金和協(xié)同辦公平臺奧瑞金種業(yè)公司應(yīng)用案例

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 　　公司簡介：

北京奧瑞金種業(yè)股份有限公司（以下簡稱奧瑞金公司），是由一批留美歸國學(xué)者于1997年創(chuàng)立的，專門從事農(nóng)作物新品種選育、生產(chǎn)、加工、銷售及服務(wù)的民營新技術(shù)企業(yè)。公司總部在北京中關(guān)村發(fā)展大廈，下設(shè)臨澤、河南、鐵嶺、成都、長春5個(gè)分公司，1個(gè)棉業(yè)控股子公司，1個(gè)新品種研發(fā)中心。在甘肅臨澤、河南鄭州、吉林長春和遼寧鐵嶺建立了國內(nèi)一流的大型種子加工生產(chǎn)線，產(chǎn)品全部細(xì)加工、全包衣、精包裝。2003年被農(nóng)業(yè)部認(rèn)定為中國種業(yè)五十強(qiáng)企業(yè)。

奧瑞金高度重視科研育種，投巨資在河南鄭州、遼寧鐵嶺、四川成都、黑龍江哈爾濱及海南等不同玉米生態(tài)區(qū)建立了多個(gè)育種站，在北京建立了擁有分子生物學(xué)技術(shù)育種的新品種研發(fā)中心。

項(xiàng)目背景：

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系的建立和完善，種子市場的規(guī)模也進(jìn)一步擴(kuò)大，在社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境一片大好的形式下，奧瑞金公司不斷研發(fā)新品種以滿足市場發(fā)展的需求，公司擁有一批專業(yè)素質(zhì)較好的科研育種人員和遺傳背景豐富的種質(zhì)資源。每年都有一批玉米新組合進(jìn)入國家和有關(guān)?。ㄊ校┙M織的區(qū)域試驗(yàn)，在甘肅臨澤、河南鄭州、吉林長春和遼寧鐵嶺建立了國內(nèi)一流的大型種子加工生產(chǎn)線，產(chǎn)品全部細(xì)加工、全包衣、精包裝。公司注重產(chǎn)品質(zhì)量、推行品牌戰(zhàn)略，產(chǎn)品暢銷全國20多個(gè)省（市）。在企業(yè)蓬勃發(fā)展的光環(huán)籠罩下管理上的問題不斷的顯現(xiàn)出來：北京總部和各子分公司、研發(fā)中心、生產(chǎn)基地的信息溝通不暢，溝通費(fèi)用高；工作流機(jī)制不健全，文件傳輸不及時(shí)；內(nèi)部人事調(diào)動，工作轉(zhuǎn)交困難，交接不順暢等幾方面的大問題。

客戶需求：

經(jīng)過金和公司的方案工程師與奧瑞金的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)共同探討后，將企業(yè)的大問題進(jìn)行了深入細(xì)致的分析，得出以下結(jié)論：

1、公司信息化水平目前還處于手工作業(yè)時(shí)期，各分公司員工間主要通過電話、傳真、Email等傳統(tǒng)方式進(jìn)行交流和文件的傳輸，這樣，安全性、可靠性無法得到保證，大大降低了工作效率，提高了公司運(yùn)營成本，奧瑞金公司需要新的系統(tǒng)來提供安全快速的信息傳遞功能。

2、奧瑞金由于處于種子研發(fā)這個(gè)特殊的行業(yè)，種子在每小時(shí)的變化數(shù)據(jù)都要求各部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，而往往這樣的數(shù)據(jù)又分散于各個(gè)分支機(jī)構(gòu)。而分支機(jī)構(gòu)間數(shù)據(jù)匯總速度慢，常常影響了關(guān)鍵時(shí)間決策的速度。因此，信息化系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)整合能力和決策能力，提高公司整體的效率。

3、目前公司各分部和各級領(lǐng)導(dǎo)都存在被動管理現(xiàn)象，對管轄范圍內(nèi)的事件運(yùn)行過程掌握的不完整、不充分，就使得過程對領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的。奧瑞金公司的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知道新產(chǎn)品研發(fā)的始末，而對過程的了解不是很清楚。對此，奧瑞金需要建立的是一個(gè)靈活、安全、可以隨時(shí)跟蹤文件、監(jiān)督處理過程，解決領(lǐng)導(dǎo)被動管理、員工工作無痕跡問題。

4、奧瑞金公司總部與分支機(jī)構(gòu)的位置分散，公司與公司之間、部門與部門之間缺乏實(shí)時(shí)性管理，因此，需要通過系統(tǒng)把總部和分支機(jī)構(gòu)的所有人員連接在一起，提供統(tǒng)一的溝通和共享平臺，規(guī)范各種管理流程，明確分工，為各層次的有效控制提供依據(jù)，從而達(dá)到提升管理水平的目標(biāo)。

