泛普電子行業(yè)ERP系統(tǒng)（OA）介紹

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　　該電子公司近年來一直使用Lotus Notes開發(fā)辦公系統(tǒng)，但是由于地域的原因，目前各大區(qū)除了通過電子郵件可以相互聯(lián)系之外，基本是相對獨(dú)立的現(xiàn)狀，無法形成整個該公司的協(xié)同工作平臺，這與該公司各部門之間緊密聯(lián)系，有效協(xié)同的要求不符，不利于各大區(qū)的辦公，為此，該公司擬建設(shè)統(tǒng)一的辦公協(xié)同系統(tǒng)，既是該公司的內(nèi)部辦公平臺，也是各種應(yīng)用系統(tǒng)的支撐平臺。

　　處于對可持續(xù)發(fā)展的考慮，該公司要求該協(xié)同政務(wù)解決方案的設(shè)計能夠從各大區(qū)各職能部門日常辦公的實(shí)際需求出發(fā)，實(shí)現(xiàn)一個辦公自動化、管理現(xiàn)代化、決策科學(xué)化、服務(wù)信息化的辦公協(xié)同辦公系統(tǒng)。在這樣的原則下，該公司提出如下需求：

　　1.區(qū)職能部門之間日常辦公需求

　　工作流系統(tǒng)。在各大區(qū)內(nèi)部和各大區(qū)、各大區(qū)與該公司總部之間日常辦公中存在大量的文件、信息及與之相關(guān)人員。如何實(shí)現(xiàn)各大區(qū)與大區(qū)、大區(qū)與總部之間文件的安全傳遞，建立文件資料庫，便于各類工作流文件的查閱，對提高工作效率，減少重復(fù)工作具有實(shí)際意義。因此，適應(yīng)該公司的協(xié)同應(yīng)用平臺應(yīng)該具有強(qiáng)大的工作流系統(tǒng)。

　　電子郵件。在各大區(qū)內(nèi)部和大區(qū)與總部之間日常辦公中，通知傳達(dá)通常是以電子郵件的形式進(jìn)行，建立該公司專用的電子郵件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專用郵件與個人郵件一體化收發(fā)，以及保障郵件有效的安全、防毒措施是某在選擇協(xié)作平臺的重要因素之一，甚至有時候是關(guān)鍵因素。

　　2.各大區(qū)內(nèi)部和大區(qū)與總部之間的溝通需求

　　該公司總部是接受某集團(tuán)的通知和命令，及時對下級組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行傳達(dá)，同時要協(xié)調(diào)各大區(qū)的具體工作，并為大區(qū)內(nèi)部職能部門提供相關(guān)咨詢、信息反饋等通道。需要一個跨組織的協(xié)同工作平臺，將該公司總部與各大區(qū)及其下屬單位有機(jī)的聯(lián)系在一起，從而進(jìn)一步加大該公司總部領(lǐng)導(dǎo)全國各大區(qū)工作的力度。

　　電子行業(yè)辦公軟件解決方案之道

　　為了滿足上述多方面的要求，提高系統(tǒng)的性能，降低使用成本，該公司通過競標(biāo)選擇了泛普軟件協(xié)同政務(wù)平臺解決方案。該方案的架構(gòu)是結(jié)合了對等網(wǎng)絡(luò)(P2P網(wǎng)絡(luò))、C/S、B/S三種體系結(jié)構(gòu)的混合型系統(tǒng)構(gòu)架。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由“網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心(中央服務(wù)器)”、“群組服務(wù)器”以及“客戶端工作平臺”三級設(shè)備組成，該公司可根據(jù)自身實(shí)際情況選擇系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。該公司協(xié)同應(yīng)用平臺架構(gòu)如圖1所示。

　　電子行業(yè)辦公軟件解決方案能夠?qū)崿F(xiàn)綜合通訊、協(xié)同工作、關(guān)系管理三大應(yīng)用：

　　1.綜合通訊。在普通的電子郵件功能之外，ThinkOne提供了創(chuàng)新的語音郵件，遠(yuǎn)程管理，郵件加密，數(shù)字簽名，發(fā)件人管理，垃圾郵件過濾等增強(qiáng)功能。配合競開郵件服務(wù)器(GK-Mail)，可以形成完整的企業(yè)郵箱系統(tǒng)。ThinkOne內(nèi)置了即時通訊模塊，并使之適應(yīng)嚴(yán)肅的商務(wù)應(yīng)用。不僅實(shí)現(xiàn)了互發(fā)留言、互傳文件、實(shí)時語音通話、通話記錄查詢等，還提供了額外的手機(jī)短信群發(fā)功能。保稅區(qū)政府的領(lǐng)導(dǎo)人員之間、業(yè)務(wù)拓展部門與業(yè)務(wù)合作伙伴之間可以隨時發(fā)送留言、以文字或語音形式進(jìn)行溝通，還可以發(fā)送手機(jī)短信，手寫郵件或錄制語音郵件，或者直接傳送文件。全面改善了的通訊系統(tǒng)，降低了企業(yè)運(yùn)作成本，改善了企業(yè)溝通方式，提高了企業(yè)運(yùn)作效率。

　　2.協(xié)同工作。ThinkOne提供了創(chuàng)新的多人協(xié)作工具，一個自助式的團(tuán)隊工作空間——協(xié)作區(qū)。通過結(jié)合同步協(xié)作功能(在線感知、即時消息收發(fā)、網(wǎng)絡(luò)會議、白板、共同瀏覽等)和異步協(xié)作功能(BBS論壇、名片共享、團(tuán)隊日程、文檔共享等)以達(dá)到信息交互和文件共享。

