固定資產系統

　　總賬系統接收固定資產系統中增加資產、減少資產以及原值和累計折舊的調整、折舊計提等所產生的記賬憑證，同時通過對賬保持固定資產賬目的平衡，并可查詢憑證。

　　6.總賬系統與成本管理系統

　　成本管理系統將各種成本費用結轉后生成的憑證，傳遞到總賬系統，審核并記 賬。

　　7.總賬系統與存貨核算系統

　　存貨核算系統生成的各種單據、憑證，可用于賬務處理系統生成總賬。并可查詢單據、憑證。

　　8.總賬系統和UFO報表 總賬系統向UFO報表系統提供相關科目數據，以生成財務系統所需的各種報表。

　　9.總賬系統與決策支持系統

　　總賬系統向決策支持系統提供財務數據，生成財務報表及其他財務分析表。

　　10.總賬系統與財務分析系統

　　總賬系統向財務分析系統提供財務數據，生成財務報表及其他財務分析表。

　　第二節(jié) 用友財務軟件培訓教程之總賬子系統初始化

　　系統初始化就是結合本企業(yè)的實際情況，將一個通用的賬務核算系統改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務核算系統”，即將手工會計核算體系移植到計算機，這是企業(yè)保證會計核算及各種專項輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實現，即核算體系的建立與期初數據的整理錄入。

　　一、核算體系的建立

　　1.操作員設置

　　所謂操作員設置，就是將本單位財務人員設置為系統認可的操作員，以便在計算機系統上進行操作分工及權限控制。系統管理員和賬套的會計主管通過對系統操作的分工和權限的管理，一方面可避免與業(yè)務無關人員對系統的操作;另一方面可以對系統所含的各個子系統的操作進行協調，以保證系統的安全與保密。以系統管理員身份注冊，進入系統管理的具體操作詳見第二章中“設置操作員及權限”部分。

　　2.建立核算賬套

　　當用戶第一次使用系統時，首先需要建立新的核算賬套，以后每個新的會計年度開始時.只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關內容。

　　賬套中的“會計主管”應該是本單位的財務人員，因此要先進行操作員設置，再建立核算賬套。

　　如果存貨(或客戶、供應商)要分類，那么在進行基礎信息設置時，必須先設置存貨分類，然后才能設置存貨檔案，否則可以直接設置存貨(或客戶、供應商)檔案。

　　賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據本單位的實際情況，對允許進行修改的內容進行修改。

　　3.操作員權限設置

　　設置好操作員并建立核算賬套后，應對每一個操作員賦予一定的權限。該項操作只能由系統管理員和他所指定的賬套主管來進行操作，其中，以系統管理員的身份進行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權限設置參見第二章第一節(jié)相關內容。

　　4.定義編碼方案

　　為了便于用戶進行分級核算、統計和管理，可以對基礎數據的編碼進行分級設置。因此，在系統初始時，應對系統將要用到的一些目錄的編碼級次及每級位數進行定義?？煞旨壴O置的內容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼、成本對象編碼、收發(fā)類別編碼和結算方式編碼。

　　編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎數據的編號，進而構成用戶分級核算、統計和管理的基礎。

　　定義編碼級次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向導來定義;也可以在【系統控制臺】界面，通過 【基礎設置】中的【編碼方案】 來定義、修改編碼方案;還可以通過修改賬套參數的方法來修改編碼方案。

　　5.啟用賬套

　　啟用賬套，就是要根據企業(yè)的業(yè)務特點，對總賬系統的一些系統選項進行設置，以便總賬系統配置相應的功能或執(zhí)行相應的控制。當第一次啟用總賬系統時，系統自動出現圖3-5所示對話框，可以進行選項設置。在啟用賬套或業(yè)務變更后，也可以通過該對話框查看或調整賬簿的選項。另外，在【總賬系統】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話框。

