從電郵辭職爭議看電子證據(jù)的舉證

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電郵形式辭職引爭議，仲裁訴訟結果大相徑庭

馬律師講了這樣一個案例：2012年7月，a公司員工h女士以電郵形式向公司提出辭職，8月9日，h女士到公司拿走了離職證明，并在沒有辦理工作交接的情況下離開公司。8月底，h女士向仲裁委申請仲裁，稱自己和a公司簽訂有無固定期限勞動合同，8月初是公司要求其離職的。因公司僅為其出具了工作證明和工資結算單，沒有涉及補償金，h女士未同意，公司未予理會并強行與其解除了勞動合同。h女士要求公司向其支付違法解除勞動合同的補償金。

a公司向仲裁委提交了h女士的辭職電郵，h女士對此表示不認可，認為自己的郵箱是和其他人共用的。雖然公司申請對該郵箱進行了證據(jù)保全，但因電子郵件作為電子證據(jù)，并沒有h女士本人簽字認證，仲裁委認定被a公司提出的h女士辭職，證據(jù)和依據(jù)不足，不予采信。對h女士出具的工作證明、雙方確認和沒有辦理工作交接的事實，a公司違法解除勞動合同的事實予以認定，要求公司支付賠償金。

a公司向法院提起訴訟，一審判決因雙方均沒有證據(jù)證明被告（h女士）離職原因，所以認定為有原告（a公司）提出并由雙方協(xié)商一致解除，由原告支付補償金。a公司繼續(xù)申訴，二審法院認定，h女士確認郵箱屬于其本人，公司并不掌握員工個人密碼，對h女士“與他人共用”的說法表示不采信。并對郵箱進行公正，確認辭職郵件是由h女士發(fā)出，認可以電郵形式發(fā)送的辭職申請，法院最終判決，駁回h女士所有訴訟請求，a公司不負任何法律責任。

關鍵電子證據(jù)轉化為紙質(zhì)證據(jù)，增強電子證據(jù)效力

馬律師表示，這一案例中有兩個關鍵點。第一，h女士是否提出辭職？第二，電郵形式提出辭職是否具有法律效力？

對于辭職問題，馬律師講道，勞動合同法規(guī)定，員工辭職的合法情況有兩種情況，一種是試用期辭職，需提前三天向單位說明；另一種是試用期滿，勞動合同履行期間辭職，法律規(guī)定，必須提前30天書面形式通知公司。

上述案例屬于第二種情況，那么什么是書面形式？馬律師介紹道，勞動合同法界定的書面形式包括合同書、信件和數(shù)據(jù)電文三種，其中前兩者均以紙質(zhì)形式為載體，而數(shù)據(jù)電文又包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件。即以數(shù)據(jù)電文形式來傳輸?shù)南嚓P內(nèi)容從法律角度來講，均認定為書面形式。

有效證據(jù)有三要素：真實性、合法性、關聯(lián)性。證據(jù)審查時，首先審查其真實性。電子證據(jù)和常規(guī)紙質(zhì)證據(jù)相比較而言，最大的問題和缺陷就在于因其容易修改導致的在舉證時易被對方質(zhì)疑其真實性，證明力減弱。

對于如今推廣無紙化辦公的企業(yè)來講，馬律師對于使用和管理電子證據(jù)給出的建議是要做到兩“化”，轉化和強化。在涉及到員工切身利益和可能發(fā)生爭議的關鍵問題（如辭職、違紀檢討書、申請加班記錄、請假等）時，盡可能以紙質(zhì)書面形式出現(xiàn)。如以電子形式出現(xiàn)，也應進行打印存檔簽字確認，必要時進行公正，避免未來發(fā)生糾紛時再取證。涉及到電子郵件舉證時，將公司的電子郵箱使用規(guī)定，郵箱地址的歸屬證明、登記備案、其他書證、視頻資料等，和電子郵件這份證據(jù)相互組合印證使用。