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  OA軟件選型六步曲:

  調(diào)研 選型 試用 溝通和實(shí)施 培訓(xùn) 后期維護(hù)

  一、調(diào)研

  在調(diào)研階段,比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對(duì)本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天,企業(yè)職員往往通過注冊(cè)會(huì)員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對(duì)信息系統(tǒng)有所了解,并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對(duì)OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求,仔細(xì)了解他們對(duì)將來自動(dòng)化辦公的期望和要求,也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的,并且對(duì)之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

  在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng),重點(diǎn)撈魚"。首先,要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品,其產(chǎn)品資料也是越多越好,最好有演示盤,甚至試用版。這樣,收集的產(chǎn)品資料才能更直觀,也更方便我們了解其功能。其次,應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)、問題去了解各產(chǎn)品,這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對(duì)本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來,也就是你們想通過OA解決些什么問題,試用前心中要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),不一定要形成書面材料,但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色,數(shù)量不菲,只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品,以備詳細(xì)了解和比較,為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。

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  OA選型要看企業(yè)的需求。最能滿足你的需求、適合你的就是最好的。

  二、選型

  有了前面的工作,這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了,但并不比之前的工作輕松,因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小,就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試,取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為,應(yīng)從以下幾方面多加考慮:

 ?、購能浖Y(jié)構(gòu)方面考慮,應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的,這樣對(duì)軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件,可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對(duì)軟件模塊進(jìn)行增刪修改,但選擇不同的系統(tǒng),對(duì)軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說,最好選擇易擴(kuò)展、易維護(hù)的OA。像泛普軟件泛普OA系統(tǒng)-免費(fèi)OA系統(tǒng)就是擴(kuò)展性最強(qiáng)的OA平臺(tái),同時(shí)融入了管理思想,讓你的OA從簡(jiǎn)歷的工作流變成真正的協(xié)同管理。

 ?、趶氖酆蠓?wù)方面考慮,應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題,應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化,這樣有利于得到及時(shí)服務(wù),而且服務(wù)費(fèi)相對(duì)來說也較低,否則越來越高的服務(wù)費(fèi)將成為單位的一個(gè)沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣,其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少,沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線,就會(huì)成為企業(yè)各部門的日常必需工具,因此,在隨后的時(shí)間里,只會(huì)越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。所以O(shè)A軟件一定要選擇實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富、售后服務(wù)好的OA廠商。如偉峰、泛微等。

 ?、蹚膬r(jià)格方面考慮,多了解,多比較,盡量選出最高的性價(jià)比。

  三、試用

  做出選擇后,就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情,尤其是關(guān)系到工作流的部分,這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分,由于信息部門的職員在日常工作中對(duì)企業(yè)的工作流程接觸很少,光在調(diào)研中得到的那些資料對(duì)系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉(zhuǎn)測(cè)試,是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對(duì)流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會(huì),則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實(shí)施過程為例,雖然我們?cè)陂_始公司范圍內(nèi)的試運(yùn)行之前對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了全面細(xì)致的測(cè)試,但在隨后的一個(gè)月試運(yùn)行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。

  四、溝通和實(shí)施

  運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決,就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點(diǎn):一是內(nèi)部問題,如果不是小型企業(yè)的話,一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè),這里所說的內(nèi)部問題,就是與對(duì)方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對(duì)目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見,然后再去與對(duì)方進(jìn)行溝通。否則,就可能在一些關(guān)于對(duì)按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧,有的主張改進(jìn),有的說不改也行。這樣對(duì)方肯定不會(huì)主動(dòng)改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要,但卻無疑會(huì)對(duì)以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動(dòng)。二是對(duì)對(duì)方實(shí)施人員要有要求,對(duì)能夠解決的問題,應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn),對(duì)軟件不能解決的問題,要拿出相關(guān)理由,以方便我們對(duì)照查找資料,共同找出其他解決方法。所以一定要選擇服務(wù)好,有實(shí)力的OA廠商,別因?yàn)楸阋诉x擇那些沒有實(shí)力的廠商。

  五、培訓(xùn)

  培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要,因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí),管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)具備分析與處理的能力,以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外,培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

  六、后期維護(hù)

  日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn):用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決,解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中,逐步提高解決問題的能力,以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

  買軟件就是買服務(wù)

  在國(guó)外,賣軟件就是賣服務(wù)的觀點(diǎn)已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同,國(guó)外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費(fèi)的方式獲取利潤(rùn)。而在國(guó)內(nèi),想讓協(xié)同軟件廠商依靠服務(wù)費(fèi)來生存,顯然還不現(xiàn)實(shí)。但是,賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是協(xié)同軟件的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前,服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多企業(yè)為了能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存下來,往往忽視對(duì)自身團(tuán)隊(duì)服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng),忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。

  OA軟件選型一方面要綜合考慮自己的需求以及成本,另一方面也要考慮好OA廠商的實(shí)力、軟件的易擴(kuò)展性、易維護(hù)性、易用性等,能把自己和廠商綜合來考慮一定可以選擇到適合自己企業(yè)的OA。

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發(fā)布:2006-08-29 14:56    編輯:泛普軟件 · xiaoyi    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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