ERP環(huán)境下采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

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0 引言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，ERP已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP是MRPII思想的延伸，雖然它仍以MRP為核心，但其功能與技術(shù)已完全超越了MRP，它面向整個(gè)供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。erp系統(tǒng)有三條主線：以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)流”、以庫(kù)存管理系統(tǒng)為核心的“物流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流”。

采購(gòu)管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分，它對(duì)保證信息正常流動(dòng)、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項(xiàng)目中采購(gòu)管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)及其關(guān)鍵技術(shù)。

1 采購(gòu)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)思想

1.1 系統(tǒng)需求

某彩印公司是以設(shè)計(jì)、印刷為主的中小型企業(yè)，有典型的流程工業(yè)特點(diǎn)，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產(chǎn)，按計(jì)劃采購(gòu)物料。由于工廠近幾年發(fā)展很快，供應(yīng)商和用戶數(shù)增長(zhǎng)較快，用戶要求的交貨期、價(jià)格、技術(shù)指標(biāo)等越來(lái)越苛刻，而廠內(nèi)信息共享程度差，很多重復(fù)工作，直接影響工廠效益。該公司原來(lái)使用的采購(gòu)管理系統(tǒng)功能單一，只實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)單和供應(yīng)商的錄入，操作術(shù)不方便，速度很慢．為此，該公司決定實(shí)施ERP。

1.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計(jì)劃流為主線，分業(yè)物管理、生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、人力資源管理、帳務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能組織一個(gè)大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。

其中采購(gòu)管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計(jì)劃提出的采購(gòu)要求并及時(shí)反饋執(zhí)行情況，還要提供對(duì)供需鏈管理的相關(guān)支持。采購(gòu)過(guò)程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流，本系統(tǒng)結(jié)合實(shí)際情況將采購(gòu)管理系統(tǒng)劃分為四個(gè)子模塊，如圖1所示，各模塊功能如下：

①采購(gòu)管理：這是采購(gòu)管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，與庫(kù)存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理，包括采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單管理，收貨、退貨管理等功能。

根據(jù)各種請(qǐng)購(gòu)信息，制訂采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)詢比議價(jià)選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購(gòu)單，通過(guò)發(fā)單作業(yè)將采購(gòu)單實(shí)際發(fā)出。

采購(gòu)單管理包括維護(hù)和修改采購(gòu)單、查詢各種采種采購(gòu)單的執(zhí)行狀態(tài)等。

收貨檢驗(yàn)作業(yè)由專門的質(zhì)檢門門做，收貨員根據(jù)采購(gòu)單編號(hào)或直接查找未收完料的采購(gòu)單，核對(duì)正確后開(kāi)收貨單，此時(shí)采購(gòu)子系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示有新收貨情況，可重新核對(duì)是否無(wú)誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動(dòng)計(jì)算此次收體貼的合格率，該合格率可人為供應(yīng)商評(píng)估的參考。

退貨時(shí)先根據(jù)發(fā)票建立一個(gè)退貨請(qǐng)求，貨物出庫(kù)，根據(jù)出庫(kù)結(jié)果建立退貨說(shuō)明，并相應(yīng)修改收貨、付款情況。

②供應(yīng)商管理：在一個(gè)管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對(duì)供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個(gè)信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長(zhǎng)期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評(píng)估流程，采用人工評(píng)分與系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)分相結(jié)合的評(píng)估制度，合理公正地評(píng)估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。

③采購(gòu)結(jié)算：模塊包括采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計(jì)某段時(shí)期的采購(gòu)情況，生成相應(yīng)報(bào)表。根據(jù)采購(gòu)單制作相應(yīng)付款計(jì)劃生成報(bào)表，財(cái)務(wù)處付款后自

圖2 采購(gòu)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