提醒企業(yè)OA辦公系統(tǒng)建設(shè)策略及重點關(guān)注事項

整個ＯＡ＆ＫＭ平臺建設(shè)將分三個階段來逐步推動實施，最終形成支持XX有限公司深度整合的協(xié)同辦公及知識管理系統(tǒng)。分階段實施計劃為：
為充分保障系統(tǒng)建設(shè)的連續(xù)性、完整性XX有限公司總部的OA平臺建設(shè)一定要結(jié)合實際，合理組織資源，有序、分步地組織實施。

1.1.建設(shè)方針

集團直屬公司的OA建設(shè)，貫徹“整體規(guī)劃、分步實施”的方針，總部進行統(tǒng)一規(guī)劃，并由總部和部分分子公司作為試點，再向其他分子公司覆蓋和推廣。已建設(shè)有OA平臺的分子公司，必須經(jīng)過細致的調(diào)研評估，確定現(xiàn)有的平臺是否滿足規(guī)劃方向。

1.2.建設(shè)原則

5.2.1.安全性

安全保密是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。協(xié)同管理平臺涉及到重要或機密信息，因此安全性需要放在首位進行考慮。系統(tǒng)要有完善、周密的安全體系和信息安全支撐平臺緊密配合，從物理、傳輸、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用，采用多層次的安全保障措施。本次項目從分析到設(shè)計，安全性的原則貫穿始終。系統(tǒng)的安全性主要應(yīng)該考慮：

系統(tǒng)具備嚴格的等級訪問及授權(quán)機制；對于認定的關(guān)鍵及敏感數(shù)據(jù)，只有經(jīng)過授權(quán)的合法用戶才能使用訪問及修改，并具有完備的日志及審核功能。系統(tǒng)應(yīng)該有一套完整的安全機制，保證系統(tǒng)能夠抵抗內(nèi)部和外部的黑客性質(zhì)的攻擊。
完整的身份認證與授權(quán)，對關(guān)鍵用戶、領(lǐng)導(dǎo)的身份確認進行數(shù)字簽名，并支持對敏感數(shù)據(jù)的加密傳輸。
確保數(shù)據(jù)的安全性。系統(tǒng)中存在大量的數(shù)據(jù)，要確保用戶不能夠直接存取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，而只能通過相關(guān)的功能模塊對數(shù)據(jù)進行操作，建立完備的數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)機制及策略。
在協(xié)同管理平臺解決方案中，提供了標準的CA認證接口，在以往的多個項目中成功的實現(xiàn)了與多個第三方CA提供商的集成等。
可實現(xiàn)對訪問IP的限制，針對單獨的IP進行限制訪問。
系統(tǒng)在身份認證方面支持多種的認證手段，如口令認證、數(shù)字證書認證等。
系統(tǒng)支持基于角色和基于資源的授權(quán)方式：支持用戶到角色的映射，并采用角色的身份來控制對特定操作的訪問權(quán)，并支持層次化、結(jié)構(gòu)化和區(qū)域化的角色設(shè)定；另一方面系統(tǒng)內(nèi)所有的資源都應(yīng)是受保護的，系統(tǒng)能夠通過相應(yīng)的機制決定哪些角色允許訪問哪些資源和哪類操作（如讀、寫、刪除、顯示等）。投標人需要說明具體的實現(xiàn)方式。
系統(tǒng)需要有對數(shù)據(jù)源和關(guān)鍵操作（如授權(quán)操作）進行追蹤和回朔的能力，請舉例說明；如果系統(tǒng)能提供授權(quán)的審核機制，請加以說明。
系統(tǒng)支持對重大的安全事件進行自動處理的機制，如對多次（比如三次）嘗試登錄失敗的用戶進行封鎖，并記入系統(tǒng)日志。
系統(tǒng)支持對關(guān)鍵的用戶信息（如用戶密碼等）是以加密形式保存，另外支持對重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)之前進行加密的機制。

要可以提供有效的、嚴格的分級管理模式，把系統(tǒng)管理員和各級單位的應(yīng)用管理員的權(quán)限分開，按照各自的職責范圍劃定管理權(quán)限，除了系統(tǒng)管理員以外，分別設(shè)置網(wǎng)站管理員、公文管理員、檔案管理員以及其它功能模塊的專門管理人員，在保證各施其責的基礎(chǔ)上，保證數(shù)據(jù)的安全性。

