確定信息化項(xiàng)目干系人的三建議

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筆者認(rèn)為，CIO在管理信息化項(xiàng)目的時(shí)候，確認(rèn)項(xiàng)目所涉及的利益干系人很有必要。因?yàn)橹挥写_定了信息化項(xiàng)目所涉及的相互干系人，才能夠在未來(lái)項(xiàng)目的推進(jìn)中，把工作分配到人。所以，從某種意義上來(lái)說(shuō)，確定項(xiàng)目關(guān)系人是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備過(guò)程中一個(gè)必不可少的工作。它是后續(xù)項(xiàng)目順利推進(jìn)的一個(gè)基礎(chǔ)。

對(duì)于這一點(diǎn)，筆者感同身受。為此，筆者跟大家分享一些信息化項(xiàng)目干系人管理上的一些技巧?；蛟S能夠給各位CIO在信息化項(xiàng)目的管理上帶來(lái)一些啟示。

建議一：項(xiàng)目發(fā)起人，決定了信息化管理項(xiàng)目前進(jìn)的方向

筆者認(rèn)為，信息化項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，直接決定了項(xiàng)目前進(jìn)的方向，以及決定了項(xiàng)目可以走的有多遠(yuǎn)。在國(guó)內(nèi)的大部分企業(yè)中，CIO往往不是信息化項(xiàng)目的發(fā)起人，因?yàn)樗麄冊(cè)谄髽I(yè)中所擁有的權(quán)力還是比較小的。企業(yè)若要部署一個(gè)信息化項(xiàng)目，如ERP項(xiàng)目，其發(fā)起人往往是企業(yè)副總級(jí)別以上的人物。因?yàn)橹挥姓驹谶@個(gè)崗位上的員工才有這個(gè)權(quán)力去發(fā)起影響到整個(gè)企業(yè)的信息化項(xiàng)目。

根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于信息化項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，直接決定了信息化管理軟件未來(lái)發(fā)展的方向。

如筆者以前服務(wù)于一家企業(yè)，他們要上一個(gè)erp系統(tǒng)。那時(shí)候，ERP項(xiàng)目的發(fā)起人是企業(yè)的總經(jīng)理，其主要負(fù)責(zé)企業(yè)的銷(xiāo)售、采購(gòu)與財(cái)務(wù)，并不直接負(fù)責(zé)生產(chǎn)方面的事務(wù)。在他眼中，ERP系統(tǒng)就是一個(gè)進(jìn)銷(xiāo)存管理系統(tǒng)。最多只是加了財(cái)務(wù)管理方面的功能。結(jié)果，一個(gè)ERP項(xiàng)目下來(lái)，在生產(chǎn)管理上涉及甚少，只涉及到一些基本的領(lǐng)料、入庫(kù)功能。對(duì)于工序管理、邊角料等等都沒(méi)有涉及。所以，只短短半年的時(shí)間，ERP項(xiàng)目就告竣工了。在總經(jīng)理眼中，覺(jué)得這個(gè)ERP項(xiàng)目已經(jīng)是比較完美了。但是，現(xiàn)在回過(guò)頭來(lái)看看，其實(shí)，這家企業(yè)的ERP項(xiàng)目已經(jīng)走進(jìn)了死胡同。因?yàn)檫@家企業(yè)主要是以加工生產(chǎn)為主，生產(chǎn)管控是其管理上的薄弱環(huán)節(jié)。但是由于項(xiàng)目發(fā)起人，企業(yè)的總經(jīng)理對(duì)于ERP軟件認(rèn)識(shí)的錯(cuò)誤，導(dǎo)致ERP軟件很少涉及到生產(chǎn)管理的領(lǐng)域。而在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，大家又礙于總經(jīng)理的權(quán)威，都只會(huì)順從。最好就把一個(gè)好好的ERP信息化項(xiàng)目搞成了一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存軟件。所以，筆者認(rèn)為，信息化項(xiàng)目的發(fā)起人對(duì)于企業(yè)信息化管理軟件的未來(lái)走向具有決定性作用。

