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業(yè)務(wù)流程管理軟件免費(fèi)

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淺析企業(yè)預(yù)算管控與費(fèi)用報銷的管理價值

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【本文導(dǎo)讀】在當(dāng)前各種成本增高、市場低迷的大環(huán)境下,精細(xì)化管理模式勢在必行。而對預(yù)算及費(fèi)用進(jìn)行管控是見效較快的一個途徑。

很多企業(yè)在快速發(fā)展階段都面臨著預(yù)算管控及費(fèi)用報銷的問題,優(yōu)異的市場環(huán)境能夠給企業(yè)帶來足夠的利潤,從而忽視及掩蓋了粗放式管理的弊端。然而,在當(dāng)前各種成本增高、市場低迷的大環(huán)境下,這個弊端就會被放大甚至影響到企業(yè)的生死,所以精細(xì)化管理模式勢在必行。而對預(yù)算及費(fèi)用進(jìn)行管控是見效較快的一個途徑,也往往是大多數(shù)企業(yè)向精細(xì)化管理邁出的第一步。

業(yè)務(wù)管理軟件免費(fèi) IT解決方案團(tuán)隊在給世界五百強(qiáng)的企業(yè)億德公司(化名)做預(yù)算管控與費(fèi)用報銷項(xiàng)目時,在調(diào)研階段經(jīng)常會聽到這樣的話:

“通過Excel這種預(yù)算管控方式還是屬于事后管控,我一直強(qiáng)調(diào),應(yīng)該從事務(wù)發(fā)生時就對其合理性進(jìn)行判斷,從根源上實(shí)現(xiàn)事前管控的效果!” ——某高層

“公司員工每月有超過 200 次的國內(nèi)和國外的出差,如何及時將差旅的業(yè)務(wù)管理與差旅費(fèi)用管控加以有效地結(jié)合?如何更有效地計算其差旅補(bǔ)助、報銷標(biāo)準(zhǔn)、貨幣兌換等問題?” ——某財務(wù)經(jīng)理

“我每天的正常工作本來就很忙了,加上還有很多同事不時地詢問預(yù)算或者費(fèi)用情況,加班變成了家常便飯,可即便是這樣,其他部門還是經(jīng)常對我們的服務(wù)感到不滿意!”——某財務(wù)人員

“報銷以及差旅等事務(wù)審批規(guī)則復(fù)雜,需要不同的部門進(jìn)行協(xié)同和信息交流,對我來說,浪費(fèi)了大量時間去了解以及去做這些非增值性工作。”——某員工

億德公司的這些現(xiàn)象其實(shí)非常具有代表性,很多企業(yè)都會遇到類似這樣的問題,其原因在于:

1.缺乏針對預(yù)算信息管理的手段或工具,導(dǎo)致預(yù)算總在事后管控(如活動結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)并無預(yù)算),讓預(yù)算本身實(shí)行的價值大打折扣。

2.非增值性、重復(fù)性工作較多(如計算補(bǔ)貼、核對報銷標(biāo)準(zhǔn)、幣種匯率轉(zhuǎn)換等),導(dǎo)致財務(wù)人員很難分心為企業(yè)理財。

3.缺乏統(tǒng)計工具對成本進(jìn)行多維度的核算(如無法對一個客戶/項(xiàng)目的投入進(jìn)行成本核算)。

業(yè)務(wù)管理軟件免費(fèi)認(rèn)為,應(yīng)該從三個方面入手來解決億德公司的問題:

1. 預(yù)算信息系統(tǒng)化。

2. 差旅管理閉環(huán)化。

3.數(shù)據(jù)計算電子化。

預(yù)算信息系統(tǒng)化

通過相應(yīng)信息化系統(tǒng)對預(yù)算進(jìn)行管理,其中包含預(yù)算編制、預(yù)算變更、執(zhí)行監(jiān)控。當(dāng)員工在進(jìn)行費(fèi)用報銷的時候,系統(tǒng)可以即時顯示目前剩余預(yù)算,超出預(yù)算即不允許提交;對審批人來說,可以直接對目前預(yù)算的執(zhí)行情況有所了解。

差旅管理閉環(huán)化

將出差申請、出差反饋、差旅費(fèi)用報銷等流程進(jìn)行關(guān)聯(lián),并通過信息化軟件固化下來,用來達(dá)到對差旅費(fèi)用管理的目的,使得出差合理,差旅費(fèi)用發(fā)生的背景能夠有據(jù)可查。