實(shí)施系統(tǒng)：

通過對奧瑞金具體問題的分析，金和公司決定實(shí)施根據(jù)獨(dú)創(chuàng)的精確管理模式，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理的應(yīng)用特點(diǎn)及管理瓶頸，設(shè)計(jì)出的專門解決企業(yè)協(xié)同管理問題的軟件系統(tǒng)――金和IOA企業(yè)協(xié)同管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)簡介：

一、個(gè)人事務(wù)管理模塊

1、網(wǎng)絡(luò)尋呼功能：

網(wǎng)絡(luò)尋呼是一種比電話還方便的異地溝通及管理工具。它既具有電話的即時(shí)性，又克服了電話的不可重現(xiàn)性，還帶有與郵件同樣的附件功能，比郵件又簡單易用?？梢哉f綜合了三者的優(yōu)點(diǎn)。它以組織機(jī)構(gòu)圖的形式顯示尋呼列表。不論對方在何地，數(shù)秒鐘內(nèi)在其屏幕上就會自動彈出窗口，顯示尋呼內(nèi)容，如對方不在系統(tǒng)上，則可以同時(shí)發(fā)短信息到對方手機(jī)上，對方可以像回復(fù)普通手機(jī)短信一樣直接回復(fù)短信，回復(fù)的內(nèi)容會自動在收尋呼人的桌面上彈出尋呼窗口。尋呼還具有對話功能，類似聊天室，適合召開異地的多人小型會議，最后可以方便的整理出會議紀(jì)要。

2、工作日記：

用戶每天可以隨時(shí)把需要記錄的事情記錄到日記里，以后需要時(shí)可以方便的查詢出來。有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)能查看他管轄員工的日記并做出批示。系統(tǒng)會自動以尋呼的形式通知員工領(lǐng)導(dǎo)對其日記進(jìn)行了批示。

二、工作流程管理模塊

1、收文管理：

實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部發(fā)文起草、公文審核、發(fā)文痕跡保留、公文傳閱、公文會審、來文登記等功能，通過系統(tǒng)提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與Microsoft Word、WPS等文檔編輯工具進(jìn)行嵌入整合，可以進(jìn)行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。

2、發(fā)文管理：

根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，各環(huán)節(jié)的辦理功能定義，可以實(shí)現(xiàn)公文的各項(xiàng)辦理工作。同時(shí)根據(jù)各辦理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置，可以進(jìn)行相應(yīng)的抄送、流程轉(zhuǎn)向、修改設(shè)置后續(xù)流程等操作，極大地滿足日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。

三 、公共信息管理模塊

可以發(fā)布新聞、通知和內(nèi)部期刊等企業(yè)內(nèi)部信息，方便各地公司實(shí)現(xiàn)信息的交流。而發(fā)布的信息是要通過規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，才能顯示的。

客戶收益：

1、通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)把各種信息孤島集成起來，實(shí)現(xiàn)全面數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的利用率；通過協(xié)同辦公系統(tǒng)向各部門和管理層次提供共享、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息，為公司各種資源的統(tǒng)一規(guī)劃、合理調(diào)度、綜合利用提供依據(jù)和保障。有了這套系統(tǒng)奧瑞金的領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)的感受到員工的工作效率每天都在穩(wěn)步的提升，資源的共享達(dá)到了內(nèi)部信息的整合化，為研發(fā)新品種提供了可靠的數(shù)據(jù)來源；在管理上，使總公司與分公司達(dá)到了有效的統(tǒng)一，整個(gè)公司的管理也邁上了一個(gè)新的層次。

2、奧瑞金公司通過網(wǎng)絡(luò)尋呼功能，大大提高了溝通的及時(shí)性，降低了企業(yè)運(yùn)作的成本；對員工溝通記錄的查看和對工作日記的審核，解除了領(lǐng)導(dǎo)管理的被動，讓領(lǐng)導(dǎo)清晰掌握所有員工的工作過程，及時(shí)糾正工作過程中的方向，避免了員工重復(fù)性的工作，大大減少了企業(yè)運(yùn)營成本不必要的浪費(fèi)。

總之，隨著奧瑞金公司信息化的不斷深入，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)企業(yè)信息化的管理手段，降低了成本，提升了員工工作業(yè)績，提高了企業(yè)的生產(chǎn)效益。奧瑞金公司的領(lǐng)導(dǎo)深深的體會金和公司信息化整體解決方案為他們企業(yè)帶去的實(shí)實(shí)在在的好處，現(xiàn)在覺得沒有了這套系統(tǒng)整個(gè)企業(yè)的員工都沒法工作了，已經(jīng)離不開這套系統(tǒng)了。