另外，項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目發(fā)起的目的不同，對(duì)信息化項(xiàng)目的未來(lái)走向也具有很大的影響力。如有一家企業(yè)，他們要上一個(gè)CRM項(xiàng)目。但是，上這個(gè)信息化項(xiàng)目并不是項(xiàng)目發(fā)起人的本意。而是因?yàn)樗麄兊目蛻?hù)要求企業(yè)上CRM項(xiàng)目，否則的話(huà)，就無(wú)法接到他們的訂單。這種情況，在一些外貿(mào)型企業(yè)特別常見(jiàn)。因?yàn)橐恍﹪?guó)外的客戶(hù)，他們認(rèn)為，企業(yè)上信息化管理軟件的多少直接跟企業(yè)的管理水平掛鉤。企業(yè)的信息化管理越普及，企業(yè)的管理文化也就越高。為此，CRM項(xiàng)目的發(fā)起人----企業(yè)銷(xiāo)售總監(jiān)----為了多接一些銷(xiāo)售訂單，即使其意識(shí)到企業(yè)還沒(méi)有到上CRM項(xiàng)目的程度，也不得不違心的要求CIO在企業(yè)中部署CRM信息化管理軟件。而這對(duì)項(xiàng)目的影響，就是企業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)只追求項(xiàng)目的進(jìn)度，而項(xiàng)目的質(zhì)量反而不是最重要的內(nèi)容。

可見(jiàn)，項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的成敗、以及項(xiàng)目的質(zhì)量都具有直接的關(guān)系。若不是CIO自己發(fā)起信息化項(xiàng)目的話(huà)，則一定要搞清楚項(xiàng)目發(fā)起人發(fā)起這個(gè)項(xiàng)目的意圖。最好能夠托其所好，根據(jù)信息化項(xiàng)目發(fā)起人的意圖來(lái)選擇合適的項(xiàng)目實(shí)施策略。如當(dāng)項(xiàng)目發(fā)起人急著立功的話(huà)，那么就要采取“先固化、后優(yōu)化”的實(shí)施策略。即先把項(xiàng)目上上去，讓項(xiàng)目發(fā)起人有一個(gè)邀功的借口；然后再在項(xiàng)目發(fā)起人的支持下，對(duì)信息華管理軟件進(jìn)行逐步優(yōu)化。如此的話(huà)，CIO在部署信息華項(xiàng)目的時(shí)候，就會(huì)輕松許多，遇到的阻力也會(huì)比較小。

建議二：選擇合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

企業(yè)中信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跟項(xiàng)目發(fā)起人往往不同。這跟一些實(shí)際項(xiàng)目不同。如企業(yè)要開(kāi)發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品，此時(shí)，往往新產(chǎn)品項(xiàng)目發(fā)起人是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。但是，信息化項(xiàng)目往往于此相反。如上面提到的企業(yè)總經(jīng)理發(fā)起的ERP項(xiàng)目，往往最后項(xiàng)目經(jīng)理的位置不會(huì)是企業(yè)總經(jīng)理。而且，說(shuō)句實(shí)話(huà)，總經(jīng)理若擔(dān)任這個(gè)崗位，可能還不怎么合適。

因?yàn)楣P者認(rèn)為，一個(gè)合格的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，往往需要具備如下幾個(gè)條件。

一是對(duì)于信息化項(xiàng)目所涉及到的主要領(lǐng)域，要有比較深刻的認(rèn)識(shí)。如對(duì)于制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其成功的關(guān)鍵是生產(chǎn)管理模塊。所以，單從這個(gè)角度講，讓生產(chǎn)廠長(zhǎng)擔(dān)任ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能會(huì)更加的合適。而對(duì)于客戶(hù)關(guān)系管理項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，則銷(xiāo)售總監(jiān)或者銷(xiāo)售經(jīng)理具有更大的話(huà)語(yǔ)權(quán)。

二是項(xiàng)目經(jīng)理人要有足夠多的時(shí)間與精力參與到信息化項(xiàng)目中來(lái)。若一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在項(xiàng)目期間，總是要出差。在整個(gè)項(xiàng)目期間，他是神龍見(jiàn)首不見(jiàn)尾，難得出現(xiàn)幾次。那么，除非企業(yè)的項(xiàng)目小組成員都是圣人，否則的話(huà)，項(xiàng)目很難保證有一個(gè)很好的結(jié)果。因?yàn)樵陧?xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中，往往每個(gè)項(xiàng)目小組成員都代表了自己部門(mén)的利益。故利益爭(zhēng)奪是不可避免的。若項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有足夠的時(shí)間與精力在中間周旋的話(huà)，那么在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中，就會(huì)上演一場(chǎng)場(chǎng)踢足球大戰(zhàn)。最好弄的不好，項(xiàng)目就會(huì)以失敗告終。

