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協(xié)同辦公類系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施推廣策略
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摘要:一、項(xiàng)目實(shí)施觀念作為項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理應(yīng)明確,并應(yīng)影響客戶方明確:1、信息化建設(shè)是一個(gè)信息化工程,是有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施的,不可能一蹴而就。2、系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應(yīng)性的調(diào)整,另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習(xí)慣和部分人的利益問題。3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導(dǎo)的。不要聽從用戶的一、項(xiàng)目實(shí)施觀念
作為項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理應(yīng)明確,并應(yīng)影響客戶方明確:
1、信息化建設(shè)是一個(gè)信息化工程,是有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施的,不可能一蹴而就。
2、系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應(yīng)性的調(diào)整,另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習(xí)慣和部分人的利益問題。
3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導(dǎo)的。不要聽從用戶的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位),而把用戶應(yīng)用需求向系統(tǒng)產(chǎn)品上引導(dǎo)、靠近。
4、 不要企望整個(gè)系統(tǒng)100%的應(yīng)用、使用――那是一個(gè)理想!系統(tǒng)有時(shí)候是作秀的、有時(shí)候是實(shí)用的、有時(shí)候是盲目的。但至少應(yīng)該保證系統(tǒng)有一部分被使用,那怕只是電子公告!
二、項(xiàng)目實(shí)施策略
總結(jié)我們以往成熟經(jīng)驗(yàn),現(xiàn)提出如下項(xiàng)目實(shí)施策略,作為指導(dǎo):
策略一:促使單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭應(yīng)用
一個(gè)單位的信息化工作往往呈現(xiàn)為“一把手工程”,如果項(xiàng)目沒有領(lǐng)導(dǎo)來牽頭,沒有領(lǐng)導(dǎo)來應(yīng)用,那么整個(gè)系統(tǒng)推廣起來便缺乏力度,推廣也變得難了起來。
為了促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)使用,可以:
重點(diǎn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn);
為領(lǐng)導(dǎo)層提供最為關(guān)心的、最迫切的應(yīng)用;
由于多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)往往文字輸入有困難,所以給領(lǐng)導(dǎo)提供的應(yīng)用功能,要盡可能地簡潔、直觀、易用――只須通過鼠標(biāo)便可完成操作;
可以考慮為領(lǐng)導(dǎo)配備手寫板,完成公文批注處理;
利用其它策略造勢(shì)、形成“圍勢(shì)”,“迫使”領(lǐng)導(dǎo)去應(yīng)用;
擬安排專人(秘書)代理領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)信息,這樣即使領(lǐng)導(dǎo)因太忙、或因計(jì)算機(jī)水平原因,相關(guān)電子信息亦能得到及時(shí)處理。
策略二:作好推廣遞進(jìn)層次、層層推進(jìn)
一般來講,對(duì)于公文管理、會(huì)議管理這樣的純辦公應(yīng)用往往較難推廣、需要一定的時(shí)期才能推廣開來,所以應(yīng)計(jì)劃好系統(tǒng)推廣遞進(jìn)層次,如在前期重點(diǎn)推廣:
業(yè)務(wù)型功能模塊
信息發(fā)布系統(tǒng)
內(nèi)部郵件系統(tǒng)
檔案管理系統(tǒng)
這些系統(tǒng)具有易推廣、實(shí)用、易應(yīng)用起來等特點(diǎn)。
這些系統(tǒng)得以推廣后,便可以推廣其它各個(gè)系統(tǒng)的使用,從而達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用。
策略三:制度促進(jìn)
即與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合,制定相關(guān)規(guī)章制度,明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺(tái)上進(jìn)行流轉(zhuǎn),同時(shí)切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。
策略四:現(xiàn)場值守及時(shí)響應(yīng)、解決問題
凡是系統(tǒng),在使用過程中或多或少都會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時(shí)答復(fù)、解決,便可能影響用戶使用信心,也可能出現(xiàn)一些負(fù)面聲音,這對(duì)信息主管部門和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)產(chǎn)生很大的壓力和影響。因此,這些問題必須消除在萌芽中。
策略五:幫助完成數(shù)據(jù)采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理可以有效促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的早日啟動(dòng)和使用。
在一般的電子政務(wù)、OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目中,許多服務(wù)商認(rèn)為數(shù)據(jù)采編、初始工作是由用戶單位來作的,不能“越俎代庖”。但實(shí)際上客戶方由于前期對(duì)于系統(tǒng)的理解、數(shù)據(jù)整理的不熟悉,整個(gè)初始工作往往“迤延”很長時(shí)間,使整個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)拖延。
策略六:充分發(fā)揮“督察督辦系統(tǒng)”的作用
即由相關(guān)管理人員利用督察督辦系統(tǒng)促進(jìn)各個(gè)部門、人員充分利用協(xié)同辦公管理平臺(tái)。
策略七:發(fā)揮手機(jī)短信自動(dòng)通知、通告功能
手機(jī)短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具,將系統(tǒng)與手機(jī)短信結(jié)合起來。手機(jī)將時(shí)時(shí)提醒“您”去使用系統(tǒng)了。
策略八:發(fā)揮客戶方信息中心、系統(tǒng)管理員作用
系統(tǒng)實(shí)施主要力量還是要靠信息中心、系統(tǒng)管理員,而核心力量是“我們”。策略流程:
第一步:培養(yǎng)系統(tǒng)管理員
第二步:系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)下面用戶培訓(xùn)
發(fā)揮信息中心、系統(tǒng)管理員能動(dòng)性非常關(guān)鍵,不要讓客戶系統(tǒng)管理員有依賴心理。因?yàn)槟悴豢赡苷张菰诳蛻舴浆F(xiàn)場?。《疫@樣可以大大節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。
另外,辦公室之類部門是系統(tǒng)使用的關(guān)鍵部門,應(yīng)由信息中心積極去聯(lián)合、共同推廣。
策略九:關(guān)于公文系統(tǒng)處理
每一個(gè)單位都關(guān)系公文系統(tǒng),政府部門更是如此!但是公文系統(tǒng)往往是最難用起來的,關(guān)鍵原因有兩個(gè):
1、改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)公文習(xí)慣,一下子是比較難以接受和習(xí)慣的。
2、如果一些領(lǐng)導(dǎo)不熟悉計(jì)算機(jī)便必須造成公文流程的“斷點(diǎn)”,另外領(lǐng)導(dǎo)潛意識(shí)里的“權(quán)力”感覺被剝奪。
3、紙質(zhì)文件是不可能一下取消的(政府更是如此)。
所以建議:
系統(tǒng)演示時(shí),可以講解整個(gè)公文處理的完善性、靈活性――不能讓人覺得你的公文系統(tǒng)太簡單、沒有函量。
實(shí)施時(shí)候,簡單化處理――即公文流程過程還是傳統(tǒng)模式手工批注,結(jié)束時(shí)再電子化、成文、歸檔,其它收閱人則通過系統(tǒng)收閱電子文件即可。
對(duì)言之:這是一個(gè)過程、不要一蹴而就。
這樣,一方面解決了紙質(zhì)文件需留存、領(lǐng)導(dǎo)難點(diǎn)、使用習(xí)慣等問題,同時(shí)保證系統(tǒng)的完整性,也為單位節(jié)省了大量的紙張費(fèi)用、文件傳遞費(fèi)用(主要解決文件抄送、傳送之費(fèi)用――這也是大頭)。
如果項(xiàng)目實(shí)施人員能夠靈活把握以上各點(diǎn),那么系統(tǒng)的實(shí)施成功率則會(huì)大大提高!
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