鐵路單位合同管理

鐵路單位合同管理體制雖已經(jīng)建立，但是存在對合同管理重視不夠，管理粗放問題，在市場經(jīng)濟(jì)活動中不能很好地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，影響經(jīng)濟(jì)效益，甚至給企業(yè)造成相當(dāng)大的損失。
     在社會主義市場經(jīng)濟(jì)活動中，鐵路單位的科研、運輸、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動更離不開合同，合同管理已成為鐵路企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)性工作。合同種類大致可以分為以下幾類:產(chǎn)品購銷合同、技術(shù)合同(包括技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)開發(fā)等)、設(shè)備采購合同、建設(shè)施工合同、監(jiān)理和咨詢合同、檢測和監(jiān)控合同、租賃維修等橫向合同;科研項目合同、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范編制(修訂)合同、綜合試驗任務(wù)書等縱向合同。
免費版合同管理系統(tǒng)
     免費版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
     免費版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險相關(guān)趨勢并找出潛在風(fēng)險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。

1合同管理存在的問題
1.1縱向合同管理存在的問題
1)上級主管部門的主觀意識嚴(yán)重?？v向合同中的部分科研合同、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范編制(修改)合同、綜合試驗任務(wù)書等合同、以前許多國家級科研項目、部委的綜合試驗項目的下達(dá)均是通過項目負(fù)責(zé)人撰寫申報書、試驗大綱及經(jīng)費預(yù)算書完成的，項目立項后，由上級主管部門說了算，不需要簽訂合同，致使撥款與經(jīng)費使用沒有依據(jù)。近幾年國家對科研經(jīng)費使用的監(jiān)管力度不斷加強，經(jīng)費檢查的程度日趨嚴(yán)格，審計的頻率越來越高，基本杜絕不簽合同的現(xiàn)象。但是，產(chǎn)品類標(biāo)準(zhǔn)項目的書面合同簽訂很少，是因為該類合同金額偏小，一般都由上級主管單位直接給立項單位下發(fā)一份立項通知，告知項目已立項，只寫項目的起止時間，一般不告知經(jīng)費的數(shù)量，不需要簽訂合同，致使項目撥款與經(jīng)費使用沒有依據(jù)。

2)不簽訂科研分合同的問題?，F(xiàn)在的科研項目都是國家、各部委急需解決各方面實際問題而立的項，這些項目科技含量高，攻關(guān)難度大，一般一家單位完成不了，由多家單位聯(lián)合參加一起攻關(guān)。主持單位(第一承擔(dān)單位)和參加單位(不是第一承擔(dān)單位)會同時出現(xiàn)在主合同里，有些主持單位會覺得麻煩，不與參加單位簽訂分合同，一旦發(fā)生糾紛，主持單位很被動，甚至降低自身信譽度。例如，某科研單位聯(lián)合一生產(chǎn)廠家進(jìn)行科研合作，主合同明確了科研單位為第一承擔(dān)單位，生產(chǎn)廠家為第二承擔(dān)單位;但是主合同里并沒有細(xì)劃雙方的責(zé)任與分工、未明確最終的科研成果及知識產(chǎn)權(quán)歸屬問題，雙方的關(guān)系比較好，沒有簽訂分合同。后來主持單位的項目負(fù)責(zé)人調(diào)離此單位，接任的項目負(fù)責(zé)人與參加單位合作不是很好，由于沒有分合同約束，主持單位要求參加單位提交相關(guān)資料時，參加單位遲遲不交，以至于該科研項目被迫中止，影響到主持單位的信譽度。

3)合同經(jīng)費使用不合理的問題。項目負(fù)責(zé)人不按合同規(guī)定的經(jīng)費預(yù)算科目執(zhí)行或使用不合理，合同執(zhí)行完成后，科研經(jīng)費結(jié)余過多。這主要由于歷史原因，在計劃經(jīng)濟(jì)時期，科研項目結(jié)束后，上級主管單位也不管項目結(jié)余了多少經(jīng)費，國家也不對經(jīng)費使用情況進(jìn)行審計，項目負(fù)責(zé)人也不對項目進(jìn)行結(jié)題，使用結(jié)余經(jīng)費3年、5年甚至更長。目前，科研經(jīng)費結(jié)余的現(xiàn)象在逐漸減少，但是經(jīng)費使用合理性的問題依舊存在。

