甘肅省公路工程檔案管理軟件

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 　　公路檔案是以公路項(xiàng)目為單位在公路建設(shè)、養(yǎng)護(hù)與運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片和錄像帶等文件材料的總稱(chēng)。公路檔案管理工作是指檔案工作者圍繞檔案所從事的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的思維和方法管理檔案，直接服務(wù)于公路事業(yè)的工作。工作方式呈現(xiàn)多樣化，結(jié)合公路檔案管理工作實(shí)踐，分析當(dāng)前公路檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出對(duì)策措施。從而使企業(yè)能夠蓬勃發(fā)展。

　　一、公路工程檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、公路檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足。管理人員對(duì)公路檔案管理意識(shí)的缺乏影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒(méi)有認(rèn)清檔案材料的重要價(jià)值，不重視資料的整理、歸檔;有的單位不重視重大事件材料價(jià)值，不注重積累和保存原始資料及證明材料;有的單位對(duì)容易散失、遺漏的資料不積極追索等，這些都會(huì)造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失，需要查閱資料時(shí)無(wú)法提供準(zhǔn)確的信息。

　　2、公路檔案管理機(jī)構(gòu)不盡完善和規(guī)范。完整的公路檔案管理機(jī)構(gòu)是檔案工作的有力保證和堅(jiān)強(qiáng)保障，也是公路檔案管理工作的必備條件。由不同的人兼職檔案管理工作，因受本職工作的影響，使公路檔案管理機(jī)構(gòu)和兼職檔案人員的職責(zé)形同虛設(shè)，貌似負(fù)責(zé)的人很多，而實(shí)際上無(wú)人負(fù)責(zé)，形成公路檔案管理工作放任自流。

　　3、公路檔案管理工作制度不健全。由于公路檔案管理制度的不完善，在檔案管理上存在著檔案利用率低、檔案信息不安全、借還不按時(shí)、檔案丟失、記錄不全面等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案作用的發(fā)揮;檔案管理工作人員分工不清，甚至存在一人身兼多職的情況，不同程度阻礙了公路檔案管理工作的健康運(yùn)行;紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)遺失等問(wèn)題，紙質(zhì)檔案資料與電子檔案還存在不完全統(tǒng)一等問(wèn)題。

　　二、公路工程檔案管理的策略

　　1、提高公路檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

　　公路檔案是公路歷史的記錄，建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，它源于公路實(shí)踐，并為公路實(shí)踐服務(wù)。公路檔案管理工作的根本目的是為了充分利用發(fā)揮公路檔案的作用價(jià)值，滿足公路發(fā)展的需要。因此，只有積極開(kāi)發(fā)利用公路檔案更好地為公路建設(shè)服務(wù)，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，最大限度地滿足本單位各項(xiàng)工作的需要。開(kāi)展好對(duì)公路檔案管理工作的監(jiān)督管理，對(duì)公路檔案材料實(shí)施定期檢查，從而確保公路檔案材料收集的完整性。

　　2、完善公路檔案管理機(jī)構(gòu)

　　公路部門(mén)應(yīng)切實(shí)擔(dān)負(fù)起公路檔案管理工作的責(zé)任，明確檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)，建立與公路檔案管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員，制定檔案管理工作制度，并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的項(xiàng)目檔案的編制和公路檔案管理。

　　3、加強(qiáng)公路檔案管理制度建設(shè)

　　規(guī)范公路檔案管理工作必須加強(qiáng)和完善制度建設(shè)。制定公路檔案管理工作規(guī)劃，確定歸檔范圍及保管期限，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作形成制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;建立檔案員崗位責(zé)任制，輔助性的規(guī)章制度，實(shí)行嚴(yán)格的制度約束;加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，要求完成一個(gè)項(xiàng)目，驗(yàn)收一個(gè)項(xiàng)目，歸檔入庫(kù)一個(gè)項(xiàng)目，使檔案工作事事人有抓，處處有人管，確保工作落到實(shí)處。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄信息的管理

　　以廣受歡迎的檔案管理軟件為例，當(dāng)用戶錄入檔案數(shù)據(jù)后，檔案目錄信息可由計(jì)算自動(dòng)生成，檔案管理者需要什么格式的檔案目錄，只需動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)就可以生成并且打印了，非常方便，再也無(wú)需手工處理。檔案目錄是檔案軟件的一項(xiàng)基本功能，其它的檔案軟件在檔案目錄的處理方面，也都有自己的特點(diǎn)，給檔案管理者帶來(lái)了很多方便。

　　2、可以檔案全文存儲(chǔ)與檢索

　　在檔案管理軟件中存有文件的全文，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。在檔案全文存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞，用戶可以根據(jù)需要對(duì)保存方式進(jìn)行選擇。

　　3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　檔案管理軟件多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計(jì)算機(jī)管理檔案，不僅可對(duì)目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。比如聲像檔案、照片檔案等，也可以按部門(mén)定義如辦公室檔案、財(cái)務(wù)檔案等，將文字、圖形、圖像等文件按一定的規(guī)則統(tǒng)一進(jìn)行管理，真是非常方便。

　　4、檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理

　　檔案管理軟件檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜?jì)算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷(xiāo)毀前的價(jià)值鑒定等，還可以利用計(jì)算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動(dòng)態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對(duì)提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測(cè)能力會(huì)起到非常重要的作用。

　　公路檔案是公路工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)過(guò)程中形成的最原始的，極具保存價(jià)值的客觀記錄與真實(shí)資料。公路檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)公路檔案管理屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，突出工作重點(diǎn)、結(jié)合公路實(shí)際，采取科學(xué)有效的管理策略，從而確保公路檔案資源真正服務(wù)于單位，服務(wù)于生產(chǎn)，促進(jìn)公路事業(yè)的健康、和諧、快速發(fā)展。