　　從圖3-5可以看到，對話框共有四個頁簽：

　　(1)憑證頁簽。

　?、僦茊慰刂疲褐饕O置在填制憑證時，系統應對哪些操作進行控制。

　?、弁鈳藕怂悖喝绻髽I(yè)有外幣業(yè)務，則應選擇相應的匯率方式。

　　③憑證控制：主要設置處理憑證時，系統應對哪些操作進行控制。

　　④往來控制方式：主要設置企業(yè)往來核算控制方式。

　　(2)賬簿頁簽。用來調整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當希望對查詢和打印權限作進一步細化時，可選擇“明細賬查詢權限控制到科目”選項，然后再到系統菜單【設置】下的【明細權限】中去設置明細賬科目查詢權限。

　　(3)會計日歷頁簽?？梢圆榭锤鲿嬈陂g的起始日期與結束日期，以及啟用會計年度和啟用日期。此處僅能查看會計日歷的信息，如需修改請到系統管理中進行。修改時要注意以下限制：

　?、倏傎~系統的啟用日期不能在系統的啟用日期之前。

　?、谝唁浫雲R率后不能修改總賬啟用日期。

　?、劭傎~中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。

　?、芸傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。

　?、莸诙赀M入系統，不能修改總賬的啟用日期。

　　(4)其他頁簽。對系統的其他選項進行設置，但賬套信息的修改只能到系統管理中由賬套主管進行。

　　6.定義外幣及匯率

　　匯率管理是專為外幣核算服務的。企業(yè)有外幣業(yè)務，要進行外幣及匯率的設置。這里只能錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在【賬簿選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。

　　如果使用固定匯率，則應在每月月初錄入記賬匯率(即期初匯率)，月末計算匯兌損益時錄入調整匯率(即期末匯率);如果使用浮動匯率，則應每人在此錄入當日匯率。

　　7.建立會計科目

　　建立會計科目是會計核算方法之一，財務系統一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，明細科目的確定要根據各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：

　　第一，會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數據，需從系統取數的，必須設立相應科目。

　　第二，會計科目的設置必須保持科目與科目間的協調性和體系完整性。不能只有下級而無上級;既要設置總賬科目，又要設置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。

　　第三，會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除;如已經使用，不能增設下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。

　　第四，設置會計科目要考慮與子系統的銜接。在總賬系統中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統轉入的數據。因此，要將各個于系統中的核算科目設置為末級科目。

　　一般來說，為了充分體現計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎上，應對以往的一些科目結構進行優(yōu)化調整，充分發(fā)揮總賬系統提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。

　　當企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務較少時，可采用和手工方式一樣的科目結構及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業(yè)務頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來說，應該采用總賬系統提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設為末級科目并設為輔助核算科目，并將這些明細科目設為相應的輔助核算目錄。一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。

　　(1)增加會計科目。在【總賬系統】中，單擊【系統初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現會計科目一新增對話框，如圖3—6所示：

　?、倏颇烤幋a：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數字、英文字母及減號(-)、正斜杠()表示，其他字符(如&" ’;空格等)禁止使用。

　?、诳颇棵Q：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數字，可以是減號(-)。正斜杠()，但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。

　　需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱;若是英文版，則必須錄入英文名稱。

　　③科目類型：行業(yè)性質為企業(yè)時，科目類型分為：資產、負債、所有者權益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設成本類;行業(yè)性質為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設置。

　?、苜~頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統提供了金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種賬頁格式供選擇。

　?、葜洿a：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統可自動將助記碼轉換成科目名稱。

　?、圯o助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設置輔助核算要考慮以下幾點：

　　第一，一個科目可同時設置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。

　　第二，個人往來核算不能與其他專項一同設置，客戶與供應商核算不能一同設置。輔助賬類必須設在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設賬類。但若只在上級科目設賬類，其末級科目沒有設該賬類，系統將不承認，也就是說當上級科目設有某賬類時，其末級科目中必設有該賬類，否則只上級設賬類，系統將不處理。

　　第三，在設置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數據，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。

　?、倨渌怂悖河糜谡f明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現金科目要設為日記賬;銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。

　?、劭颇啃再|(余額方向)：增加記借方的科目，科目性質為借方;增加記貸方的科目，科目性質為貸方。一般情況下，只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。已有數據的科目不能再修改科目性質。