所謂的“關(guān)聯(lián)”,指的是將出差申請、出差反饋、差旅報銷三條流程按順序進(jìn)行強(qiáng)制性匹配。進(jìn)行差旅費(fèi)用報銷時,首先需要提交出差的反饋或者報告;提交出差的反饋或者報告時,首先需要領(lǐng)導(dǎo)審批通過的出差申請單;

數(shù)據(jù)計算電子化

將手動工作量的內(nèi)容通過信息化手段實(shí)現(xiàn),系統(tǒng)自動計算可以替代之前很多的手工工作量,大大提高工作效率。

億德公司之前的費(fèi)用報銷過程中,有很多內(nèi)容是需要人工去手動計算,比如一些住宿標(biāo)準(zhǔn)、差旅補(bǔ)貼、貨幣轉(zhuǎn)換(員工出差填報外幣后,國內(nèi)的出納需要使用本位幣進(jìn)行支付)等。

企業(yè)進(jìn)行預(yù)算與費(fèi)用管控項(xiàng)目的實(shí)施,可以實(shí)現(xiàn)兩個方面的價值體現(xiàn):

1. 對人力成本的節(jié)約。

2. 對企業(yè)風(fēng)險的規(guī)避。

人力成本的節(jié)約

通過預(yù)算與費(fèi)用管控,可以將億德公司中大量的人工進(jìn)行的事務(wù)性工作替代下來,節(jié)省了大量的人力成本。

億德公司每月需要處理1600-1700張報銷單,信息化系統(tǒng)上線后,在每張單據(jù)的處理時間上可以節(jié)省19分鐘,一個月可以節(jié)約522.5個工時。

之前億德公司的財務(wù)經(jīng)理需要根據(jù)不同的維度進(jìn)行成本的計算,手工計算的方式不論是效率還是精準(zhǔn)度都不夠理想。而解決方案上線后,匯總報銷及支付的數(shù)據(jù)、每個項(xiàng)目/部門/客戶等各個維度制作不同的報表等工作都可以通過系統(tǒng)直接將所需的報表統(tǒng)計出來,每個月可節(jié)省40-50個小時的制作報表時間。

對于普通員工而言,該解決方案也有價值,主要體現(xiàn)在兩點(diǎn):1. 之前報銷需要排隊等待領(lǐng)導(dǎo)簽字,時間浪費(fèi)較為嚴(yán)重;2. 員工不了解報銷進(jìn)度,不時會打電話給財務(wù)人員進(jìn)行詢問,雙方都浪費(fèi)時間。

針對第一點(diǎn),企業(yè)可以通過電子化的流程從根本上將傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行改革和優(yōu)化。而針對第二點(diǎn),員工可以通過系統(tǒng)的自助查詢平臺進(jìn)行查詢。

解決方案實(shí)施后,普通報銷人員對每張單據(jù)的處理時間(含排隊等審批、傳統(tǒng)查詢)節(jié)省17分鐘,一個月可以節(jié)約467.5個工時,見表1

表1 人力成本的節(jié)省統(tǒng)計

注1:人力成本節(jié)省計算公式:節(jié)省的時間(月)乘以員工的綜合人力成本

注2:以每工作日8個工時,每月22個工作日,每年12月計算時間

注3:假設(shè)平均人力成本為8000元/人/月

對企業(yè)風(fēng)險的規(guī)避

該解決方案除了節(jié)省人力成本之外,更多地是通過對報銷、差旅等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化的管理,從而規(guī)避風(fēng)險:

1. 超出公司的標(biāo)準(zhǔn)/預(yù)算額度后,系統(tǒng)進(jìn)行自動控制,規(guī)避人為操作風(fēng)險;

2. 通過與差旅等業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)合,在事前進(jìn)行預(yù)算管控,以便更好地進(jìn)行管控;

3. 玻璃缸效應(yīng),規(guī)范化透明化報銷流程,減少人為操作風(fēng)險;

4. 補(bǔ)貼、單據(jù)金額自動計算,規(guī)避人為計算錯誤的風(fēng)險;

5. 為未來的預(yù)算管控提供信息化支撐。

億德公司之前每月處理的報銷金額為200萬元,實(shí)施了信息化系統(tǒng)之后的半年內(nèi),每月處理的報銷金額反而降低至185萬左右(業(yè)務(wù)在增長)。該系統(tǒng)每月為公司規(guī)避了15萬左右的不合理報銷,將報銷總額下降了7.5%。

 

發(fā)布:2007-05-04 14:55    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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