全新辦公環(huán)境 多媒體通信解放移動(dòng)辦公

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作為企業(yè)內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的主要渠道，企業(yè)通信解決方案一直是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要組成部分。隨著企業(yè)通信從傳統(tǒng)的以PBX為核心的電路交換逐步轉(zhuǎn)向以IPPBX為核心的多媒體通信系統(tǒng)，企業(yè)在升級(jí)其通信網(wǎng)絡(luò)時(shí)也面臨著更多的選擇。

中國(guó)首個(gè)在美國(guó)納斯達(dá)克上市的水、市政、工業(yè)安全生產(chǎn)及環(huán)境治理領(lǐng)域的高科技公司——鼎聯(lián)控股有限公司在面對(duì)這個(gè)選擇時(shí)，果斷地站在了多媒體通信一邊。在鼎聯(lián)控股看來，低成本、高效率以及現(xiàn)代信息化管理的成為推動(dòng)其選擇這套通信系統(tǒng)的重要因素。

“多分支”是本難念經(jīng)

鼎聯(lián)控股公司總部位于北京，擁有多個(gè)子公司，下屬燕禹水務(wù)、天傳海特、塞特雷特、鼎聯(lián)高新業(yè)務(wù)公司，在石家莊、天津、武漢、邯鄲、銀川多個(gè)地方設(shè)有分公司或辦事處，并已在美國(guó)和印度設(shè)立了辦公室。

鼎聯(lián)控股的業(yè)務(wù)主要集中在防汛抗旱減災(zāi)及水資源管理，中小城市污水處理及中水回用，工業(yè)安全及廢氣治理等方面，合作項(xiàng)目遍布中國(guó)華北、華中、東北、西北地區(qū)及海外。

這就產(chǎn)生了三個(gè)必然：

一、分支機(jī)構(gòu)多。隨著業(yè)務(wù)的拓展，這些分支機(jī)構(gòu)與企業(yè)總部的通信成本呈現(xiàn)明顯的上升態(tài)勢(shì)；

二、員工異地出差多。尤其是出差到非分支機(jī)構(gòu)所在地時(shí)，與總部的語音通信就非常不便，參加會(huì)議及收發(fā)傳真就更為困難。

三、協(xié)同工作程度低導(dǎo)致對(duì)客戶的服務(wù)水平難有提高。當(dāng)面臨相對(duì)復(fù)雜的產(chǎn)品生產(chǎn)需求、技術(shù)支持難題或是售后服務(wù)問題時(shí)，很可能需要身處不同地點(diǎn)的工程、技術(shù)以及管理人員共同診斷項(xiàng)目問題，卻很難順利展開。

這種情況下，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的通信解決方案，帶來的首要問題就是溝通成本顯著升高，隨著而來的還有管理成本升高，效率降低，以及對(duì)客戶的服務(wù)支持水平降低。

一直遵循樸實(shí)的企業(yè)發(fā)展理論，將公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)和穩(wěn)健發(fā)展作為目標(biāo)的鼎聯(lián)控股十分重視財(cái)務(wù)成本最小化，在認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)技術(shù)劣勢(shì)明顯，基于傳統(tǒng)電路交換的通信系統(tǒng)正在被替代，若仍不愿放棄舊有系統(tǒng)，則在未來的競(jìng)爭(zhēng)中會(huì)處于下風(fēng)后，采用了捷思銳科技的IP辦公多媒體通信系統(tǒng)解決方案。

轉(zhuǎn)變力求突破

基于以上理由，在部署之初，鼎聯(lián)控股對(duì)這套新通信系統(tǒng)提出了以下要求：

● 能夠讓異地辦公機(jī)構(gòu)間協(xié)同辦公，并能有效減少企業(yè)內(nèi)部通信費(fèi)用；

● 能夠提供多種通信手段以及豐富的業(yè)務(wù)應(yīng)用，滿足員工在各種情況下的通信需求；

● 可以與企業(yè)自身的OA系統(tǒng)協(xié)同工作，提高員工辦公效率；

● 可以開放二次開發(fā)接口。

針對(duì)企業(yè)的這些需求，捷思銳科技推薦了基于MCS多媒體通信系統(tǒng)的解決方案來組建企業(yè)的統(tǒng)一通信協(xié)同辦公系統(tǒng)，解決企業(yè)總部和各分支機(jī)構(gòu)、移動(dòng)辦公人員內(nèi)部的通信問題，并且可根據(jù)員工的不同應(yīng)用環(huán)境，提供多種終端類型。同時(shí)能夠把員工的各種通信終端集成在一個(gè)平臺(tái)上協(xié)同工作，有效地提高員工之間的溝通能力和效率。

基于IP網(wǎng)絡(luò)的多媒體通信的力量

本方案一期在鼎聯(lián)控股北京總部部署了MCS軟交換服務(wù)器、GA90語音網(wǎng)關(guān)、傳真服務(wù)器、話務(wù)臺(tái)、WiFi基站，IP話機(jī)、WiFi手持終端以及其他個(gè)人通信工具。設(shè)備之間通過IP協(xié)議交互信息。其中：