　　協(xié)作區(qū)特別適合于該公司各大區(qū)跨地域、多部門的組織現(xiàn)狀，不論是領(lǐng)導(dǎo)層還是普通工作員工都可以很方便的創(chuàng)建協(xié)作區(qū)，根據(jù)團(tuán)隊需要組織與特定項目相關(guān)的內(nèi)容和信息，召集在地理上分散的團(tuán)隊和小組，甚至與外部供應(yīng)鏈合作伙伴和客戶進(jìn)行協(xié)作，自主決定成員結(jié)構(gòu)，控制訪問權(quán)限。

3.關(guān)系管理。ThinkOne提供了基于名片庫的關(guān)系管理功能，它將個人資料、交往過程、通訊記錄、日程安排、文檔記事等信息相互關(guān)聯(lián)，可對名片進(jìn)行分組、網(wǎng)上更新、小組共享等高級功能，一鍵啟動與聯(lián)系人的通訊、記事、日程管理、協(xié)同工作等。這些創(chuàng)新應(yīng)用不僅提高了該公司內(nèi)部的溝通效率，也為領(lǐng)導(dǎo)層和普通工作人員提供了簡單實(shí)用的關(guān)系管理工具，真正體現(xiàn)了“以人為中心”的設(shè)計和應(yīng)用理念。

　　ThinkOne針對局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，窄帶、寬帶，無線、有線等多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提供離線、P2P、C/S、VPN等多種網(wǎng)絡(luò)模式，還特別支持最新的OCC技術(shù)，保證數(shù)據(jù)同步或異步地更新到用戶的電腦上。嚴(yán)格的AES加密有效保證數(shù)據(jù)存儲安全;數(shù)據(jù)傳輸經(jīng)過SSL自動加密，有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄密;先進(jìn)的公開密鑰和數(shù)字簽名技術(shù)，泛普軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)防偽、身份認(rèn)證與定向接收功能，在一定程度上保護(hù)了該公司的商業(yè)機(jī)密和知識產(chǎn)品。

　　競開協(xié)同平臺構(gòu)建協(xié)同應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了依托信息化進(jìn)行科學(xué)管理、提高業(yè)務(wù)效率、充分利用資源的原定目標(biāo)，為該公司今后的良性發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　客戶應(yīng)用情況

　　談到應(yīng)用情景，雖然該公司應(yīng)用的時間比較短，但是該公司還是有比較深的體會。

　　郵件系統(tǒng)：在給客戶實(shí)現(xiàn)了企業(yè)郵件的正常收發(fā)之外，泛普軟件還給該公司提供了企業(yè)郵件安全問題的解決方案，并且還在持續(xù)優(yōu)化該方案。

　　協(xié)作區(qū)的使用：真正讓該公司感覺使用方便、對工作促進(jìn)最大的就是協(xié)作區(qū)。該公司現(xiàn)在每個大區(qū)都有自己的協(xié)作區(qū)、某總部根據(jù)自己的辦公需要縱向地建立很多協(xié)作區(qū)，大家協(xié)同工作的方式也從單一的電子郵件變成了討論版、團(tuán)隊日程安排共享、名片共享、文件共享、白板等多種豐富的手段，極大的促進(jìn)了辦公效率。這種跨地域、跨組織的協(xié)作區(qū)的建立真正的實(shí)現(xiàn)了信息共享、工作協(xié)同。

　　客戶收益

　　當(dāng)前，在企業(yè)辦公中都會存在這樣一些團(tuán)隊，其成員會來自于不同的單位、不同的部門、不同的機(jī)構(gòu)，而且其中的任何一個成員都有可能從事不同的角色，同時參與多個團(tuán)隊的工作，這樣的團(tuán)隊被稱為動態(tài)團(tuán)隊。動態(tài)團(tuán)隊管理模型可以說是新經(jīng)濟(jì)時代的一個最重要的特征，而它的最主要的特點(diǎn)可以歸結(jié)成三個方面：第一個是跨組織協(xié)同管理;第二個是松散協(xié)同管理;第三是可變流程協(xié)同管理。在這樣的管理模式下，出現(xiàn)了對協(xié)同方案的全新需求。面向動態(tài)團(tuán)隊管理的方案已經(jīng)不能僅僅完成信息從這個機(jī)器到那臺機(jī)器的轉(zhuǎn)移了，它是以人的管理為核心的全方位的協(xié)同管理，它包含了人的管理、信息的管理(知識管理)、流程的管理(協(xié)同商務(wù))、應(yīng)用協(xié)同的管理等。

　　本協(xié)同方案是以人為中心，人作為應(yīng)用的主角，不再受制于系統(tǒng)，被系統(tǒng)所累。他給客戶帶來如下受益：

　　■ 妥善處理應(yīng)急呼叫和信息管理，包括相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部服務(wù);

　　■ 獲取提出企業(yè)服務(wù)的請求，并以多種方式進(jìn)行落實(shí)處理;

　　■ 促進(jìn)實(shí)施新的企業(yè)舉措并提供技術(shù)保證;

　　■ 快速、經(jīng)濟(jì)、有效地開發(fā)新的應(yīng)用;

　　■ 對提出企業(yè)服務(wù)的請求進(jìn)行實(shí)時掌控。