多媒體數(shù)字檔案管理系統(tǒng)解決方案

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　　a)檔案信息是重要的國家戰(zhàn)略資源

　　人類社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，目前科學(xué)技術(shù)革命的核心和主流是信息技術(shù)革命，21世紀(jì)將成為信息社會(huì)，這一點(diǎn)已成為世界共識(shí)。信息技術(shù)已成為當(dāng)代社會(huì)最具潛力的新的生產(chǎn)力，信息資源已成為國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息化水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志。

　　在信息社會(huì)，誰掌握了全面、權(quán)威、可靠、及時(shí)的信息，誰就占據(jù)了政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事的制高點(diǎn)。因此，世界各國都把建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措，競(jìng)相加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息化的浪潮正以不可阻擋之勢(shì)席卷全球。

　　檔案不僅僅是歷史的見證依據(jù)，真實(shí)的記錄了歷史，同時(shí)更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，我們國家政府十分重視對(duì)檔案信息資源的保存和管理，已建立了各級(jí)綜合檔案館、專業(yè)檔案館、各行業(yè)部門檔案館，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集和管理，并為社會(huì)公眾提供相關(guān)服務(wù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用。同時(shí)檔案信息資源的重要性正逐步被社會(huì)用戶認(rèn)可，對(duì)檔案資源的利用要求正穩(wěn)定而快速的增長(zhǎng)。

　　b)檔案資源信息化管理要求的提出

　　我國檔案事業(yè)近幾年來取得了飛快的發(fā)展，但是在前進(jìn)過程中還存在一些問題，如果不包括涉及到法規(guī)或檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)問題，則問題主要集中在：

　　1、開發(fā)利用檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)不夠；

　　2、國家綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案管理現(xiàn)代化水平還不夠高；

　　3、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究與檔案事業(yè)發(fā)展不夠適應(yīng)；

　　4、一些新的問題，包括電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案中介服務(wù)、檔案工作如何適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制改革和機(jī)構(gòu)改革的深入開展等問題。

　　切實(shí)解決好上述問題，才能使檔案事業(yè)在將來有新的更大的發(fā)展。為適應(yīng)面向21世紀(jì)信息社會(huì)發(fā)展的需要，檔案部門迫切需要引入信息技術(shù)，實(shí)行檔案信息化管理。只有抓住這次既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇的機(jī)會(huì)，我們才能利用信息技術(shù)所帶來的強(qiáng)大力量，挖掘出檔案信息中的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的再增值，以實(shí)現(xiàn)推動(dòng)檔案事業(yè)萬象更新。

　　隨著信息量的爆炸式增長(zhǎng)和信息傳播手段的不斷豐富，“如何方便的獲得信息”和“如何獲得所需要的信息”是信息化社會(huì)需要迫切解決的兩個(gè)問題。而各檔案管理部門尤其是為社會(huì)公眾提供服務(wù)的檔案管理部門，擁有巨大的檔案資源，而且檔案種類眾多，檔案儲(chǔ)存的方式多種多樣，但是如此巨大的資源卻不能得到充分的利用，但另一方面社會(huì)公眾對(duì)檔案資源的利用方式和要求卻在不斷發(fā)展，這就造成了“供和需的不平衡”。

　　c)電子政務(wù)的發(fā)展要求

　　隨著中國加入WTO正式成為世界貿(mào)易組織成員，我們將直接成為經(jīng)濟(jì)全球化的一個(gè)重要組成部分，國際競(jìng)爭(zhēng)將更加激烈。這也對(duì)我國政府管理體制和管理職能提出了相當(dāng)高的要求，只有在政府的管理方式、機(jī)制、職能與效率的競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，才能使我國抓住加入WTO的機(jī)遇，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的騰飛。其中政府部門和職能單位必須進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，由原來的管理型向服務(wù)型發(fā)展。

　　我國政府為了適應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，提出了全面發(fā)展電子政務(wù)的目標(biāo)。對(duì)于我國各級(jí)的檔案管理部門來說，同樣需要采用電子化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的管理，并為社會(huì)公眾用戶提供檔案資源信息查閱和咨詢服務(wù)。采用信息技術(shù)和手段實(shí)現(xiàn)各類檔案管理事務(wù)，是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的首要任務(wù)，并可在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理部門從管理職能項(xiàng)服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變。

