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泛普軟件軟件整合公司資源,強化資源使用效率!
早期在沒有管理系統(tǒng)的時代,開會前要敲定場地,最常見的租借方式是在會議室門口貼上租借時間表。申請流程透過簡單的登記表格或白板,只能顯示最近的使用狀況。稍有規(guī)模的公司有多間會議室,想要使用會議室時就得一間一間去查看使用狀況,造成人力與時間上浪費。當完整使用狀況不清楚又無法預(yù)約或登記時,就常常發(fā)生沒預(yù)約也在使用會議室沖突,導(dǎo)致開會開不成而延期的窘境。
除了公司的會議室使用必須登記外,一樣的狀況也發(fā)生在器材管理上,當公司公用器材總類繁多,在管理器材租借時沒有辦法實時確認器材出借狀況,或者知道租借者是公司的哪位同仁?雖然同仁租借時都需要填寫紙張申請表格,但在查詢又必需回到租借處查詢十分不便。且紙本文件保管不易,查詢時不但要翻閱文件,混亂的表格中又得逐一確認使用同仁,追半天可能最后才發(fā)現(xiàn)又被那個懶惰的同仁沒登記的情況下借走,不但造成器材管理信息上的落差,最后不但消耗人力,紙本文件表格形同虛設(shè)又造成二次的人力浪費。
如何集合所有的公共資源的資料,讓所有公司同仁可以查詢或租借呢?現(xiàn)在利用企業(yè)入口網(wǎng)站,也就是Enterprise Information Portal(EIP)網(wǎng)站。是指企業(yè)的信息及應(yīng)用程序利用同一個平臺,在正確的時間地點,依不同使用者權(quán)限提供完整的信息給需要的使用者。
所以利用網(wǎng)站管理公共資源,建立所有可用公共資源資料,如此一來所有資源一目了然,方便人員選擇租借的資源。此外當資源被租借后,也可以透過EIP網(wǎng)站查詢目前各項資源的使用狀況,列出各項資源的行事歷、租借者。這樣使用者對資源的租借不但可以提早安排,更可以與同仁間協(xié)調(diào)資源的使用。
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