OA軟件將突破業(yè)務流程對管理和決策水平的重大突破

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辦公自動化簡稱：OA(英文：Office Automation)，是當今政府機關事業(yè)單位推進無紙化辦公的一項重要舉措。隨著我國信息化發(fā)展和建設地不斷深入，特別是在國家“信息化與工業(yè)化融合”重要戰(zhàn)略的指引下，我國信息化實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。電子政務辦公自動化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，引起了各級政府的高度重視，通過運用信息與通訊技術，打破了行政機關的組織界限，改進政府組織，重組公共管理，實現(xiàn)政府辦公自動化、政府業(yè)務流程信息化，為公眾和企業(yè)提供了廣泛、高效和個性化的服務。
    泛普OA認為，傳統(tǒng)政府行政管理陷入困境時，政府信息化辦公是管理改革和創(chuàng)新最重要的推動劑。互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用不但使政府面臨更大的壓力而且為政府管理創(chuàng)新提供了更多的可能性。辦公自動化將成為政府再造的理性選擇與信息技術進步相結合的必然產(chǎn)物。
    政府行政單位作為國家經(jīng)濟、政治以及社會生活的管理者和參與者，通過信息技術的應用，進行信息化建設，改進政府管理職能，實現(xiàn)內(nèi)部辦公自動化、管理信息化、決策科學化，全面提升政府的管理水平和強化服務功能，對國民經(jīng)濟以及社會發(fā)展起到了很大的積極作用。
    以我國電子政務中的質檢信息化為例，OA辦公平臺就在其中起到了重要的推動作用，主要表現(xiàn)在以下三個方面：
    首先，增強了協(xié)同辦公能力。
    由于政府部門政務的復雜性、繁雜性，以及在各系統(tǒng)之間不能相互溝通，不能達到資源共享等問題。OA辦公自動化系統(tǒng)平臺有效解決了公文處理的流傳性、時限性等問題。方便快捷的辦理方法加之移動辦公的運用使操作更加簡單便捷，達到了節(jié)能高效，使政府工作更加有能效。
    面向知識管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠集成各式各樣種類的信息數(shù)據(jù)，不僅包括文件系統(tǒng)中的各類文件、傳統(tǒng)的關系型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫中的各種數(shù)據(jù)，以及互聯(lián)網(wǎng)上的各種種類的數(shù)據(jù)，而且還包括電子郵件信息、數(shù)據(jù)知識庫、相關業(yè)務電子數(shù)據(jù)等。協(xié)同辦公平臺能夠通過數(shù)據(jù)挖掘從凌亂錯雜的數(shù)據(jù)中梳理出所需要的數(shù)據(jù)、信息進行匯總和提煉，為領導決策提供有用的依據(jù)。
    協(xié)同辦公系統(tǒng)還能起到“知識管理”的平臺化作用。面向知識管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)逐漸地把知識管理原則和實踐融入到日常工作中來，不僅模擬和實現(xiàn)了工作流的自動化流轉，也體現(xiàn)了工作流程中每個單元、每個工作人員運用知識的協(xié)作過程。
    協(xié)同辦公之后不用再拿著各種辦公文件去申請，不用拿著單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速高效穩(wěn)定的網(wǎng)絡傳輸手段，發(fā)揮著信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各個部門的工作流程，從而減少工作中復雜的環(huán)節(jié)，同時將傳統(tǒng)的Excel表格填寫的過程電子化、無紙化，幫助使用用戶能夠更快、更準確地完成相關工作流程。
    第二，推進節(jié)能減排、降低辦公費用。
    我國的質監(jiān)系統(tǒng)負責貫徹執(zhí)行國家和省市有關質量技術監(jiān)督工作的方針、政策，負責相關法律、法規(guī)及相關規(guī)章的實施和行政執(zhí)法工作，對下一級的行政機關的行政執(zhí)法工作進行了指導和監(jiān)督。網(wǎng)絡遠程協(xié)同辦公節(jié)約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用。
    OA辦公平臺的建立，使質監(jiān)行政事務通過一個組件化、智能化、個性化的系統(tǒng)成為新一代政務應用窗口。整個系統(tǒng)架構在完全開放的系統(tǒng)平臺，支持主流服務器平臺，以網(wǎng)絡為依托，以數(shù)據(jù)庫為支持，以求構造出一個人與系統(tǒng)和諧的辦公環(huán)境，減少集中會議，加速信息、知識的流動，提高辦公效率和辦公質量，從而大大降低了相關的辦公費用。
    當前，國家在計算機網(wǎng)絡建設方面在不斷的增加，信息“高速公路”已建好，擁有了良好的外部網(wǎng)絡環(huán)境，對于機關事業(yè)單位完善內(nèi)部的網(wǎng)絡，就可以選擇連接電信或其他網(wǎng)絡寬帶供應商在信息高速路上奔跑。隨著計算機在國內(nèi)的普及，硬件價格下降，為信息化網(wǎng)絡建設打下了良好的基礎，進而帶來軟件的需求。OA系統(tǒng)已經(jīng)過十幾年的發(fā)展，產(chǎn)品已相對成熟，實施風險低，容易見效果。所以實施OA便順理成章。
    最后，提供信息和知識共享、個性化服務平臺。
    由于各地質檢單位的信息十分繁多，要想實現(xiàn)知識管理，首先必須讓質監(jiān)局的各項知識能夠共享，以不同的方式建立知識收集、整理、存儲、共享和利用的平臺，為質監(jiān)局提供一個知識信息的交互環(huán)境。不同的部門或個人需要處理不同的事務，為了提高辦公效率，系統(tǒng)通過定制個性化服務，滿足不同用戶的需求；建立個人知識門戶，讓用戶建立自己的知識管理，在工作中快速找到自己需要的知識，解決問題。
    OA辦公平臺具備很多種共享方式，提供強大數(shù)據(jù)和業(yè)務共享能力。它充分利用現(xiàn)有的各種技術手段和各種協(xié)同工作手段，包括文檔共享、多線程、電子郵件及一些輔助工具，而且還能提供在線及時共享等功能，同時還能提供不同層面、不同系統(tǒng)之間的信息數(shù)據(jù)共享方式，包括能支持PDA、移動通訊設備、手機移動接入等訪問方式進行移動辦公。
    通過WEB模式、VPN模式以及移動互聯(lián)等方式實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上操作系統(tǒng)，達到在辦公室以外的地方工作。只要在有網(wǎng)絡的地方，用戶可以隨時訪問質監(jiān)局的辦公自動化系統(tǒng)；將系統(tǒng)應用地點由固定的物理位置延伸到其他地方，提高了工作效率，減少費用。同時縮短了處理各項事務的時間，使原本需要更長流轉時間才能得以解決的問題得到快速解決，減少了成本，大大提高了辦公效率。
    利用先進的計算機網(wǎng)絡技術為社會公眾提供更好的服務，能夠更好地與社會公眾進行溝通，及時聽取反饋意見。項目申報系統(tǒng)可以方便社會公眾上報信息，避免手工方式下需要材料往返多次才能按要求全部提供的弊病，使政府為社會公眾提供更好的服務。
    目前我國政府機關，推行OA的目標主要體現(xiàn)在提高辦公效率，如：公文自動流轉自動化、減少重復勞動力、文檔電子化等，而后臺辦公流程與系統(tǒng)組織結構基本還是原有模式，在這種狀況下管理水平的提升是有限的。在未來的時代，OA將突破業(yè)務流程對管理和決策水平的重大突破，集中體現(xiàn)我國政府業(yè)務流程自動化、管理與決策水平的提升。