　　產(chǎn)品介紹

　　基于檔案信息資源的重要地位和作用，對(duì)這些戰(zhàn)略資源的保護(hù)是不容忽視的，蓋特佳公司認(rèn)為必須采用先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的方法，尤其是先進(jìn)的信息技術(shù)來存儲(chǔ)和保管這些珍貴的財(cái)富，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案資源的收集、數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理以及各種檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾對(duì)檔案資源的使用要求，解決他們"如何方便的獲得信息"和"如何獲得所需要的信息"的問題，這對(duì)于提高檔案資源的利用率，更大的發(fā)揮檔案資源的效用具有重要的意義。

　　基于上述的認(rèn)識(shí)，蓋特佳公司推出了自主開發(fā)的e-Archive檔案管理系統(tǒng)系列產(chǎn)品，以實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等各類檔案資源的管理，實(shí)現(xiàn)各類檔案的數(shù)字化采集和存儲(chǔ)，檔案或資料從接收、整理、組卷/組盒、調(diào)整，一直到鑒定和銷毀的整個(gè)檔案生命周期的管理，為社會(huì)公眾或特定用戶提供檔案利用服務(wù)。

　　a)技術(shù)框架

　　本產(chǎn)品主要是利用Intranet/Internet網(wǎng)絡(luò)，采用多媒體技術(shù)、多層的Client/Server和Browser/Server技術(shù)、WebService技術(shù)、組件技術(shù)、工作流技術(shù)等多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)分布式的現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化采集和各類管理任務(wù)，并為社會(huì)用戶提供檔案信息服務(wù)，以提高我國對(duì)檔案的信息化管理和服務(wù)的水平。

　　本產(chǎn)品采用Client/Server和Browser/Server結(jié)合的方式，并結(jié)合中間件技術(shù)和組件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)三層分布式系統(tǒng)構(gòu)架。系統(tǒng)的三層軟件體系結(jié)構(gòu)將包括表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)庫層，表示層將主要部署在客戶端，客戶可以通過瀏覽器或開發(fā)的客戶端應(yīng)用訪問服務(wù)器端提供的服務(wù)；在特定的功能客戶端還將安裝或嵌入特定功能的應(yīng)用軟件，如掃描軟件、多媒體制作/編輯軟件等。邏輯層將主要提供各種邏輯功能的封裝，包括檔案調(diào)閱和收費(fèi)、檔案檢索、檔案組盒/組卷等功能組件。數(shù)據(jù)層將主要提供各類數(shù)據(jù)操作的功能。

　　b)產(chǎn)品功能

　　本產(chǎn)品從功能上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息從接收、整理、檔案數(shù)字采集、存儲(chǔ)、管理、服務(wù)，一直到檔案移交或銷毀的整個(gè)檔案管理過程的管理，涵蓋了整個(gè)檔案生命周期過程中的管理任務(wù)；檔案種類可以包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等通用檔案，也可以包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案等專業(yè)檔案；檔案類型包括文本、圖紙、圖像、錄音、錄像等，存放的介質(zhì)包括紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤、磁帶、錄像帶、縮微膠卷等載體；同時(shí)隨著各單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、各類信息系統(tǒng)的開發(fā)使用，以及多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展發(fā)展，會(huì)產(chǎn)生許多電子文件，本產(chǎn)品還提供了對(duì)電子文檔的管理功能。

　　從系統(tǒng)功能上主要分為多媒體檔案采集、檔案管理、檔案服務(wù)利用、公共服務(wù)四大子系統(tǒng)：

　　1、多媒體檔案采集子系統(tǒng)將包括檔案著錄、著錄校對(duì)、檔案錄入、錄入校對(duì)、著錄/錄入管理、檔案檢索等功能模塊；

　　2、檔案管理子系統(tǒng)包括檔案接收、檔案整理、組盒/組卷、檔案出/入庫、庫房管理、檔案鑒定/調(diào)整/銷毀、檔案補(bǔ)錄等功能模塊；

　　3、檔案服務(wù)利用子系統(tǒng)包括檔案利用、檔案查詢、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)分析、遠(yuǎn)程查詢服務(wù)等功能模塊；

　　4、公共服務(wù)子系統(tǒng)主要提供組織設(shè)置、權(quán)限劃分、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、日志管理、用戶管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出、多媒體數(shù)字檔案庫管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能模塊。

　　c)產(chǎn)品特性

　　本產(chǎn)品提供了以下的特性：

　　1、海量檔案數(shù)據(jù)庫：

　　可實(shí)現(xiàn)對(duì)幾十萬卷甚至是上百萬卷的海量檔案的存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)系統(tǒng)庫的大小進(jìn)行數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、查詢和統(tǒng)計(jì)方式的優(yōu)化，以保證系統(tǒng)使用的效率；

