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ERP環(huán)境下采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
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隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,ERP已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP是MRPII思想的延伸,雖然它仍以MRP為核心,但其功能與技術(shù)已完全超越了MRP,它面向整個(gè)供需鏈管理,綜合考慮了制造廠、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。erp系統(tǒng)有三條主線:以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)流”、以庫(kù)存管理系統(tǒng)為核心的“物流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流”。
采購(gòu)管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分,它對(duì)保證信息正常流動(dòng)、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項(xiàng)目中采購(gòu)管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)及其關(guān)鍵技術(shù)。
1 采購(gòu)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)思想
1.1 系統(tǒng)需求
某彩印公司是以設(shè)計(jì)、印刷為主的中小型企業(yè),有典型的流程工業(yè)特點(diǎn),其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產(chǎn),按計(jì)劃采購(gòu)物料。由于工廠近幾年發(fā)展很快,供應(yīng)商和用戶數(shù)增長(zhǎng)較快,用戶要求的交貨期、價(jià)格、技術(shù)指標(biāo)等越來(lái)越苛刻,而廠內(nèi)信息共享程度差,很多重復(fù)工作,直接影響工廠效益。該公司原來(lái)使用的采購(gòu)管理系統(tǒng)功能單一,只實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)單和供應(yīng)商的錄入,操作術(shù)不方便,速度很慢.為此,該公司決定實(shí)施ERP。
1.2 系統(tǒng)功能模塊劃分
本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計(jì)劃流為主線,分業(yè)物管理、生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、人力資源管理、帳務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行,又能組織一個(gè)大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行,子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。
其中采購(gòu)管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計(jì)劃提出的采購(gòu)要求并及時(shí)反饋執(zhí)行情況,還要提供對(duì)供需鏈管理的相關(guān)支持。采購(gòu)過(guò)程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流,本系統(tǒng)結(jié)合實(shí)際情況將采購(gòu)管理系統(tǒng)劃分為四個(gè)子模塊,如圖1所示,各模塊功能如下:
①采購(gòu)管理:這是采購(gòu)管理子系統(tǒng)中最重要的模塊,與庫(kù)存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理,包括采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單管理,收貨、退貨管理等功能。
根據(jù)各種請(qǐng)購(gòu)信息,制訂采購(gòu)計(jì)劃,通過(guò)詢比議價(jià)選擇最優(yōu)供應(yīng)商,然后生成采購(gòu)單,通過(guò)發(fā)單作業(yè)將采購(gòu)單實(shí)際發(fā)出。
采購(gòu)單管理包括維護(hù)和修改采購(gòu)單、查詢各種采種采購(gòu)單的執(zhí)行狀態(tài)等。
收貨檢驗(yàn)作業(yè)由專門的質(zhì)檢門門做,收貨員根據(jù)采購(gòu)單編號(hào)或直接查找未收完料的采購(gòu)單,核對(duì)正確后開(kāi)收貨單,此時(shí)采購(gòu)子系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示有新收貨情況,可重新核對(duì)是否無(wú)誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動(dòng)計(jì)算此次收體貼的合格率,該合格率可人為供應(yīng)商評(píng)估的參考。
退貨時(shí)先根據(jù)發(fā)票建立一個(gè)退貨請(qǐng)求,貨物出庫(kù),根據(jù)出庫(kù)結(jié)果建立退貨說(shuō)明,并相應(yīng)修改收貨、付款情況。
②供應(yīng)商管理:在一個(gè)管理先進(jìn)的企業(yè)中,供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分,因此對(duì)供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息,包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個(gè)信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長(zhǎng)期合作關(guān)系是至關(guān)重要的,所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評(píng)估流程,采用人工評(píng)分與系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)分相結(jié)合的評(píng)估制度,合理公正地評(píng)估供應(yīng)商,使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。
③采購(gòu)結(jié)算:模塊包括采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理??筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計(jì)某段時(shí)期的采購(gòu)情況,生成相應(yīng)報(bào)表。根據(jù)采購(gòu)單制作相應(yīng)付款計(jì)劃生成報(bào)表,財(cái)務(wù)處付款后自
圖2 采購(gòu)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖
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