5.2.2.成熟性

作為一套龐大而復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)項目，如何降低項目開發(fā)實施風險，避免出現(xiàn)項目失敗是在項目分析階段所必須關(guān)注的重要環(huán)節(jié)。而OA管理平臺產(chǎn)品、系統(tǒng)平臺和使用技術(shù)是否成熟，往往會直接影響到項目的結(jié)果。實踐證明，過分強調(diào)采用先進的平臺和技術(shù)，是系統(tǒng)不穩(wěn)定的重要因素。因此，應(yīng)該選用經(jīng)過市場考驗和用戶實際應(yīng)用驗證，在系統(tǒng)穩(wěn)定性、運行效率和可維護性上都達到了國際先進水平的成熟操作系統(tǒng)平臺和應(yīng)用系統(tǒng)平臺。本次項目采用的技術(shù)路線、操作系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器等都遵循了這一原則。

為了保證系統(tǒng)能夠提供7*24小時不間斷的可靠運行，除了硬件架構(gòu)的支持外，軟件也應(yīng)該提供相應(yīng)的支持功能，從應(yīng)用軟件的角度保證系統(tǒng)可靠性的相關(guān)機制。
需要明確提供系統(tǒng)維護周期和方式，對于支持在線維護和必須采用停機維護的任務(wù)必須清晰，明確相關(guān)任務(wù)的發(fā)生頻率和時間。

5.2.3.標準化

在系統(tǒng)平臺、技術(shù)等選型時，應(yīng)符合國際標準、工業(yè)標準、行業(yè)標準，特別是國家、行業(yè)發(fā)布的標準和規(guī)范。使系統(tǒng)的通信環(huán)境、軟件環(huán)境相互間依賴減至最小，使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢。另一方面也要強調(diào)各種系統(tǒng)之間的通信和信息交換，以信息資源共享為有效的基本出發(fā)點。

5.2.4.開放性

系統(tǒng)開放程度直接影響到系統(tǒng)的生命周期。要真正符合三層瀏覽器/服務(wù)器(B/S)體系結(jié)構(gòu)，隨著應(yīng)用水平的提高、規(guī)模的擴大和需求的增加，無須對系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)做較大的改變就可以對系統(tǒng)的功能實現(xiàn)擴展。
為保證系統(tǒng)穩(wěn)定性，要基于“平臺＋應(yīng)用”的架構(gòu)，采用“構(gòu)件模式”來安裝各種協(xié)同管理平臺功能模塊，所有模塊的用戶都由應(yīng)用支撐平臺來管理，個別模塊的添加刪除不影響其它模塊的運行。這與電腦的“主板－功能卡”原理類似。

5.2.5.靈活可擴展性

系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)應(yīng)具有良好的規(guī)范性、開放性和可擴展性，為將來系統(tǒng)規(guī)模和功能的擴展、以及與其他系統(tǒng)的集成奠定良好的基礎(chǔ)。
系統(tǒng)支持以靈活的通過配置來改變其中的功能、工作流、用戶權(quán)限和報表報告等內(nèi)容。并且對于系統(tǒng)不能滿足的方面，可以方便的通過二次開發(fā)來調(diào)整。
系統(tǒng)應(yīng)該提供友好的界面，用戶可以直觀方便的運行系統(tǒng)，例如用戶可以用鼠標或者鍵盤方便的進行各種交互式操作，例如查詢、數(shù)據(jù)錄入、及報表功能等。
需要提供系統(tǒng)進行客戶化、定制化及二次開發(fā)的能力，請具體描述實現(xiàn)方法，并提供相應(yīng)的資料及案例。
需要支持對業(yè)務(wù)流程進行靈活的改變，系統(tǒng)需要有進行定制的能力，并支持其可能的改變，使它能夠迅速響應(yīng)未來業(yè)務(wù)的發(fā)展要求，投標人需要描述實現(xiàn)的機制和方法。
供應(yīng)商應(yīng)提供開放的應(yīng)用接口，可以方便地與其他廠家的應(yīng)用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，便于系統(tǒng)未來的擴展。供應(yīng)商應(yīng)提交技術(shù)文檔，詳細說明其軟件系統(tǒng)與其他廠家的應(yīng)用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換的方式及應(yīng)用接口的使用說明。
提供頁面預(yù)覽功能，在內(nèi)容編輯完成后和發(fā)布之前就可以看到實際效果，并能夠方便的查看主頁、該欄目首頁和該頁面的預(yù)覽效果。
提供版本管理功能，能夠?qū)崿F(xiàn)指定頁面、欄目和全系統(tǒng)快速恢復(fù)到指定版本
提供頁面模板定制功能，用戶可以方便的定制模板；可以與dreamwaver等流行的界面設(shè)計工具方便的集成。