三是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具有一定的權(quán)力。就正如上面所說(shuō)的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的利益關(guān)系。若項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有這個(gè)權(quán)力的話(huà)，那么其就會(huì)到處碰壁，碰個(gè)滿(mǎn)頭包。而且，信息化項(xiàng)目其規(guī)模越大，其所涉及的部門(mén)、所需要用到的資源也就越大。只有在企業(yè)中具有一定權(quán)利的員工，才有能力去調(diào)配這些資源，并給不直接歸屬自己管的項(xiàng)目成員分配相關(guān)的任務(wù)。從這個(gè)角度講，筆者認(rèn)為，項(xiàng)目經(jīng)理必須要具有一定的實(shí)權(quán)。否則的話(huà)，信息化項(xiàng)目的推進(jìn)就會(huì)非常緩慢。

所以說(shuō)，CIO由于不能夠滿(mǎn)足如上這些條件，所以其也往往不是一個(gè)很合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。CIO雖然不能夠作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者項(xiàng)目發(fā)起人，但是，其有義務(wù)向企業(yè)管理層建議合適的項(xiàng)目管理人人選。CIO應(yīng)該把這項(xiàng)工作當(dāng)作重要工作來(lái)對(duì)待。因?yàn)檫x擇一個(gè)合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，那么CIO后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)的工作就會(huì)簡(jiǎn)單許多。也就是說(shuō)，CIO雖然沒(méi)有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的頭銜，但是后續(xù)很多的工作仍然要CIO來(lái)處理。所以，這也是為CIO自己后續(xù)的工作鋪平道路。

建議三：確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶(hù)

在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，最忌諱的就是面面俱到。就拿ERP這種綜合性管理非常強(qiáng)的信息化管理軟件來(lái)說(shuō)，若在信息化項(xiàng)目剛推進(jìn)的時(shí)候，就面面俱到，芝麻、西瓜都舍不得丟的話(huà)，那么項(xiàng)目小組成員就會(huì)被項(xiàng)目搞得筋疲力盡，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)停滯。

為此，筆者認(rèn)為，CIO在項(xiàng)目管理中還需要確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶(hù)。若項(xiàng)目所涉及到的范圍都很重要的話(huà)，那么CIO在安排信息化項(xiàng)目的時(shí)候，也會(huì)分階段執(zhí)行。那么每個(gè)階段就會(huì)有不同的側(cè)重點(diǎn)。此時(shí)，CIO就需要根據(jù)這個(gè)側(cè)重點(diǎn)來(lái)確定管理軟件的關(guān)鍵用戶(hù)。在某個(gè)特定的環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵用戶(hù)就是主角，其他項(xiàng)目成員必須以這些關(guān)鍵用戶(hù)為中心，進(jìn)行工作。等到關(guān)鍵用戶(hù)的需求滿(mǎn)足了，再來(lái)對(duì)其他的作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化。這主要是因?yàn)楦鱾€(gè)用戶(hù)的需求總會(huì)有沖突。當(dāng)有沖突的時(shí)候，那么該以哪個(gè)需求為主呢？ 若沒(méi)有確認(rèn)關(guān)鍵用戶(hù)，則這個(gè)就缺乏了評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)。很明顯，這會(huì)給信息化項(xiàng)目帶來(lái)很大的負(fù)面作用。

另外一點(diǎn)就是，在信息化項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候，需要對(duì)企業(yè)用戶(hù)進(jìn)行深入徹底的調(diào)研。若要在調(diào)研過(guò)程中，去征求每個(gè)用戶(hù)的想法，做到面面俱到，往往是不可能的。因?yàn)榻o這項(xiàng)工作的時(shí)間往往是有限的。就像ERP這么大型的信息化項(xiàng)目，其花在需求調(diào)研工作上的時(shí)間，也不會(huì)太久，一半也就一兩個(gè)星期。要在這么短的時(shí)間內(nèi)，掌握企業(yè)的需求，往往是件不可能完成的任務(wù)。為此，CIO只有先確定關(guān)鍵用戶(hù)。然后從關(guān)鍵用戶(hù)入手，掌握他們的需求。最好在有時(shí)間的情況下，再兼顧其他用戶(hù)的需求。只有如此，CIO才能夠抓住信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的主要矛盾。為后續(xù)項(xiàng)目的展開(kāi)，收集盡量寶貴的信息，為后續(xù)項(xiàng)目鋪平道路。（IT168）