用內(nèi)容管理打造高效率工作空間

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隨著市場的發(fā)展和成熟，參與市場競爭的企業(yè)對IT環(huán)境的要求已經(jīng)發(fā)生轉變。以往很多企業(yè)將削減成本視為建設IT環(huán)境的最高指導原則，而目前已經(jīng)向著注重投資、追求更高的成長率的方向不斷努力。

高效率的工作空間有助于提升企業(yè)員工的專業(yè)能力，例如:探索數(shù)據(jù)、開發(fā)新的流程或產(chǎn)品、加強與供貨商合作等等。通過這個空間，員工能夠迅速找到正確的人員、發(fā)現(xiàn)正確的內(nèi)容、選擇正確的溝通渠道，還可以將焦點集中在能夠創(chuàng)造最大效益的部份。

為了實現(xiàn)上述目標，企業(yè)不僅要解決傳統(tǒng)工作環(huán)境的問題，而且要改善技術與經(jīng)營策略之間的關系，找出能夠提高工作效率的因素，以及員工在使用那些可以提升工作效率的高新技術(例如:搜尋技術)時所面臨的問題。

那么，高效率的工作環(huán)境究竟是指什么的?美國Interwoven公司大中華區(qū)總經(jīng)理陳愷新先生指出:高效率的工作環(huán)境整合了各種技術，包括:商業(yè)智慧、協(xié)同合作支持、商業(yè)程序管理(BPM)、內(nèi)容與知識管理(KM)、通訊、e-Learning、生產(chǎn)力工具、實體工作環(huán)境與相關基礎建設。

創(chuàng)新成為競爭優(yōu)勢的關鍵

在高效率的工作環(huán)境中，創(chuàng)新是建立競爭優(yōu)勢的關鍵。創(chuàng)新有助于提高企業(yè)自動化程度及生產(chǎn)力。Interwoven公司知識管理(KM)方面的專家認為知識資本是每家企業(yè)經(jīng)濟價值的關鍵來源，因此企業(yè)必須具備能夠識別、建立、管理、評估及運用知識資本的能力。KM可協(xié)助企業(yè)鎖定IT投資的目標，將資本投入真正能夠發(fā)揮企業(yè)特有智能資產(chǎn)效益，實現(xiàn)最大報酬的應用程序，這將成為企業(yè)加強競爭力的重要手段。

當企業(yè)將焦點放在創(chuàng)新，并將其視為競爭優(yōu)勢的重要來源時，KM規(guī)劃的重要性就會日益顯著。在全球化及外包趨勢的促動下，許多企業(yè)選擇了外包的工作方式以降低運營成本。但是如果一股腦地將某些工作外包處理，就會使得企業(yè)失去了積累及保存知識資本的機會。同時，分散在多個地區(qū)甚至全球的員工、越來越多的移動辦公，再加上很多工作者無法全天候聯(lián)機，使得工作的協(xié)調(diào)更為困難。

為解決企業(yè)不同階層的需求，例如，不同的工作者需要工作群組提供的支持可能不同，KM的功能也必須進行。企業(yè)必須擴展原有的KM規(guī)劃，以便能夠支持與供貨商、合作伙伴及客戶協(xié)作共同完成的工作。

內(nèi)容與流程

企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)是高效率工作環(huán)境的核心。作為ECM領域的領頭企業(yè)，美國Interwoven公司建議企業(yè)不要把ECM視為處理整個企業(yè)文件與內(nèi)容的龐大系統(tǒng)，而應被視為是企業(yè)用來管理內(nèi)容及(產(chǎn)生與利用內(nèi)容的)技術的一種方式。ECM致力于將內(nèi)容提供給需要的工作者，無論這些內(nèi)容位于何處，來自何方。

ECM還證明了自動化程序的價值。通過同實際客戶的接觸，美國Interwoven公司發(fā)現(xiàn)目前有80%的企業(yè)信息是缺乏整理、且無法透過計算機來處理的數(shù)據(jù)(例如:Word文件、簡報及多媒體文件)。XML技術能夠協(xié)助企業(yè)處理這些信息內(nèi)容，同時還有很多工具都可完成此項工作。這些功能的開發(fā)都可在ECM架構(及其它地方)中進行。ECM套件將成為應用程序的開發(fā)平臺，企業(yè)可在此平臺上構建其他應用成程序，使得工作人員可以存取及利用內(nèi)容。為了協(xié)助企業(yè)更好的實現(xiàn)這一點，很多ECM廠商會加入BPM功能。

而即便擁有了高效率的工作環(huán)境，使用者也會持續(xù)利用門戶網(wǎng)站，門戶網(wǎng)站仍舊是一個不可或缺的平臺。根據(jù)Gartner研究機構對長期發(fā)展趨勢的分析表明:企業(yè)仍偏愛門戶網(wǎng)站技術，并將持續(xù)投資建立網(wǎng)站。該技術將持續(xù)發(fā)展，而門戶網(wǎng)站也會成為高效率工作環(huán)境中各種套件之一，特別是智能型企業(yè)套件。

來源：天極網(wǎng)