協(xié)同辦公類系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施推廣策略

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一、項(xiàng)目實(shí)施觀念
作為項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理應(yīng)明確，并應(yīng)影響客戶方明確：

1、信息化建設(shè)是一個(gè)信息化工程，是有計(jì)劃、有步驟的實(shí)施的，不可能一蹴而就。

2、系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面軟件系統(tǒng)有適應(yīng)性的調(diào)整，另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習(xí)慣和部分人的利益問題。

3、系統(tǒng)的使用是需要理性引導(dǎo)的。不要聽從用戶的任意需求（需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位），而把用戶應(yīng)用需求向系統(tǒng)產(chǎn)品上引導(dǎo)、靠近。

4、 不要企望整個(gè)系統(tǒng)100%的應(yīng)用、使用――那是一個(gè)理想！系統(tǒng)有時(shí)候是作秀的、有時(shí)候是實(shí)用的、有時(shí)候是盲目的。但至少應(yīng)該保證系統(tǒng)有一部分被使用，那怕只是電子公告！

二、項(xiàng)目實(shí)施策略
總結(jié)我們以往成熟經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出如下項(xiàng)目實(shí)施策略，作為指導(dǎo)：

策略一：促使單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭應(yīng)用
一個(gè)單位的信息化工作往往呈現(xiàn)為“一把手工程”，如果項(xiàng)目沒有領(lǐng)導(dǎo)來牽頭，沒有領(lǐng)導(dǎo)來應(yīng)用，那么整個(gè)系統(tǒng)推廣起來便缺乏力度，推廣也變得難了起來。

為了促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)使用，可以：

重點(diǎn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn)；

為領(lǐng)導(dǎo)層提供最為關(guān)心的、最迫切的應(yīng)用；

由于多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)往往文字輸入有困難，所以給領(lǐng)導(dǎo)提供的應(yīng)用功能，要盡可能地簡潔、直觀、易用――只須通過鼠標(biāo)便可完成操作；

可以考慮為領(lǐng)導(dǎo)配備手寫板，完成公文批注處理；

  利用其它策略造勢(shì)、形成“圍勢(shì)”，“迫使”領(lǐng)導(dǎo)去應(yīng)用；

  擬安排專人（秘書）代理領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)信息，這樣即使領(lǐng)導(dǎo)因太忙、或因計(jì)算機(jī)水平原因，相關(guān)電子信息亦能得到及時(shí)處理。

策略二：作好推廣遞進(jìn)層次、層層推進(jìn)
一般來講，對(duì)于公文管理、會(huì)議管理這樣的純辦公應(yīng)用往往較難推廣、需要一定的時(shí)期才能推廣開來，所以應(yīng)計(jì)劃好系統(tǒng)推廣遞進(jìn)層次，如在前期重點(diǎn)推廣：

業(yè)務(wù)型功能模塊

信息發(fā)布系統(tǒng)

內(nèi)部郵件系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)

這些系統(tǒng)具有易推廣、實(shí)用、易應(yīng)用起來等特點(diǎn)。

這些系統(tǒng)得以推廣后，便可以推廣其它各個(gè)系統(tǒng)的使用，從而達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用。

策略三：制度促進(jìn)
即與管理部門（尤其是辦公室部門）密切配合，制定相關(guān)規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺(tái)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，同時(shí)切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。

策略四：現(xiàn)場值守及時(shí)響應(yīng)、解決問題
凡是系統(tǒng)，在使用過程中或多或少都會(huì)出現(xiàn)這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時(shí)答復(fù)、解決，便可能影響用戶使用信心，也可能出現(xiàn)一些負(fù)面聲音，這對(duì)信息主管部門和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)產(chǎn)生很大的壓力和影響。因此，這些問題必須消除在萌芽中。

策略五：幫助完成數(shù)據(jù)采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理可以有效促進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目的早日啟動(dòng)和使用。

在一般的電子政務(wù)、OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目中，許多服務(wù)商認(rèn)為數(shù)據(jù)采編、初始工作是由用戶單位來作的，不能“越俎代庖”。但實(shí)際上客戶方由于前期對(duì)于系統(tǒng)的理解、數(shù)據(jù)整理的不熟悉，整個(gè)初始工作往往“迤延”很長時(shí)間，使整個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)拖延。

策略六：充分發(fā)揮“督察督辦系統(tǒng)”的作用
即由相關(guān)管理人員利用督察督辦系統(tǒng)促進(jìn)各個(gè)部門、人員充分利用協(xié)同辦公管理平臺(tái)。

策略七：發(fā)揮手機(jī)短信自動(dòng)通知、通告功能
手機(jī)短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具，將系統(tǒng)與手機(jī)短信結(jié)合起來。手機(jī)將時(shí)時(shí)提醒“您”去使用系統(tǒng)了。

策略八：發(fā)揮客戶方信息中心、系統(tǒng)管理員作用
系統(tǒng)實(shí)施主要力量還是要靠信息中心、系統(tǒng)管理員，而核心力量是“我們”。策略流程：

第一步：培養(yǎng)系統(tǒng)管理員

第二步：系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)下面用戶培訓(xùn)

發(fā)揮信息中心、系統(tǒng)管理員能動(dòng)性非常關(guān)鍵，不要讓客戶系統(tǒng)管理員有依賴心理。因?yàn)槟悴豢赡苷张菰诳蛻舴浆F(xiàn)場?。《疫@樣可以大大節(jié)省公司的培訓(xùn)費(fèi)用。

另外，辦公室之類部門是系統(tǒng)使用的關(guān)鍵部門，應(yīng)由信息中心積極去聯(lián)合、共同推廣。

策略九：關(guān)于公文系統(tǒng)處理
每一個(gè)單位都關(guān)系公文系統(tǒng)，政府部門更是如此！但是公文系統(tǒng)往往是最難用起來的，關(guān)鍵原因有兩個(gè)：

1、改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)公文習(xí)慣，一下子是比較難以接受和習(xí)慣的。

2、如果一些領(lǐng)導(dǎo)不熟悉計(jì)算機(jī)便必須造成公文流程的“斷點(diǎn)”，另外領(lǐng)導(dǎo)潛意識(shí)里的“權(quán)力”感覺被剝奪。

3、紙質(zhì)文件是不可能一下取消的（政府更是如此）。

所以建議：

系統(tǒng)演示時(shí)，可以講解整個(gè)公文處理的完善性、靈活性――不能讓人覺得你的公文系統(tǒng)太簡單、沒有函量。

實(shí)施時(shí)候，簡單化處理――即公文流程過程還是傳統(tǒng)模式手工批注，結(jié)束時(shí)再電子化、成文、歸檔，其它收閱人則通過系統(tǒng)收閱電子文件即可。

對(duì)言之：這是一個(gè)過程、不要一蹴而就。

這樣，一方面解決了紙質(zhì)文件需留存、領(lǐng)導(dǎo)難點(diǎn)、使用習(xí)慣等問題，同時(shí)保證系統(tǒng)的完整性，也為單位節(jié)省了大量的紙張費(fèi)用、文件傳遞費(fèi)用（主要解決文件抄送、傳送之費(fèi)用――這也是大頭）。

如果項(xiàng)目實(shí)施人員能夠靈活把握以上各點(diǎn)，那么系統(tǒng)的實(shí)施成功率則會(huì)大大提高！