5.2.6.可維護性

對于協(xié)同管理平臺這樣一個涉及范圍廣、用戶數(shù)量大的系統(tǒng)，對其可維護性具有很高要求。因此，系統(tǒng)在設(shè)計時就要充分考慮到系統(tǒng)的部署與配置、業(yè)務(wù)管理、性能管理等多方面的要求，提供靈活易用的流程設(shè)計、公文格式設(shè)計、配置管理、實時監(jiān)控和詳細的日志、審計功能。對于管理和維護人員具有可管理和易于維護的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)各級單位、各部門的分級管理，力求以最少的人力資源和技術(shù)要求，就能夠很好零代碼地維護和管理，并能正常運行。

未來系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量增長將會很快，為避免交易數(shù)據(jù)量的增長對系統(tǒng)的運行造成沖擊，必須定期的做存檔工作。請投標人提供系統(tǒng)支持的數(shù)據(jù)存檔軟件列表及相應(yīng)的硬件列表，并從中建議一種方案。要求對存檔數(shù)據(jù)應(yīng)便于進行查詢、統(tǒng)計、和生成報表等功能。
系統(tǒng)支持統(tǒng)一的用戶管理界面方便系統(tǒng)管理員進行維護，如能對當前運行進程、系統(tǒng)資源使用情況、當前進行的交易、某個業(yè)務(wù)操作或后臺作業(yè)執(zhí)行紀錄、用戶登錄記錄進行監(jiān)控，并能夠?qū)?shù)據(jù)源和關(guān)鍵操作（如授權(quán)操作）進行追蹤和回朔等，請投標人對以上功能加以說明。
對于系統(tǒng)更新的所有數(shù)據(jù)，都支持保留標準系統(tǒng)日志，記錄包括誰將數(shù)據(jù)從什么改變?yōu)槭裁?，?shù)據(jù)改變的日期和時間等信息，對所有企圖進入應(yīng)用系統(tǒng)的行為進行跟蹤，無論登錄成功還是失??；另外系統(tǒng)日志應(yīng)該有存檔機制，需要時可以訪問日志的存檔記錄，存檔日志應(yīng)便于查詢和生成報表。
支持多層級系統(tǒng)管理員授權(quán)機制：即支持管理權(quán)限的逐級授權(quán)，如公司的系統(tǒng)管理員可以給分廠的系統(tǒng)管理人員分配相應(yīng)的管理權(quán)限，使分廠系統(tǒng)管理員能夠管理屬于自己工作權(quán)限的部分。
系統(tǒng)需要對異常運行時有不同級別的告警機制和支持層次化的異常處理機制，告警方式至少支持屏幕彈出窗口方式或郵件通知方式或短信通知方式。

5.2.7.先進性

系統(tǒng)能夠配合中海油有限公司范圍內(nèi)的資源整合，有效提高集團總部的管理和服務(wù)能力，滿足集團總部與直屬公司之間的信息傳遞和信息共享的要求，能夠確保適應(yīng)中海油有限公司未來不斷發(fā)展、變化的組織、業(yè)務(wù)和管理需求。
當前的信息技術(shù)日新月異，如果只著眼于當前需求而忽視系統(tǒng)技術(shù)和體系的前瞻性，系統(tǒng)將不能滿足用戶日益增長的需求，導(dǎo)致系統(tǒng)的生命周期縮短，從而增加用戶在信息化建設(shè)上的投資。
必須采用業(yè)界公認先進的和標準的軟件技術(shù)，符合信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，保證系統(tǒng)在可預(yù)見的階段內(nèi)有相當強大的生命力。在以下兩個方面滿足先進性要求：