1.2橫向合同管理存在的問題
1)不重視資信調(diào)查，風(fēng)險意識差。有些鐵路單位在簽訂合同前，對合同簽訂對方的企業(yè)性質(zhì)、注冊資金、資產(chǎn)情況及信譽沒有進(jìn)行詳盡調(diào)查，不索要對方當(dāng)事人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，不看其是否參加當(dāng)年的工商年檢，不調(diào)查其是否具有簽訂合同的資格(是否超出其經(jīng)營范圍)，而盲目簽訂合同。在合同審查中普遍存在違約責(zé)任條款泛泛，往往只約定違約方應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)違約責(zé)任的諸如此類的不規(guī)范的法律用語，有時還簽訂了無任何法律效力的合同(無效合同)，導(dǎo)致了法律賦予的權(quán)利喪失，為企業(yè)帶來不可估量的損失。

2)法律風(fēng)險防范意識淡薄，合同法律意識差。企業(yè)法律風(fēng)險防范意識淡薄，合同管理把關(guān)不嚴(yán)是導(dǎo)致重大法律糾紛產(chǎn)生的一個重要原因。有的企業(yè)的法定代表人或相關(guān)負(fù)責(zé)人，不熟悉法律的相關(guān)規(guī)定，沒有把合同管理納入經(jīng)營管理之中，或者在一些重大經(jīng)營活動等方面的決策過程中法律風(fēng)險意識不夠，甚至對法律人員提出的警示置若罔聞，造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。
1.3橫向、縱向合同管理存在共性問題
1)合同文本不規(guī)范。目前，我國所有經(jīng)濟(jì)合同都有標(biāo)準(zhǔn)的合同示范文本，有些文本是由國家工商行政管理總局和一些行業(yè)管理部門，根據(jù)《合同法》聯(lián)合制定并發(fā)布的，有些是由各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗制作出來的。這些合同文本具有規(guī)范、可靠、完備、適用的特點，便于當(dāng)事人簽訂合同，有利于減少當(dāng)事人之間的合同糾紛。這些合同范本都是可以直接從網(wǎng)上下載的，既實用又方便。
2)合同管理制度不健全。有的鐵路單位沒有健全的管理制度，簽約隨意性較大，對合同審查、把關(guān)不夠，權(quán)限設(shè)置混亂。有的鐵路單位在法律事務(wù)的專門機構(gòu)和人員配備方面仍很欠缺，大多數(shù)企業(yè)法律顧問專業(yè)人才相對短缺，甚至有的單位未設(shè)立法律事務(wù)機構(gòu)，有的竟連1名專職的法律顧問都沒有，有的企業(yè)用行政章代替合同專用章，一些合同經(jīng)辦人員認(rèn)為，只要是代表單位行為，用行政章也可以簽合同，結(jié)果常常出現(xiàn)簽合同時用行政章，有些人利用這一點逃避合同監(jiān)管部門的監(jiān)管，給合同管理帶來麻煩;有的企業(yè)對合同主體缺乏必要的審核，一旦出現(xiàn)問題，勢必會給單位造成經(jīng)濟(jì)利益的損失及其他不可預(yù)見的危害。
3)先干后簽或干后補簽合同、只有口頭協(xié)議，不簽書面合同的現(xiàn)象依然存在。盡管各種法律法規(guī)、政策制度不斷強調(diào)建設(shè)程序，盡管先干后簽、干后補簽合同，口頭協(xié)議的問題已經(jīng)給不少企業(yè)帶來或多或少的損失，這種現(xiàn)象仍時有發(fā)生，主要存在于經(jīng)常合作的一些企業(yè)，長期合作產(chǎn)生了誠信，彼此之間沒有戒心，所以潛意識中的信用作用大于合同的作用，對于一些小型工程，往往違反建設(shè)程序，逃避招投標(biāo)等程序，不簽合同直接施工，待開工或完工后再后補相關(guān)手續(xù)，包括合同。
4)合同監(jiān)控管理不完善、不規(guī)范。一些鐵路單位雖建立了相應(yīng)的合同管理機構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問制度，但由于合同管理部門與其他部門之間協(xié)調(diào)或監(jiān)控的程度不夠，不能深入了解各類合同的履行情況，不能及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以致不能隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生，而使好的制度不能取得好的結(jié)果。另外，合同履行的主要環(huán)節(jié)、內(nèi)容與最終結(jié)果是合同結(jié)算，各單位合同結(jié)算的執(zhí)行部門是財務(wù)部門，所以單位的合同管理部門應(yīng)與財務(wù)部門密切配合，把好合同的結(jié)算關(guān)，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。

