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確定信息化項(xiàng)目干系人的三建議
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來(lái)源:泛普軟件筆者認(rèn)為,CIO在管理信息化項(xiàng)目的時(shí)候,確認(rèn)項(xiàng)目所涉及的利益干系人很有必要。因?yàn)橹挥写_定了信息化項(xiàng)目所涉及的相互干系人,才能夠在未來(lái)項(xiàng)目的推進(jìn)中,把工作分配到人。所以,從某種意義上來(lái)說(shuō),確定項(xiàng)目關(guān)系人是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備過(guò)程中一個(gè)必不可少的工作。它是后續(xù)項(xiàng)目順利推進(jìn)的一個(gè)基礎(chǔ)。
對(duì)于這一點(diǎn),筆者感同身受。為此,筆者跟大家分享一些信息化項(xiàng)目干系人管理上的一些技巧?;蛟S能夠給各位CIO在信息化項(xiàng)目的管理上帶來(lái)一些啟示。
建議一:項(xiàng)目發(fā)起人,決定了信息化管理項(xiàng)目前進(jìn)的方向
筆者認(rèn)為,信息化項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的認(rèn)識(shí),直接決定了項(xiàng)目前進(jìn)的方向,以及決定了項(xiàng)目可以走的有多遠(yuǎn)。在國(guó)內(nèi)的大部分企業(yè)中,CIO往往不是信息化項(xiàng)目的發(fā)起人,因?yàn)樗麄冊(cè)谄髽I(yè)中所擁有的權(quán)力還是比較小的。企業(yè)若要部署一個(gè)信息化項(xiàng)目,如ERP項(xiàng)目,其發(fā)起人往往是企業(yè)副總級(jí)別以上的人物。因?yàn)橹挥姓驹谶@個(gè)崗位上的員工才有這個(gè)權(quán)力去發(fā)起影響到整個(gè)企業(yè)的信息化項(xiàng)目。
根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn),這個(gè)項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于信息化項(xiàng)目的認(rèn)識(shí),直接決定了信息化管理軟件未來(lái)發(fā)展的方向。
如筆者以前服務(wù)于一家企業(yè),他們要上一個(gè)erp系統(tǒng)。那時(shí)候,ERP項(xiàng)目的發(fā)起人是企業(yè)的總經(jīng)理,其主要負(fù)責(zé)企業(yè)的銷(xiāo)售、采購(gòu)與財(cái)務(wù),并不直接負(fù)責(zé)生產(chǎn)方面的事務(wù)。在他眼中,ERP系統(tǒng)就是一個(gè)進(jìn)銷(xiāo)存管理系統(tǒng)。最多只是加了財(cái)務(wù)管理方面的功能。結(jié)果,一個(gè)ERP項(xiàng)目下來(lái),在生產(chǎn)管理上涉及甚少,只涉及到一些基本的領(lǐng)料、入庫(kù)功能。對(duì)于工序管理、邊角料等等都沒(méi)有涉及。所以,只短短半年的時(shí)間,ERP項(xiàng)目就告竣工了。在總經(jīng)理眼中,覺(jué)得這個(gè)ERP項(xiàng)目已經(jīng)是比較完美了。但是,現(xiàn)在回過(guò)頭來(lái)看看,其實(shí),這家企業(yè)的ERP項(xiàng)目已經(jīng)走進(jìn)了死胡同。因?yàn)檫@家企業(yè)主要是以加工生產(chǎn)為主,生產(chǎn)管控是其管理上的薄弱環(huán)節(jié)。但是由于項(xiàng)目發(fā)起人,企業(yè)的總經(jīng)理對(duì)于ERP軟件認(rèn)識(shí)的錯(cuò)誤,導(dǎo)致ERP軟件很少涉及到生產(chǎn)管理的領(lǐng)域。而在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中,大家又礙于總經(jīng)理的權(quán)威,都只會(huì)順從。最好就把一個(gè)好好的ERP信息化項(xiàng)目搞成了一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存軟件。所以,筆者認(rèn)為,信息化項(xiàng)目的發(fā)起人對(duì)于企業(yè)信息化管理軟件的未來(lái)走向具有決定性作用。
另外,項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目發(fā)起的目的不同,對(duì)信息化項(xiàng)目的未來(lái)走向也具有很大的影響力。如有一家企業(yè),他們要上一個(gè)CRM項(xiàng)目。但是,上這個(gè)信息化項(xiàng)目并不是項(xiàng)目發(fā)起人的本意。而是因?yàn)樗麄兊目蛻?hù)要求企業(yè)上CRM項(xiàng)目,否則的話(huà),就無(wú)法接到他們的訂單。這種情況,在一些外貿(mào)型企業(yè)特別常見(jiàn)。因?yàn)橐恍﹪?guó)外的客戶(hù),他們認(rèn)為,企業(yè)上信息化管理軟件的多少直接跟企業(yè)的管理水平掛鉤。企業(yè)的信息化管理越普及,企業(yè)的管理文化也就越高。為此,CRM項(xiàng)目的發(fā)起人----企業(yè)銷(xiāo)售總監(jiān)----為了多接一些銷(xiāo)售訂單,即使其意識(shí)到企業(yè)還沒(méi)有到上CRM項(xiàng)目的程度,也不得不違心的要求CIO在企業(yè)中部署CRM信息化管理軟件。而這對(duì)項(xiàng)目的影響,就是企業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)只追求項(xiàng)目的進(jìn)度,而項(xiàng)目的質(zhì)量反而不是最重要的內(nèi)容。