技術(shù)先進性

技術(shù)先進性是保證整個系統(tǒng)生命周期的重要環(huán)節(jié)。使用諸如J2EE、XML等比較成熟而又有發(fā)展前途的先進技術(shù)，保證整套系統(tǒng)在一段時間內(nèi)的整體技術(shù)領(lǐng)先。

結(jié)構(gòu)先進性

結(jié)構(gòu)先進性是保證系統(tǒng)生命周期的基礎(chǔ)。一般一套龐大的系統(tǒng)不可能在短時間內(nèi)就能開發(fā)完善，它往往必須經(jīng)過一段”使用－修改”的循環(huán)過程才能夠比較好的滿足用戶的需要，這個循環(huán)過程就需要靈活、利于擴展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與科學合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)不合理正是導(dǎo)致出現(xiàn)所謂”信息孤島”現(xiàn)象的關(guān)鍵。為了避免這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，必須充分理解需求，并在此基礎(chǔ)上對需求進行整合分析，再利用先進的數(shù)據(jù)建模的方法對系統(tǒng)進行規(guī)范設(shè)計，保證整個系統(tǒng)的有機完整。

5.2.8.集成性

具備進行與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如郵件系統(tǒng)、BI、HR、審計等系統(tǒng)集成的能力。
具備與直屬公司各種OA平臺集成的能力，支持跨公司、跨地域系統(tǒng)間的穩(wěn)定可靠的互連。

5.2.9.易用性

操作便利，能夠?qū)崿F(xiàn)個性化配置。

支持含簡體中文、繁體中文、英語在內(nèi)的多語種支持。
界面統(tǒng)一，簡潔，風格一致。操作方法簡便且具有一致性。
操作靈活，支持先進的界面技術(shù)特性。
系統(tǒng)界面友好，具有必要的操作提示功能和輸入校驗功能。
使用可視化的流程與表單定義工具。
使用具有表現(xiàn)力的形式進行顯示統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如餅圖、立方圖，曲線圖等。
能夠支持指紋鼠標、手寫板等輔助設(shè)備的接入。

信息化是為了幫助自身提高管理水平，因此在協(xié)同管理平臺的操作上，需要盡量的直觀，簡潔，操作步驟不能太復(fù)雜，廣大用戶可以通過主流的Internet瀏覽器訪問協(xié)同管理平臺，操作與上網(wǎng)類似。
以”把復(fù)雜的事情簡單化、簡單的事情規(guī)范化”的設(shè)計原則，從用戶的實際工作出發(fā)設(shè)計整個系統(tǒng)。協(xié)同管理平臺要徹底改變傳統(tǒng)軟件單調(diào)、繁瑣的計算機操作方式，功能要清晰、簡潔、友好、易用和一致，注重整體風格布局，精心設(shè)計界面中諸如按鈕位置、數(shù)據(jù)表現(xiàn)方式等細節(jié)，使操作者能夠方便地操作和比較容易地理解界面所表達的信息和內(nèi)容，便于用戶快速掌握系統(tǒng)的使用。各功能模塊本身要最大限度地簡化操作，用戶應(yīng)無需長時間的訓(xùn)練和磨合，在相當短的周期內(nèi)就可以熟悉操作，迅速為廣大工作人員接受和樂于使用。
同時，要改變以往協(xié)同管理平臺單一按照功能進行組織的設(shè)計模式，采取”事務(wù)聯(lián)動”的設(shè)計模式，把一個事務(wù)中的多個任務(wù)有機的組織在一起，用統(tǒng)一的界面反應(yīng)給用戶，以符合用戶的日常事務(wù)處理習慣。
總之，應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不必要的點擊過程，使用戶在使用時一目了然，便于快速掌握系統(tǒng)操作方法，特別是要符合工作人員的思維方式和工作習慣，方便非計算機專業(yè)人員的使用。