泛談致力協(xié)同辦公OA系統(tǒng)中的管理思想(二)

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二、信息交流平臺
信息交流平臺是實現(xiàn)機(jī)構(gòu)間、員工間信息溝通、交流，達(dá)到“協(xié)同辦公”境界。

該部分從功能體系上比較簡單，但卻是最實用的部分。在許多情況下，其它系統(tǒng)未能很好使用起來，但這一部分卻往往使用良好！

1.1通知/通告/通報/動態(tài)/新聞
系統(tǒng)使用目的：將企業(yè)中重要信息及時通知給員工，讓員工及時了解企業(yè)相關(guān)信息。

在有些系統(tǒng)中，各種通知、通告、通報、動態(tài)、新聞等等往往揉為一體――“電子公告系統(tǒng)”。但對于一些管理規(guī)范、正規(guī)的單位，這些主題內(nèi)容是有很大差別的，是不能混淆的。

關(guān)于評論：

是否允許評論，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體環(huán)境。允許評論有利于了解員工對發(fā)布信息的意見、了解群眾意向，但有些單位考慮到信息的嚴(yán)肅性，則不允許評論。

關(guān)于定向控制：

定制控制，就是發(fā)布的信息指明了“允許哪些人能夠收閱”。如一些重要內(nèi)容信息，只允許領(lǐng)導(dǎo)層看，普通職員不允許看。

1.2電子郵件
系統(tǒng)使用目的：將企業(yè)中重要信息及時通知給員工，讓員工及時了解企業(yè)相關(guān)信息。

這是一個大家最熟悉的一個應(yīng)用模塊?？梢詫崿F(xiàn)用戶間郵件信息往往、相互傳遞、自動通知、提醒等。其功能包括：收件箱、發(fā)件箱、撰寫郵件、垃圾箱、郵件檢索、資源使用、郵件地址簿、外部郵件配置、郵件統(tǒng)計等功能。

該系統(tǒng)經(jīng)常遇到如下兩個疑惑：

l       可否作為一個獨立的WEB郵件系統(tǒng)

答案是否定的。

因為WEB郵件系統(tǒng)一般是一個非常獨立的系統(tǒng)，不是簡單的收、發(fā)管理。它涉及到環(huán)境要求、性能要求。如：

    必須具備優(yōu)質(zhì)的Internet網(wǎng)絡(luò)接入環(huán)境

    必須考慮各種網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、病毒等侵襲

    具有獨立的用戶、權(quán)限管理體系

而在致力協(xié)同系統(tǒng)中，電子郵件系統(tǒng)是基于數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)實現(xiàn)的“仿真”郵件系統(tǒng)，而不是真正的郵件系統(tǒng)（如支持SMTP、POP3等技術(shù)協(xié)議）。目前市場上成熟的WEB郵件系統(tǒng)比較多，有幾千元的，還有幾十萬元的，可選范圍比較大。

l       與其它郵件系統(tǒng)進(jìn)行整合？

整合是可以的，不過有不同的方案選擇。

第一種方案：是完全與郵件系統(tǒng)進(jìn)行整合。WEB郵件的收發(fā)，都可通過OA系統(tǒng)進(jìn)行。第二種方案是，非完全性整合，可以通過“認(rèn)證橋”進(jìn)行掛接處理，用戶直接從OA系統(tǒng)中進(jìn)入自己的郵件系統(tǒng)進(jìn)行郵件收取。

考慮到郵件具有相當(dāng)強(qiáng)的私密性，以及許多WEB郵件系統(tǒng)的限制，第一種方案存在不安全、不穩(wěn)定等情況。所以我們建議采用第二種方案。而且第二種方案除了滿足郵件集成需求外，還具有非常強(qiáng)的靈活性、便捷性等特點。

1.3手機(jī)短信
手機(jī)短信可以將一些公告信息、提醒及時發(fā)布到員工手機(jī)上，實現(xiàn)一種“脫機(jī)”辦公。同時用戶也可以利用該系統(tǒng)自寫短信與客戶進(jìn)行短信溝通、聯(lián)系。

該系統(tǒng)為許多用戶喜愛，有時成為啟動“OA系統(tǒng)推廣”手段之一。

有些單位可能擔(dān)心短信濫發(fā)，每月花費“巨大”。

一方面，系統(tǒng)提供了短信統(tǒng)計功能，以便于追查濫發(fā)行為；另一方面，可以限制短信使用人，僅限于某些人員使用。

另外，用戶可以在當(dāng)?shù)刭徺I一些包月卡、優(yōu)惠卡，將費用控制到理想范圍。

1.4領(lǐng)導(dǎo)信箱
這個模塊功能其實非常簡單！甚至其它功能模塊都可起到同樣的作用。

但是許多領(lǐng)導(dǎo)卻非常喜愛，倍感親近！這反應(yīng)了一個問題：領(lǐng)導(dǎo)迫切需要與員工進(jìn)行有效溝通，知道下面的問題、意見。

幾乎任何單位中，領(lǐng)導(dǎo)往往成為“孤家寡人”、“高處不勝寒”，很想聽到下面的聲音卻并不容易――因為有中層管理者。中層管理者往往表現(xiàn)出“報喜不報憂”（強(qiáng)烈貶義――“欺上瞞下”，褒義――“為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難”），普通員工心存顧忌和畏難情緒，不敢與領(lǐng)導(dǎo)面對。

曾經(jīng)在一個國內(nèi)著名的民辦院校實施OA系統(tǒng)，院長提到一個要求：希望能夠看到下面職工都在作什么？

這是領(lǐng)導(dǎo)一種普遍心態(tài)。

1.5 BBS論壇
大禹治水經(jīng)：治水在于疏。

冠冕一些，可說是為員工提供一個信息溝通、交流、學(xué)習(xí)的場所；調(diào)侃一些，是為員工提供一個宣泄的自由的、民主的空間。