5)合同履行存在的缺陷。有些單位簽完合同后，履行了一段時間，卻執(zhí)行不下去了，導(dǎo)致違約，被迫支付違約金進(jìn)行賠償或?qū)Σ竟谩Ｖ饕窃诤贤喠r缺乏預(yù)見性，缺少對合同文本的分析，對合同條款理解得不夠透徹，存在主體不當(dāng)、文字不嚴(yán)謹(jǐn)、雙方的責(zé)權(quán)利不夠明確，不確定因素考慮得不周全，在合同實施過程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異、合同風(fēng)險預(yù)估不足等問題發(fā)生爭執(zhí)，導(dǎo)致合同執(zhí)行不下去而違約。
6)支付款額與合同額不一致。有些合同簽約人不按合同法執(zhí)行或根本不懂《合同法》，簽約隨意性大，合同額與支付金額不一致，未做到一筆款項對應(yīng)一份合同。
7)合同執(zhí)行完畢后不能做到及時歸檔。有的項目負(fù)責(zé)人習(xí)慣于自己保管合同，合同執(zhí)行完畢后仍不歸檔。
8)合同管理部門內(nèi)部管理混亂。有些單位雖然設(shè)置了合同管理部門，但合同管理人員素質(zhì)不是很高，專業(yè)性差，合同管理工作混亂。合同管理人員對合同不分門別類的歸檔，收存隨意，合同外借時不履行合同借閱手續(xù)，合同借出后，不及時催要，導(dǎo)致合同丟失。還有，合同管理新舊人員工作交接不到位，許多合同不知道存放位置。
9)簽訂虛假合同。有些合同簽約人員為了一己私利，不惜損害單位利益，與對方簽訂虛假合同，以達(dá)到從中謀取錢財為目的。這就要求合同管理部門與財務(wù)部門緊密配合，加大審核合同的力度，防止虛假合同的出現(xiàn)。
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集團(tuán)經(jīng)過十多年的發(fā)展，在長期的經(jīng)營管理中，已經(jīng)摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經(jīng)營中的風(fēng)險，但不可否認(rèn)，由于經(jīng)驗主義作怪，特別是法律知識的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對合同管理重要性的認(rèn)識，有的僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，給合同履行帶來隱患。
2對策及建議
2.1增強合同觀念和合同意識合同是企業(yè)對外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的橋梁和紐帶，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，鐵路企業(yè)經(jīng)營活動離不開合同。與簽訂合同有關(guān)的部門人員要懂得《合同法》和各種規(guī)章制度，知道如何簽訂合同，明白履行合同應(yīng)當(dāng)注意的問題，避免遭到合同詐騙，杜絕無效與虛假合同的簽訂，全力維護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。與合同有關(guān)的管理部門的人員也要學(xué)習(xí)《合同法》，樹立合同觀念和嚴(yán)格履行合同的法律意識。

