用內(nèi)容管理打造高效率工作空間

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隨著市場(chǎng)的發(fā)展和成熟，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的企業(yè)對(duì)IT環(huán)境的要求已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變。以往很多企業(yè)將削減成本視為建設(shè)IT環(huán)境的最高指導(dǎo)原則，而目前已經(jīng)向著注重投資、追求更高的成長率的方向不斷努力。

高效率的工作空間有助于提升企業(yè)員工的專業(yè)能力，例如:探索數(shù)據(jù)、開發(fā)新的流程或產(chǎn)品、加強(qiáng)與供貨商合作等等。通過這個(gè)空間，員工能夠迅速找到正確的人員、發(fā)現(xiàn)正確的內(nèi)容、選擇正確的溝通渠道，還可以將焦點(diǎn)集中在能夠創(chuàng)造最大效益的部份。

為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，企業(yè)不僅要解決傳統(tǒng)工作環(huán)境的問題，而且要改善技術(shù)與經(jīng)營策略之間的關(guān)系，找出能夠提高工作效率的因素，以及員工在使用那些可以提升工作效率的高新技術(shù)(例如:搜尋技術(shù))時(shí)所面臨的問題。

那么，高效率的工作環(huán)境究竟是指什么的?美國Interwoven公司大中華區(qū)總經(jīng)理陳愷新先生指出:高效率的工作環(huán)境整合了各種技術(shù)，包括:商業(yè)智慧、協(xié)同合作支持、商業(yè)程序管理(BPM)、內(nèi)容與知識(shí)管理(KM)、通訊、e-Learning、生產(chǎn)力工具、實(shí)體工作環(huán)境與相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)。

創(chuàng)新成為競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵

在高效率的工作環(huán)境中，創(chuàng)新是建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。創(chuàng)新有助于提高企業(yè)自動(dòng)化程度及生產(chǎn)力。Interwoven公司知識(shí)管理(KM)方面的專家認(rèn)為知識(shí)資本是每家企業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的關(guān)鍵來源，因此企業(yè)必須具備能夠識(shí)別、建立、管理、評(píng)估及運(yùn)用知識(shí)資本的能力。KM可協(xié)助企業(yè)鎖定IT投資的目標(biāo)，將資本投入真正能夠發(fā)揮企業(yè)特有智能資產(chǎn)效益，實(shí)現(xiàn)最大報(bào)酬的應(yīng)用程序，這將成為企業(yè)加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

當(dāng)企業(yè)將焦點(diǎn)放在創(chuàng)新，并將其視為競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要來源時(shí)，KM規(guī)劃的重要性就會(huì)日益顯著。在全球化及外包趨勢(shì)的促動(dòng)下，許多企業(yè)選擇了外包的工作方式以降低運(yùn)營成本。但是如果一股腦地將某些工作外包處理，就會(huì)使得企業(yè)失去了積累及保存知識(shí)資本的機(jī)會(huì)。同時(shí)，分散在多個(gè)地區(qū)甚至全球的員工、越來越多的移動(dòng)辦公，再加上很多工作者無法全天候聯(lián)機(jī)，使得工作的協(xié)調(diào)更為困難。

為解決企業(yè)不同階層的需求，例如，不同的工作者需要工作群組提供的支持可能不同，KM的功能也必須進(jìn)行。企業(yè)必須擴(kuò)展原有的KM規(guī)劃，以便能夠支持與供貨商、合作伙伴及客戶協(xié)作共同完成的工作。

內(nèi)容與流程

企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)是高效率工作環(huán)境的核心。作為ECM領(lǐng)域的領(lǐng)頭企業(yè)，美國Interwoven公司建議企業(yè)不要把ECM視為處理整個(gè)企業(yè)文件與內(nèi)容的龐大系統(tǒng)，而應(yīng)被視為是企業(yè)用來管理內(nèi)容及(產(chǎn)生與利用內(nèi)容的)技術(shù)的一種方式。ECM致力于將內(nèi)容提供給需要的工作者，無論這些內(nèi)容位于何處，來自何方。

ECM還證明了自動(dòng)化程序的價(jià)值。通過同實(shí)際客戶的接觸，美國Interwoven公司發(fā)現(xiàn)目前有80%的企業(yè)信息是缺乏整理、且無法透過計(jì)算機(jī)來處理的數(shù)據(jù)(例如:Word文件、簡報(bào)及多媒體文件)。XML技術(shù)能夠協(xié)助企業(yè)處理這些信息內(nèi)容，同時(shí)還有很多工具都可完成此項(xiàng)工作。這些功能的開發(fā)都可在ECM架構(gòu)(及其它地方)中進(jìn)行。ECM套件將成為應(yīng)用程序的開發(fā)平臺(tái)，企業(yè)可在此平臺(tái)上構(gòu)建其他應(yīng)用成程序，使得工作人員可以存取及利用內(nèi)容。為了協(xié)助企業(yè)更好的實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，很多ECM廠商會(huì)加入BPM功能。

而即便擁有了高效率的工作環(huán)境，使用者也會(huì)持續(xù)利用門戶網(wǎng)站，門戶網(wǎng)站仍舊是一個(gè)不可或缺的平臺(tái)。根據(jù)Gartner研究機(jī)構(gòu)對(duì)長期發(fā)展趨勢(shì)的分析表明:企業(yè)仍偏愛門戶網(wǎng)站技術(shù)，并將持續(xù)投資建立網(wǎng)站。該技術(shù)將持續(xù)發(fā)展，而門戶網(wǎng)站也會(huì)成為高效率工作環(huán)境中各種套件之一，特別是智能型企業(yè)套件。

來源：天極網(wǎng)