圖1

1.MCS軟交換服務(wù)器是該企業(yè)語音通信系統(tǒng)的核心交換平臺(tái)，型號(hào)為MCS1000，該平臺(tái)通過以太網(wǎng)接口連接到企業(yè)的局域網(wǎng)中，負(fù)責(zé)完成整個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)的分機(jī)注冊(cè)和分機(jī)通話路由的管理，并通過IP協(xié)議與系統(tǒng)內(nèi)的其他設(shè)備進(jìn)行信息的交互。

2.用部署GA90語音網(wǎng)關(guān)的方式，使企業(yè)總部的中繼線路可以連接到PSTN網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的各分機(jī)與PSTN外線的互聯(lián)互通。GA90網(wǎng)關(guān)也是通過以太網(wǎng)接口連接到企業(yè)的局域網(wǎng)中，并通過局域網(wǎng)和MCS軟交換平臺(tái)互連。

3.企業(yè)總部的辦公終端可采用模擬話機(jī)、IP話機(jī)、IP話務(wù)臺(tái)、個(gè)人通信工具等多種形式。模擬話機(jī)可直接連接到語音網(wǎng)關(guān)上，通過網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)到MCS軟交換平臺(tái)上。部署IP話務(wù)臺(tái)作為企業(yè)的總機(jī)，IP話機(jī)和IP話務(wù)臺(tái)無需再與專門的網(wǎng)關(guān)設(shè)備相連便可直接連接到網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)的接口上，部署方便。

4.通過在企業(yè)總部部署網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器，可以實(shí)現(xiàn)員工通過企業(yè)郵箱來發(fā)送和接收傳真文件，當(dāng)員工移動(dòng)辦公或出差異地時(shí)，可通過該方式便捷地收發(fā)傳真。此外，傳真服務(wù)器還支持免費(fèi)傳真、傳真群發(fā)、漫游收發(fā)、無紙傳真、多用戶網(wǎng)絡(luò)傳真、電腦關(guān)機(jī)收發(fā)、電腦傳真計(jì)費(fèi)等。

5.在企業(yè)總部辦公區(qū)內(nèi)部署WiFi基站，用于無線覆蓋，并給需要移動(dòng)辦公的工作人員配置WiFi手持終端。WiFi終端作為系統(tǒng)內(nèi)的一個(gè)分機(jī)注冊(cè)在軟交換平臺(tái)上，在覆蓋范圍內(nèi)可作為普通分機(jī)使用，便于企業(yè)內(nèi)部移動(dòng)工作人員與其他員工的內(nèi)部通信。

對(duì)于鼎聯(lián)控股這樣的企業(yè)來說，如何處理好多分支機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一管理和溝通協(xié)作是影響企業(yè)發(fā)展的重大問題。相信多數(shù)多分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)都會(huì)遇到這樣的難題——總部的管理者經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，公司總是會(huì)發(fā)生總部的策略無法切實(shí)地貫徹下去。企業(yè)內(nèi)部各部門之間、總部與異地分支之間、公司人員與外部客戶或合作伙伴之間，由于跨越區(qū)域較大、溝通時(shí)間較長(zhǎng)，而無法保證合作的良好運(yùn)行。由此導(dǎo)致的異地出差或撥打長(zhǎng)途，都會(huì)給企業(yè)造成較大的成本壓力。

那么，基于MCS多媒體通信系統(tǒng)的綜合通信解決方案是否真的能協(xié)助企業(yè)擺脫上述困擾呢？經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)際運(yùn)作，鼎聯(lián)控股得出了肯定的答案。

全新的辦公體驗(yàn)

第一，給多分支機(jī)構(gòu)的頻繁內(nèi)部電話會(huì)議帶來福音。

對(duì)于有多個(gè)分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)來說，內(nèi)部電話會(huì)議是協(xié)調(diào)各方資源、自上而下的推進(jìn)企業(yè)新策略、溝通業(yè)務(wù)進(jìn)展、展開多方合作的必要手段，因而對(duì)企業(yè)發(fā)展起著重要作用。

該系統(tǒng)可提供兩種模式召開會(huì)議：一種是會(huì)議主席通過辦公話機(jī)撥特服號(hào)一個(gè)一個(gè)召集其他人員參加電話會(huì)議，適合應(yīng)變突發(fā)事件時(shí)召開會(huì)議用。另一種是分配預(yù)約會(huì)議室，給每個(gè)會(huì)議室分配會(huì)議號(hào)碼和密碼，需要參加會(huì)議的人員只需要撥打會(huì)議號(hào)碼及密碼即可加入到會(huì)議中來，適合定期召開例會(huì)時(shí)使用。

同時(shí)，無論是手機(jī)、傳統(tǒng)的辦公電話，還是IP話機(jī)、軟電話、WiFi終端，都可以接入電話會(huì)議中實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。