　?、弁鈳藕怂悖河糜谠O定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設定外幣幣名。

　?、軘盗亢怂悖河糜谠O定該科目是否有數量核算和數量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　(2)科目修改。當科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。

　　(3)科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

　　(4)科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。

　　(5)指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現現金、銀行管理的保密性，才能查看現金、銀行存款日記賬。

　　8.建立輔助核算

　　將科目設置了輔助核算還是不夠的，還應將從科目中去掉的明細科目設置為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應設置不同的核算目錄，如部門目錄、個人目錄、項目目錄、客戶目錄。供應商目錄。

　　(1)部門目錄設置。按照已經定義好的部門編碼級次原則輸入部門編號及其信息。最多可分5級，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。在【總賬系統】界面，單擊【系統初始化】下的【部門目錄】，出現【部門檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應編輯區(qū)域輸入部門檔案的各項信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側空白區(qū)中顯示，如圖3—7所示：

　　注意：部門編號必須符合部門編碼級次原則。

　　(2)個人目錄設置。主要用于記錄本單位使用系統的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號必須唯一，職員編號和職員名稱必須輸入。

　　(3)項目目錄設置。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對外投資、技術改造、融資成本、在產品成本、課題、合同訂單……，為此應允許企業(yè)定義多個種類的項目核算?？梢詫⒕哂邢嗤匦缘囊活惸慷x成一個項目大類，一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，還可以對這些項目進行分類管理。例如，可以按以下步驟定義項目：

　?、僭O置科目：為對部分成本費用和收人按項目核算、管理，在會計科目設置功能中先設置相關的項目核算科目，然后再定義項目目錄。如對生產成本科目設置項目核算的輔助賬類。

　　②定義項目大類：即項目核算的分類類別。在項目目錄定義功能中，增加項目大類，如增加生產成本項目大類。項目大類名稱是該類項目的總稱，而不是會計科目名稱。如果使用了存貨核算系統，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。

　?、壑付ê怂憧颇浚杭淳唧w指定需按此類項目核算的科目。一個項目大類可以指定多個科目，一個科目只能指定一個項目大類。在項目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費用指定為生產成本項目大類的科目。

　?、芏x項目分類：為了便于統計，可將同一項目大類下的項目進一步劃分。如生產成本項目大類進一步劃分明細項目為自行開發(fā)項目和委托開發(fā)項目。

　?、荻x項目欄目：是將各個項目大類中的具體項目輸入系統。具體輸入的內容又取決于項目欄目中所定義的欄目名稱或數據。

　　(4)客戶檔案設置。當往來客戶較多時，可以對客戶進行分類，以便對客戶進行分類統計和匯總。在桌面中單擊【系統初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖3-8所示【客戶分類】界面。客戶分類編碼必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與“編碼原則” 中設定的編碼級次結構相同。

　　如果需要進行往來管理，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數據的統計、匯總和查詢等分類處理。設置充客戶分類，就可在最末級客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖3-9所示【客戶檔案卡片】界面。客戶檔案中“基本”信息中客戶編碼、名稱、簡稱必須輸入，其余可輸可不輸;“聯系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機等;“信用”信息包括應收余額、信用等級、信用額度、付款條件等;“其他”信息包括分管部門、專營業(yè)務員、停用日期、使用頻度等。

　　(5)供應商檔案設置。建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬款管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結算、應付款結算和有關供貨單位統計時都會用到供貨單位檔案，因此必須先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。

　　用友財務軟件教程提供了對供貨客戶檔案的設置和管理功能。若在“賬簿選項”中將供應商往來款項設為由應付系統核算，那么對供應商檔案的設置和管理也可在應付系統中進行，同時應付系統所生成的憑證將自動傳輸給總賬系統，若在“賬簿選項” 中將供應商往來款項設為由總賬系統核算，在總賬系統制作的憑證，應付款的查詢仍可在應付系統中進行。其操作原理與客戶目錄設置相同。