肩負起OA項目建設(shè)的職責(zé)的同時，不少CIO卻充滿激情地沖向陷阱

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

CIO的項目陷阱是什么？
CIO通常是OA項目的負責(zé)人，中國的OA應(yīng)用發(fā)展史可謂成也CIO敗也CIO，在組織賦予CIO肩負起OA項目建設(shè)的職責(zé)的同時，不少CIO卻充滿激情地沖向陷阱。
陷阱一：缺乏長期規(guī)劃
有些CIO一般有當(dāng)前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。詳情參見第7問：如何進行實施階段規(guī)劃
陷阱二：需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，那么你就離失敗不遠了。
如何認識自己的需求？
99.99%的OA需求都是發(fā)白紙給所有人采集匯總而得來的，以這樣形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的OA都走項目化或者看著別人的OA還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子。
把一疊白紙發(fā)給單位內(nèi)各個部門的10天后，或許你收到了他們的書面反饋，那么來讓我們仔細看看這份需求吧。
也許每個部門都提出了自己的需求，詳細無比，里面不僅是一個個以自我為中心的要求，而且充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求，甚至包涵著個別領(lǐng)導(dǎo)的軟件嗜好。這些本位主義需求從來沒有考慮別人的應(yīng)用感受，只想著用起軟件來自己更輕松，把任何沒有用計算機處理的事情都推給OA。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足，甚至同行用的不錯的軟件也無法對你做到這一點。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。你千萬不可以簡單地裝訂成冊提交供應(yīng)商，讓他就這樣去寫應(yīng)對方案，依據(jù)這樣的需求開發(fā)出來的OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島。第一代的OA都是這么出生的，最后大家用起來一頭霧水，這些看上去都是我們想要的功能為何總感覺那么別扭？問題到底出在哪？
我們研究發(fā)現(xiàn)這類OA普遍存在一個問題：如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標，那么那個把我們協(xié)同在一起的功能是哪個？
請不要輕率地回答這個問題，你說用公文？別逗了，公文只有組織中不到10%經(jīng)常用；文檔？文檔可以分享，不過文檔不能主動產(chǎn)生協(xié)同；IM？IM好像不能進行表單審批吧；郵件？郵件能作流程化審批嗎？郵件能使得整個組織共享嗎？郵件用于要事的授權(quán)你既不知道過程也不知道結(jié)果你能放心嗎？要用郵件來完成組織的日常協(xié)同我們還作OA項目干什么？
所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細節(jié)中脫出身來，對本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。這么說是不是太抽象了？沒關(guān)系，你只要認識這個邏輯就行了。因為我們大約研究了中國數(shù)十家OA廠商，走訪了數(shù)十家OA成功或失敗的客戶，仔細評估了超過200種常見OA的功能菜單，最后找到了那個共性的需求，我們發(fā)現(xiàn)它可能有成千上萬種表現(xiàn)形式，但把其本質(zhì)提煉出來就只有一個詞最貼切地表達這個需求，那個詞叫協(xié)同。這類需求的共性只有幾個要素，包涵協(xié)同角色、協(xié)同訴求、協(xié)同流程規(guī)則、協(xié)同過程狀態(tài)、協(xié)同資源需求、協(xié)同結(jié)果，無論你是什么行業(yè)，在什么樣規(guī)模的組織，處于什么樣的崗位級別，你日常的行為幾乎80%可以歸結(jié)為這個需求。
所以你在選型的時候一定要看，這個OA是否有這樣的一個功能能夠滿足這個共性需求！
另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量敬重緩急以及其需求是否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項目主干進度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。
“∑匯總式”需求對OA項目建設(shè)的副作用，缺乏共性需求的抽象提煉，主次部分，輕重不分，緩急不分，這必將導(dǎo)致前期實施目標點過多，局部各自興奮，全局一盤散沙的局面，事實上你將成為需求平均主義泛濫的犧牲品，喪失把控實施進度的節(jié)奏的能力。

陷阱三：實現(xiàn)急功近利
如果你認為軟件只要會編程就能作，那你可就大錯特錯了！隔壁鄰居家的高中男孩就能干的事情是寫程序，屬于個人娛樂，和攝影愛好差不多。而軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標準。從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計”，經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成 “應(yīng)用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”(諸如白盒測試、黑盒測試、性能測試、壓力測試、環(huán)境測試、安裝測試等)，然后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)質(zhì)的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標。
陷阱四：選擇片面求新
對新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項目成為了項目負責(zé)人（特別是CIO）自娛自樂的畸形產(chǎn)物，即使探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實用性無疑是高風(fēng)險和高成本的。不少項目負責(zé)人會認為“最新的技術(shù)”＝“最先進的技術(shù)”。這種認知是非常片面的。
在我們看來，所謂技術(shù)先進性的價值不在于先進本身，（許多CIO會認為，使用新發(fā)明的技術(shù)就是先進的標志，這實在是本末倒置了，全球銀行業(yè)和證券業(yè)用的技術(shù)至少都落后于新技術(shù)好幾年）而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性（常被CIO所忽視其實對終端客戶的影響排在第一位）等諸多應(yīng)用的現(xiàn)實價值和升級成本的抑制。而且由于協(xié)同管理軟件的價值并不僅僅依賴軟件本身，其布署過程和應(yīng)用推進能力也對其價值發(fā)揮起到至關(guān)重要的作用。我們絕不能忽視這樣的現(xiàn)象――同樣的軟件在不同的單位對價值有截然不同的評估，所謂花巨資上馬的大型軟件成為擺設(shè)的情況比比皆是。我們相信CIO對于軟件的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的苦思冥想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。只有對諸如布署的階段性、短期用戶學(xué)習(xí)、中期應(yīng)用感受、長期需求發(fā)展、總體擁有成本等諸多方面與軟件本身的綜合形成的價值觀和方法論是否適合特點的客戶才是評估所謂先進性的標準。
陷阱五：實施缺乏導(dǎo)向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認為這不是實施，至少實施的目標錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的，如果是前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少才有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件！