2.2提高合同管理意識必須從思想上真正意識到合同管理的重要性，將企業(yè)的各項工作真正納入合同管理范疇，切實按合同要求辦事。

2.3建立專職的合同管理機構(gòu)建立健全專職的合同管理機構(gòu)，使合同管理覆蓋到企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。設(shè)置專職法律顧問、合同管理人員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其他執(zhí)行部門的職責(zé)范圍，規(guī)定合同管理的工作流程、制定合同歸口管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同管理人員工作交接管理條例等規(guī)章制度，最終形成從合同談判、起草、審核、履行到監(jiān)督檢查的全過程管理，保證合同有效實施。

2.4提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平合同管理人員必須具備很強的責(zé)任心，能夠熟練掌握和運用相關(guān)法律和法規(guī);精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋;熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價和財務(wù)知識;為與國際接軌，還應(yīng)該能夠閱讀和翻譯英文合同文本。

2.5重視合同文本分析合同文本分析主要包括兩個方面:一是合法性分析，包括當(dāng)事人是否具備相應(yīng)資格;工程項目是否合法，合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析，包括構(gòu)成合同文件的種種文件是否齊全;合同條款是否完備，對各種問題的規(guī)定有沒有遺漏;合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清楚;對工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。

2.6強化示范文本管理合同示范文本是有關(guān)國家行政執(zhí)法機關(guān)會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門或各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗，針對當(dāng)事人在簽訂合同中經(jīng)常遇到的問題，按照法律要求，結(jié)合實際情況，吸收各行各業(yè)合同文書的特點制訂而成，主要條款齊全，沒有顯失公平或違反法律、行政法規(guī)的條款，為合同當(dāng)事人提供了保護(hù)自己合法權(quán)益的有利條件。

2.7簽訂書面合同口頭協(xié)議不具備任何法律效力，任何鐵路單位在進(jìn)行與經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)的行為時都應(yīng)該簽訂書面合同與協(xié)議。

2.8加強合同管理部門與財務(wù)部門的溝通鐵路單位的合同管理部門與財務(wù)部門在合同管理過程中應(yīng)發(fā)揮重要作用。只有這兩個部門經(jīng)常地溝通、聯(lián)系，工作上加強配合，才會對合同執(zhí)行全過程的監(jiān)控。只有合同經(jīng)費使用日趨合理，合同管理工作才會步入正軌。

2.9搭建合同管理信息化平臺有些單位已將合同管理系統(tǒng)軟件廣泛應(yīng)用于合同管理工作之中，對合同進(jìn)行了詳細(xì)的分類，設(shè)置了清晰的合同審批流程，明確了合同審批過程的責(zé)任，落實了法律部門對合同的主管權(quán)限，使法律程序成為合同簽訂的必經(jīng)程序和結(jié)束程序，守住了開始和結(jié)束這兩個最為重要的責(zé)任關(guān)口，杜絕了許多可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險。另外，對歸檔的合同進(jìn)行掃描，保存電子文檔。借用合同時，不用將合同原件帶走，只需將電子文件拷走，既避免了合同外借過程中的丟失與損毀，增加了紙質(zhì)合同原件的保存時間，縮減了合同管理人員查找合同的時間。當(dāng)項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行工程項目投標(biāo)時，不用重新掃描合同，既節(jié)省投標(biāo)人員的工作量，又縮短了工作時間，提高了工作效率。

免費版合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
  合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
  客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進(jìn)行管理；
  業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
  法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護(hù)
  法務(wù)報表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
  合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
  資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
  進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
  合同預(yù)警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點或事項進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財務(wù)規(guī)劃和分析決策；
  資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機制
  流程設(shè)置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
  報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結(jié)果輸出圖形。
  欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息

免費版合同管理系統(tǒng)作用
  從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
         使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
  降低風(fēng)險并增強合同合規(guī)
         從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
  提高企業(yè)法律部門效率
         合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
  合同周期的可見性和可控性
         通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。
結(jié)束語
在市場經(jīng)濟(jì)活動中，合同的簽訂與合同管理對合同簽訂各方來說已經(jīng)越來越重要，鐵路單位必須加強和完善合同管理，增強合同法律意識，提高合同管理水平，充分發(fā)揮合同在企業(yè)管理中的積極作用。