甘肅省公路工程檔案管理軟件

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 　　公路檔案是以公路項目為單位在公路建設、養(yǎng)護與運營管理過程中形成的，具有保存價值的文字、數據、圖紙、照片和錄像帶等文件材料的總稱。公路檔案管理工作是指檔案工作者圍繞檔案所從事的一系列業(yè)務工作，是利用科學的思維和方法管理檔案，直接服務于公路事業(yè)的工作。工作方式呈現多樣化，結合公路檔案管理工作實踐，分析當前公路檔案管理工作中存在的問題，提出對策措施。從而使企業(yè)能夠蓬勃發(fā)展。

　　一、公路工程檔案管理存在的問題

　　1、公路檔案管理工作重要性的認識不足。管理人員對公路檔案管理意識的缺乏影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒有認清檔案材料的重要價值，不重視資料的整理、歸檔;有的單位不重視重大事件材料價值，不注重積累和保存原始資料及證明材料;有的單位對容易散失、遺漏的資料不積極追索等，這些都會造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失，需要查閱資料時無法提供準確的信息。

　　2、公路檔案管理機構不盡完善和規(guī)范。完整的公路檔案管理機構是檔案工作的有力保證和堅強保障，也是公路檔案管理工作的必備條件。由不同的人兼職檔案管理工作，因受本職工作的影響，使公路檔案管理機構和兼職檔案人員的職責形同虛設，貌似負責的人很多，而實際上無人負責，形成公路檔案管理工作放任自流。

　　3、公路檔案管理工作制度不健全。由于公路檔案管理制度的不完善，在檔案管理上存在著檔案利用率低、檔案信息不安全、借還不按時、檔案丟失、記錄不全面等現象，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮;檔案管理工作人員分工不清，甚至存在一人身兼多職的情況，不同程度阻礙了公路檔案管理工作的健康運行;紙質檔案容易出現遺失等問題，紙質檔案資料與電子檔案還存在不完全統(tǒng)一等問題。

　　二、公路工程檔案管理的策略

　　1、提高公路檔案管理工作的認識

　　公路檔案是公路歷史的記錄，建設經驗的總結，它源于公路實踐，并為公路實踐服務。公路檔案管理工作的根本目的是為了充分利用發(fā)揮公路檔案的作用價值，滿足公路發(fā)展的需要。因此，只有積極開發(fā)利用公路檔案更好地為公路建設服務，為本單位各項工作服務，最大限度地滿足本單位各項工作的需要。開展好對公路檔案管理工作的監(jiān)督管理，對公路檔案材料實施定期檢查，從而確保公路檔案材料收集的完整性。

　　2、完善公路檔案管理機構

　　公路部門應切實擔負起公路檔案管理工作的責任，明確檔案管理工作分管領導，建立與公路檔案管理相適應的管理機構，配備專業(yè)檔案管理工作人員，制定檔案管理工作制度，并負責組織、協調和指導項目設計、施工、監(jiān)理單位的項目檔案的編制和公路檔案管理。

　　3、加強公路檔案管理制度建設

　　規(guī)范公路檔案管理工作必須加強和完善制度建設。制定公路檔案管理工作規(guī)劃，確定歸檔范圍及保管期限，統(tǒng)一工作標準，使管理工作形成制度化、規(guī)范化、標準化;建立檔案員崗位責任制，輔助性的規(guī)章制度，實行嚴格的制度約束;加強對檔案管理工作的監(jiān)督指導，要求完成一個項目，驗收一個項目，歸檔入庫一個項目，使檔案工作事事人有抓，處處有人管，確保工作落到實處。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、輕松實現對檔案目錄信息的管理

　　以廣受歡迎的檔案管理軟件為例，當用戶錄入檔案數據后，檔案目錄信息可由計算自動生成，檔案管理者需要什么格式的檔案目錄，只需動動鼠標就可以生成并且打印了，非常方便，再也無需手工處理。檔案目錄是檔案軟件的一項基本功能，其它的檔案軟件在檔案目錄的處理方面，也都有自己的特點，給檔案管理者帶來了很多方便。

　　2、可以檔案全文存儲與檢索

　　在檔案管理軟件中存有文件的全文，不僅能實現檔案目錄檢索，還能實現檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強而有力的基礎。在檔案全文存儲的基礎上，還可以實現檔案的網上遠距離傳遞，用戶可以根據需要對保存方式進行選擇。

　　3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　檔案管理軟件多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。比如聲像檔案、照片檔案等，也可以按部門定義如辦公室檔案、財務檔案等，將文字、圖形、圖像等文件按一定的規(guī)則統(tǒng)一進行管理，真是非常方便。

　　4、檔案業(yè)務的計算機輔助管理

　　檔案管理軟件檔案業(yè)務工作，是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內容?？梢岳糜嬎銠C輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機收集和掌握檔案業(yè)務工作的管理信息及動態(tài)變化情況，并進行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強預測能力會起到非常重要的作用。

　　公路檔案是公路工程建設、養(yǎng)護過程中形成的最原始的，極具保存價值的客觀記錄與真實資料。公路檔案管理人員必須充分認識公路檔案管理屬于一項長期性、系統(tǒng)性的工作，轉變思想觀念，突出工作重點、結合公路實際，采取科學有效的管理策略，從而確保公路檔案資源真正服務于單位，服務于生產，促進公路事業(yè)的健康、和諧、快速發(fā)展。