　　2、靈活強(qiáng)大的查詢、統(tǒng)計(jì)方式：

　　提供強(qiáng)大而方便的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，既提供用戶定制過的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，又可以使用戶根據(jù)需求自行定制查詢和統(tǒng)計(jì)，功能強(qiáng)大，使用方便；

　　3、強(qiáng)大的多媒體檔案處理功能：

　　提供了對(duì)A0、A1、A3、A4等多種文本或圖紙格式的檔案信息的輸入、掃描；各類視頻、音頻檔案的采集和編輯；提供對(duì)檔案的縮微管理功能；對(duì)電子文檔的管理功能。

　　4、完整的檔案管理功能：

　　實(shí)現(xiàn)檔案接收到銷毀的整個(gè)過程檔案管理，提供檔案的自動(dòng)組盒/手工組盒、檔案鑒定和銷毀、檔案信息的各類統(tǒng)計(jì)、檔案庫房管理、檔案修裱和縮微管理等完整的檔案管理功能；

　　5、服務(wù)式現(xiàn)場(chǎng)查詢：

　　針對(duì)系統(tǒng)查詢用戶對(duì)計(jì)算機(jī)不熟悉的特點(diǎn)，提供服務(wù)式的查詢功能，由調(diào)閱服務(wù)人員協(xié)助用戶查詢檔案，并提供打印、復(fù)印等功能；

　　6、完備的日志功能：

　　將各用戶的操作完整的記錄下來，可以查詢用戶的特定操作，并可對(duì)日志文件進(jìn)行管理；

　　7、靈活的檔案信息維護(hù)：

　　可以對(duì)系統(tǒng)里使用的信息字段進(jìn)行維護(hù)，如收費(fèi)方式和單價(jià)等；

　　8、完備的系統(tǒng)安全性和可靠性：

　　服務(wù)器端采用了多種容錯(cuò)技術(shù)，對(duì)系統(tǒng)配備了備份工具并制訂了完備的備份和恢復(fù)計(jì)劃；提供完備而方便的系統(tǒng)用戶權(quán)限設(shè)置，詳細(xì)的日志功能等；

　　通過應(yīng)用本產(chǎn)品，將可以使我國的檔案管理部門或單位提高對(duì)檔案的管理能力和管理效率，提升面向社會(huì)公眾的檔案利用服務(wù)能力，增強(qiáng)企業(yè)或單位的自身競(jìng)爭(zhēng)力。

　　d)產(chǎn)品版本

　　蓋特佳公司的e-Archive檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品主要包括“數(shù)字檔案館”、通用檔案管理和行業(yè)檔案管理三個(gè)產(chǎn)品版本，以滿足不同類型客戶的需求。以下是對(duì)這三個(gè)版本產(chǎn)品的介紹：

　　1、“數(shù)字檔案館”產(chǎn)品版本，主要是面向大中型的國家各級(jí)檔案館、檔案管理部門，大型企業(yè)的檔案部門，高校的檔案館等大型客戶，提供了強(qiáng)大的多媒體檔案數(shù)字采集、完善的檔案管理以及便捷的檔案利用服務(wù)功能，并可對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘和分析；產(chǎn)品版本中包括多媒體數(shù)字采集子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、檔案服務(wù)子系統(tǒng)幾部分，各子系統(tǒng)之間相對(duì)獨(dú)立，可以分別獨(dú)立運(yùn)行和使用；

　　2、通用檔案管理產(chǎn)品版本，主要面向小型的檔案管理部門、政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案部門、中小型企業(yè)的檔案管理部門等中小型客戶，提供了檔案錄入、管理、查詢、統(tǒng)計(jì)等一體化的檔案管理功能；通用檔案管理產(chǎn)品版本還分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)版本；

　　3、行業(yè)檔案管理產(chǎn)品版本，主要面向?qū)I(yè)檔案的檔案管理部門，目前提供城建檔案和房地產(chǎn)檔案兩大類專業(yè)檔案的檔案管理軟件，可以適用于規(guī)劃局/建設(shè)局、城建檔案館、房地局以及與城建檔案、房地產(chǎn)檔案相關(guān)的部門，將來可能會(huì)增加各類案件、軍事、科技等專業(yè)檔案管理產(chǎn)品版本。

　　自動(dòng)選層檔案柜也會(huì)得到越來越廣泛的應(yīng)用。