企業(yè)內(nèi)容管理：迎來(lái)發(fā)展熱潮（AMT研究院 周瑛）

——IDC亞太市場(chǎng)分析員Sharon Tan

與美國(guó)市場(chǎng)相比，中國(guó)的ECM市場(chǎng)正處于逐漸成熟階段，諸如中國(guó)通用技術(shù)總公司、中石油、外文局、上海證券交易所等大型企業(yè)已經(jīng)看到了ECM的重要性，并且部署了Interwoven的內(nèi)容管理解決方案，也實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的目標(biāo)。

IBM內(nèi)容解決方案的用戶有海爾物流、四川寬帶網(wǎng)、杭州市檔案館等；Filenet在國(guó)內(nèi)的客戶有平安人壽、光大永明等；EMC的客戶有黑龍江電視臺(tái)等；而Open Text尚未在中國(guó)開(kāi)展業(yè)務(wù)。

以海爾物流為例，該公司成立于1999年，當(dāng)時(shí)是負(fù)責(zé)海爾集團(tuán)的物流工作，包括采購(gòu)、原材料配送，成品配送。后來(lái)通過(guò)資源的整合與優(yōu)化，海爾物流對(duì)內(nèi)優(yōu)化集團(tuán)的供應(yīng)鏈，對(duì)外大力開(kāi)展社會(huì)化的物流業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了從“企業(yè)物流”到“物流企業(yè)”的轉(zhuǎn)型。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)量增長(zhǎng)不斷加快， 而企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)正在日益成為企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)和決策分析的重要依據(jù)。如何保證數(shù)據(jù)的安全性與系統(tǒng)的高效性成為海爾物流本部信息化建設(shè)的重大挑戰(zhàn)。

為此海爾物流采用了IBM的內(nèi)容管理軟件IBM Content Manager，將先進(jìn)的企業(yè)資源管理（ERP）系統(tǒng)與具有業(yè)界領(lǐng)先水平的IBM Content Manager結(jié)合起來(lái)，為海爾物流的erp系統(tǒng)用戶提供可靠的存檔解決方案。它可以幫助用戶將各種格式的業(yè)務(wù)信息存擋，如：歷史數(shù)據(jù)、電子郵件文擋、掃描圖片、傳真、計(jì)算機(jī)輸出文件以及其它的業(yè)務(wù)文件。通過(guò)該解決方案，ERP 用戶可不再為數(shù)據(jù)庫(kù)不斷地?cái)U(kuò)大而擔(dān)憂，并降低了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理負(fù)荷，釋放業(yè)務(wù)系統(tǒng)的磁盤空間，提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度。

項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果，不但實(shí)現(xiàn)了最初的設(shè)想，即“在保證數(shù)據(jù)安全前提下，管理包括業(yè)務(wù)文檔在內(nèi)的各種類型的數(shù)據(jù)，又能將業(yè)務(wù)文檔與工作流相集成，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)高效運(yùn)行的目標(biāo)”，而且最大限度的節(jié)約了成本。從2002年8月至2002年12月，系統(tǒng)共歸檔數(shù)據(jù)100GB數(shù)據(jù)左右，將硬盤和數(shù)據(jù)庫(kù)的壓力通過(guò)歸檔軟件轉(zhuǎn)移到磁帶庫(kù)進(jìn)行管理，一方面緩解了對(duì)硬盤的需求，減少了硬盤的采購(gòu)成本，同時(shí)也將數(shù)據(jù)庫(kù)的壓力轉(zhuǎn)移到磁帶庫(kù)。

“政府項(xiàng)目（例如電子政務(wù)、數(shù)字公文系統(tǒng)）和法規(guī)遵從相關(guān)的項(xiàng)目仍然是內(nèi)容管理市場(chǎng)的主流。企業(yè)將面臨越來(lái)越大的信息需求，信息的存儲(chǔ)、管理、訪問(wèn)也將變得越來(lái)越復(fù)雜。因此，企業(yè)不得不投資或升級(jí)它們的內(nèi)容管理軟件來(lái)應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)。”

——IDC亞太市場(chǎng)分析員Sharon Tan

促使企業(yè)內(nèi)容管理“火”起來(lái)的一個(gè)重要原因是企業(yè)內(nèi)部非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的急劇增加。傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)可以很好地管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但對(duì)諸如Email、PDF文檔、音頻、視頻等占企業(yè)內(nèi)部信息總量85%的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)則應(yīng)對(duì)乏力。把這些散放在企業(yè)各部門、各系統(tǒng)中的分散內(nèi)容統(tǒng)一管起來(lái)，并在需要的時(shí)候?qū)⑺鼈兗皶r(shí)提供給需要的人是ECM的任務(wù)。為此，眾多ECM廠商紛紛推出了自己的解決方案。

ECM的主要功效和價(jià)值主要表現(xiàn)在兩方面：對(duì)外，ECM可以幫助企業(yè)建立統(tǒng)一的對(duì)外協(xié)作平臺(tái)，加強(qiáng)企業(yè)與業(yè)務(wù)合作伙伴、客戶的溝通和聯(lián)系，為客戶提供更加個(gè)性化的服務(wù)。對(duì)內(nèi)，ECM可以幫助企業(yè)打破信息孤島，理順業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作，使企業(yè)擁有的"核心知識(shí)"得到充分的利用。

在美國(guó)諸多描述法規(guī)遵從的規(guī)定中，Sarbanes-Oxley法案（簡(jiǎn)稱SOX法案）最具代表性，該法案明確規(guī)定了對(duì)信息保存的要求：

• 對(duì)信息保護(hù)的能力。要求公司運(yùn)用“細(xì)致入微”的存取控制和保護(hù)手段，防止非授權(quán)或因疏忽而更改、毀壞或破壞業(yè)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)信息。
• 對(duì)信息準(zhǔn)確跟蹤的能力。 要求公司能夠提供審計(jì)人員與保存關(guān)鍵記錄和信息的系統(tǒng)之間所有交互行動(dòng)的“審計(jì)軌跡”。
• 對(duì)信息長(zhǎng)期保存的能力。對(duì)某些特定信息要求保存長(zhǎng)達(dá)七年的時(shí)間。

SOX法案對(duì)信息的規(guī)定的核心強(qiáng)調(diào)了三個(gè)內(nèi)容，即信息的完整性，信息的保密性和要求信息能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)母袷奖辉L問(wèn)。SOX法案不僅對(duì)美國(guó)上市公司有影響力，那些可能奔赴國(guó)外上市的國(guó)有企業(yè)，以及跨國(guó)企業(yè)都有可能受到類似的約束。

信息的完整性和保密性是我們以前經(jīng)常聽(tīng)到的，這與存儲(chǔ)與安全管理密切相關(guān)，而信息能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)母袷奖辉L問(wèn)似乎對(duì)企業(yè)的信息管理提出了更新的要求。企業(yè)的許多信息，包括財(cái)務(wù)、賬單、商業(yè)協(xié)議、公司內(nèi)部文件都要求以圖像的形式保存，因此就產(chǎn)生了大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)的跟蹤和保管難度大于傳統(tǒng)意義上的信息管理，而且要保證數(shù)據(jù)不被修改、破壞，能夠被在需要時(shí)候立即查詢到，這一方面需要企業(yè)加強(qiáng)信息管理的技術(shù)，另一方面需要靈活的管理策略，針對(duì)不同的信息內(nèi)容使用不同的策略，如果再考慮到成本的因素，整個(gè)的信息管理就比較復(fù)雜了，其中對(duì)內(nèi)容管理提出了不小的需求。