可見(jiàn),項(xiàng)目發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的成敗、以及項(xiàng)目的質(zhì)量都具有直接的關(guān)系。若不是CIO自己發(fā)起信息化項(xiàng)目的話(huà),則一定要搞清楚項(xiàng)目發(fā)起人發(fā)起這個(gè)項(xiàng)目的意圖。最好能夠托其所好,根據(jù)信息化項(xiàng)目發(fā)起人的意圖來(lái)選擇合適的項(xiàng)目實(shí)施策略。如當(dāng)項(xiàng)目發(fā)起人急著立功的話(huà),那么就要采取“先固化、后優(yōu)化”的實(shí)施策略。即先把項(xiàng)目上上去,讓項(xiàng)目發(fā)起人有一個(gè)邀功的借口;然后再在項(xiàng)目發(fā)起人的支持下,對(duì)信息華管理軟件進(jìn)行逐步優(yōu)化。如此的話(huà),CIO在部署信息華項(xiàng)目的時(shí)候,就會(huì)輕松許多,遇到的阻力也會(huì)比較小。
建議二:選擇合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
企業(yè)中信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跟項(xiàng)目發(fā)起人往往不同。這跟一些實(shí)際項(xiàng)目不同。如企業(yè)要開(kāi)發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品,此時(shí),往往新產(chǎn)品項(xiàng)目發(fā)起人是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。但是,信息化項(xiàng)目往往于此相反。如上面提到的企業(yè)總經(jīng)理發(fā)起的ERP項(xiàng)目,往往最后項(xiàng)目經(jīng)理的位置不會(huì)是企業(yè)總經(jīng)理。而且,說(shuō)句實(shí)話(huà),總經(jīng)理若擔(dān)任這個(gè)崗位,可能還不怎么合適。
因?yàn)楣P者認(rèn)為,一個(gè)合格的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,往往需要具備如下幾個(gè)條件。
一是對(duì)于信息化項(xiàng)目所涉及到的主要領(lǐng)域,要有比較深刻的認(rèn)識(shí)。如對(duì)于制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō),其成功的關(guān)鍵是生產(chǎn)管理模塊。所以,單從這個(gè)角度講,讓生產(chǎn)廠長(zhǎng)擔(dān)任ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能會(huì)更加的合適。而對(duì)于客戶(hù)關(guān)系管理項(xiàng)目來(lái)說(shuō),則銷(xiāo)售總監(jiān)或者銷(xiāo)售經(jīng)理具有更大的話(huà)語(yǔ)權(quán)。
二是項(xiàng)目經(jīng)理人要有足夠多的時(shí)間與精力參與到信息化項(xiàng)目中來(lái)。若一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,在項(xiàng)目期間,總是要出差。在整個(gè)項(xiàng)目期間,他是神龍見(jiàn)首不見(jiàn)尾,難得出現(xiàn)幾次。那么,除非企業(yè)的項(xiàng)目小組成員都是圣人,否則的話(huà),項(xiàng)目很難保證有一個(gè)很好的結(jié)果。因?yàn)樵陧?xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中,往往每個(gè)項(xiàng)目小組成員都代表了自己部門(mén)的利益。故利益爭(zhēng)奪是不可避免的。若項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有足夠的時(shí)間與精力在中間周旋的話(huà),那么在項(xiàng)目進(jìn)行的過(guò)程中,就會(huì)上演一場(chǎng)場(chǎng)踢足球大戰(zhàn)。最好弄的不好,項(xiàng)目就會(huì)以失敗告終。