此外，系統(tǒng)還支持多方視頻會(huì)議，可對(duì)支持視頻的桌面客戶端發(fā)起視頻會(huì)議。在通話的同時(shí)，還支持屏幕共享、協(xié)同瀏覽功能，在遇到相對(duì)復(fù)雜的產(chǎn)品生產(chǎn)需求、技術(shù)支持難題或是售后服務(wù)問題時(shí)，這些功能可提高辦事效率，非常實(shí)用。

第二，為頻繁出差的辦公人員提供統(tǒng)一通信協(xié)同辦公系統(tǒng)，整合并優(yōu)化多種通信方式，以達(dá)到高效辦公的目的。

新部署的基于MCS多媒體通信系統(tǒng)的綜合通信解決方案提供了統(tǒng)一通信功能，可將軟電話、IM軟件、語音信箱、電子郵件系統(tǒng)等多種通信手段集成起來協(xié)同工作，出差人員只需在PC上安裝該個(gè)人通信工具即可。（如下圖）

圖2

●由于IP電話分機(jī)可以和軟電話、IM軟件集成，所以這三種終端可以共用一個(gè)分機(jī)號(hào)碼。當(dāng)北京總部的人員到上海出差時(shí)，只要在賓館通過網(wǎng)線接入因特網(wǎng)，即可用軟電話或IM軟件與總部進(jìn)行語音通話或電話會(huì)議，其效果與該人員用總部辦公室中的IP電話與其他分機(jī)通話或參加電話會(huì)議一樣。

●由于語音郵箱系統(tǒng)可以和電子郵件系統(tǒng)集成，在出差人員沒有接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)，總部可以發(fā)送語音郵件，將指示傳達(dá)到出差人員的電子郵箱中，對(duì)方在線聽取后可回復(fù)留言。

●由于網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器可以和電子郵件系統(tǒng)集成，因此可以實(shí)現(xiàn)通過電子郵件來發(fā)送和接收傳真文件，這對(duì)于在業(yè)務(wù)推進(jìn)過程中經(jīng)常需要通過傳真來向總部或客戶公司傳達(dá)合同、訂單、報(bào)表等材料，以及獲取總部批復(fù)文件的出差人員來說，非常便捷高效。

第三，基于多媒體通信的統(tǒng)一通信協(xié)同辦公系統(tǒng)極大地降低了通信成本。

以前，出差人員在異地甚至異國(guó)出差期間，只能用自己的手機(jī)與總部或分支機(jī)構(gòu)聯(lián)系，一旦遇到相對(duì)復(fù)雜的產(chǎn)品生產(chǎn)需求、技術(shù)支持難題時(shí)，通信支出便水漲船高。

在部署該通信解決方案后，出差上海的人員可以通過個(gè)人通信工具中的多種方式，甚至可以外接USB電話來與北京總部或其他地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行通信，仍為免費(fèi)。對(duì)于內(nèi)部電話會(huì)議繁多的企業(yè)來說，在通信方面極大地降低了企業(yè)的管理、運(yùn)營(yíng)成本。

第四，方便系統(tǒng)的后期擴(kuò)容以及功能升級(jí)。

系統(tǒng)中的軟硬件設(shè)備均通過以太網(wǎng)接口連接到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，通過IP網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，因此設(shè)備的部署沒有地域限制，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方便可部署設(shè)備，無需專門的布線和網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃，非常容易并節(jié)省成本。系統(tǒng)擴(kuò)容時(shí)，只需要增加相關(guān)許可和終端即可，無需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行大的變動(dòng)，確保了系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

同時(shí)，該系統(tǒng)也提供了豐富的二次開發(fā)接口，企業(yè)可以將通信功能很容易地集成在企業(yè)官方網(wǎng)站、OA、CRM、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。

第五，帶來很多無形優(yōu)勢(shì)――包括便于統(tǒng)一管理、提高生產(chǎn)率、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作和提高客戶支持水平。

形成良性高效的信息溝通，使分支機(jī)構(gòu)與總部步調(diào)一致，尤其是對(duì)于那些利潤(rùn)高、風(fēng)險(xiǎn)大、時(shí)間跨度大的大型銷售項(xiàng)目來說，管理協(xié)作的難度也很高，這時(shí)更突顯了兩地合力操作，解決項(xiàng)目問題的重要性。

該方案除了能夠加強(qiáng)異地之間的溝通外，還在諸多細(xì)節(jié)上為提高企業(yè)服務(wù)水平提供了解決途徑。例如，系統(tǒng)可以給不同的工作崗位的人員部署最恰當(dāng)?shù)耐ㄓ嵔K端。如給在辦公區(qū)需要移動(dòng)工作的人員配置WiFi無線終端，一旦出現(xiàn)緊急事件，可以方便及時(shí)地找到他們。

從基于IP的通信解決方案中獲得長(zhǎng)期戰(zhàn)略回報(bào)的潛力使得它更加具有吸引力。可以說，固守在傳統(tǒng)的電路交換網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電話呼叫是毫無意義的！原因非常簡(jiǎn)單――這樣會(huì)導(dǎo)致更高的成本，并會(huì)阻礙企業(yè)利用新一代的解決方案來提高生產(chǎn)率和客戶支持水平。