文檔管理

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 　　1. 文檔管理

　　文檔管理是對組織機構(gòu)中的各類電子文檔進行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。

　　在文檔管理中，管理員可對文檔進行分類，對各個文檔類別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。

　　1.1. 文檔類別管理

　　一個文檔類別類似于一個一個文件夾，您可以根據(jù)實際需要將不同的文檔資料放入相應(yīng)的文件夾中。

　　用戶可新增、刪除文檔分類或下一級分類;分類注釋;新增、刪除文檔;文檔發(fā)布、查詢權(quán)限設(shè)置。

　　在文檔類別管理頁面，管理員可以新增文檔的類別(最多可設(shè)置10級)，對每個類別設(shè)置發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。再這里管理員可以刪除已發(fā)布的文檔信息。文檔類別管理主頁面：

　　頁面左邊列表顯示已有的文檔分類，點擊列表中某一類別名稱時，則在右邊顯示該類別下的子分類和該類別的文檔。

　　右邊列表中，名稱左邊有的表示此名稱是一個類別，表示此為一個文檔資料。

　　點擊類別名稱可進入并顯示該類別下的相關(guān)子類別及其文檔。

　　點擊文檔名稱可編輯修改該文檔資料的內(nèi)容，頁面同‘新增文檔’頁面。

　　點擊某類別名稱后的可編輯修改該類別的相關(guān)屬性，頁面同‘新增分類’頁面。

　　點擊[新增分類]按鈕進入‘新增分類’頁面可在當(dāng)前的分類下增加子分類，如下圖：

　　此頁面中應(yīng)首先輸入分類名稱及其注釋說明。

　　如果選擇‘無查詢權(quán)限的員工可只看到目錄’時，則無權(quán)查看此分類下相關(guān)文檔的員工只能看到此分類的名稱而看不到此分類下的相關(guān)文檔;如果選擇‘無查詢權(quán)限的員工看不到目錄’時，則無權(quán)查看此分類下相關(guān)文檔的員工同時也看不到此分類的名稱。

　　查詢權(quán)限的設(shè)置：如果選擇‘全體員工’則表示所有員工都可以查看該類別下的文檔資料;如果選擇‘按部門設(shè)置’或‘按職位設(shè)置’，則在‘權(quán)限選擇’時會按相應(yīng)的部門或職位設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限。

　　發(fā)布權(quán)限是指可以在此分類下可以發(fā)布(上傳)文檔資料。

　　查詢權(quán)限是指是否能夠查看此分類下文檔資料的權(quán)限。

　　點擊‘設(shè)置發(fā)布權(quán)限’設(shè)置該分類的發(fā)布權(quán)限，如下圖：

　　在此頁面中，選擇(指定)發(fā)布權(quán)限的職位，雙擊發(fā)布權(quán)限下左邊列表的職位名稱即可，可選擇多個職位。

　　設(shè)置查詢權(quán)限的方法與設(shè)置發(fā)布權(quán)限類似。

　　設(shè)置完發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限后，點擊[確定]按鈕返回‘新增文檔分類’頁面。

　　在‘新增文檔分類’頁面中點擊[保存]按鈕保存對此分類的設(shè)置。

　　1.2. 文檔發(fā)布

　　用戶可按文檔發(fā)布分類、文檔編號、標(biāo)題、摘要、備注、保存期限、增加文檔附件進行文檔發(fā)布。

　　員工只能在具有發(fā)布權(quán)的分類中發(fā)布相應(yīng)的文檔信息。每個文檔都可以同時上傳多個附件文件。

　　在此頁面中，點擊發(fā)布分類的[選擇]按鈕彈出類別選擇窗口，指定該文檔資料要發(fā)布在哪個分類下面。

　　點擊[新增附件]可增加多個相應(yīng)的附件文件。

　　輸入完此文檔相關(guān)信息后，點擊[保存]保存此文檔的發(fā)布信息。

　　1.3. 文檔查詢

　　具有文檔查詢權(quán)限的用戶可按文檔分類、文檔標(biāo)題進行查詢，同時可以查詢文檔所帶的附件信息。

　　此頁面顯示文檔的分類信息及在當(dāng)前分類下的文檔。

　　點擊[查詢]按鈕可按文檔名稱、文檔來源、文檔日期查詢所需文檔。

　　點擊某一分類名稱可顯示該分類下的子分類及其相關(guān)文檔資料。

　　點擊‘當(dāng)前分類’的相應(yīng)名稱，可直接轉(zhuǎn)到行應(yīng)的分類中。

　　點擊某一文檔名稱可顯示該文檔的詳細(xì)內(nèi)容，如下圖：

　　點擊某一附件，可顯示該附件的內(nèi)容。

　　點擊[返回]按鈕返回到文檔查詢頁面。