三是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具有一定的權(quán)力。就正如上面所說(shuō)的,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的利益關(guān)系。若項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有這個(gè)權(quán)力的話(huà),那么其就會(huì)到處碰壁,碰個(gè)滿(mǎn)頭包。而且,信息化項(xiàng)目其規(guī)模越大,其所涉及的部門(mén)、所需要用到的資源也就越大。只有在企業(yè)中具有一定權(quán)利的員工,才有能力去調(diào)配這些資源,并給不直接歸屬自己管的項(xiàng)目成員分配相關(guān)的任務(wù)。從這個(gè)角度講,筆者認(rèn)為,項(xiàng)目經(jīng)理必須要具有一定的實(shí)權(quán)。否則的話(huà),信息化項(xiàng)目的推進(jìn)就會(huì)非常緩慢。
所以說(shuō),CIO由于不能夠滿(mǎn)足如上這些條件,所以其也往往不是一個(gè)很合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。CIO雖然不能夠作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者項(xiàng)目發(fā)起人,但是,其有義務(wù)向企業(yè)管理層建議合適的項(xiàng)目管理人人選。CIO應(yīng)該把這項(xiàng)工作當(dāng)作重要工作來(lái)對(duì)待。因?yàn)檫x擇一個(gè)合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,那么CIO后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)的工作就會(huì)簡(jiǎn)單許多。也就是說(shuō),CIO雖然沒(méi)有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的頭銜,但是后續(xù)很多的工作仍然要CIO來(lái)處理。所以,這也是為CIO自己后續(xù)的工作鋪平道路。
建議三:確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶(hù)
在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中,最忌諱的就是面面俱到。就拿ERP這種綜合性管理非常強(qiáng)的信息化管理軟件來(lái)說(shuō),若在信息化項(xiàng)目剛推進(jìn)的時(shí)候,就面面俱到,芝麻、西瓜都舍不得丟的話(huà),那么項(xiàng)目小組成員就會(huì)被項(xiàng)目搞得筋疲力盡,甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)停滯。
為此,筆者認(rèn)為,CIO在項(xiàng)目管理中還需要確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶(hù)。若項(xiàng)目所涉及到的范圍都很重要的話(huà),那么CIO在安排信息化項(xiàng)目的時(shí)候,也會(huì)分階段執(zhí)行。那么每個(gè)階段就會(huì)有不同的側(cè)重點(diǎn)。此時(shí),CIO就需要根據(jù)這個(gè)側(cè)重點(diǎn)來(lái)確定管理軟件的關(guān)鍵用戶(hù)。在某個(gè)特定的環(huán)節(jié),這些關(guān)鍵用戶(hù)就是主角,其他項(xiàng)目成員必須以這些關(guān)鍵用戶(hù)為中心,進(jìn)行工作。等到關(guān)鍵用戶(hù)的需求滿(mǎn)足了,再來(lái)對(duì)其他的作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化。這主要是因?yàn)楦鱾€(gè)用戶(hù)的需求總會(huì)有沖突。當(dāng)有沖突的時(shí)候,那么該以哪個(gè)需求為主呢? 若沒(méi)有確認(rèn)關(guān)鍵用戶(hù),則這個(gè)就缺乏了評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)。很明顯,這會(huì)給信息化項(xiàng)目帶來(lái)很大的負(fù)面作用。
另外一點(diǎn)就是,在信息化項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候,需要對(duì)企業(yè)用戶(hù)進(jìn)行深入徹底的調(diào)研。若要在調(diào)研過(guò)程中,去征求每個(gè)用戶(hù)的想法,做到面面俱到,往往是不可能的。因?yàn)榻o這項(xiàng)工作的時(shí)間往往是有限的。就像ERP這么大型的信息化項(xiàng)目,其花在需求調(diào)研工作上的時(shí)間,也不會(huì)太久,一半也就一兩個(gè)星期。要在這么短的時(shí)間內(nèi),掌握企業(yè)的需求,往往是件不可能完成的任務(wù)。為此,CIO只有先確定關(guān)鍵用戶(hù)。然后從關(guān)鍵用戶(hù)入手,掌握他們的需求。最好在有時(shí)間的情況下,再兼顧其他用戶(hù)的需求。只有如此,CIO才能夠抓住信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的主要矛盾。為后續(xù)項(xiàng)目的展開(kāi),收集盡量寶貴的信息,為后續(xù)項(xiàng)目鋪平道路。(IT168)
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