如何做好企業(yè)的時間管理

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對于每一個人來說，時間就是生命；而對于每一個企業(yè)來說，時間就是金錢。如何做好企業(yè)的時間管理？這是一個影響到企業(yè)發(fā)展的重要問題。在一個企業(yè)的時間構(gòu)成中，管理者的時間固然重要，但員工的時間顯然也應(yīng)給予極大重視。因為員工的執(zhí)行力直接影響企業(yè)的業(yè)績和利潤。如果員工的工作隨意無序、辦事拖沓，這將影響到整個公司業(yè)務(wù)的運轉(zhuǎn)狀態(tài)。因此，企業(yè)的時間管理要針對的不僅僅是管理者的時間，而是所有員工的時間。

但需要注意的是，要求所有的員工擁有與管理者同等的時間管理能力是不現(xiàn)實的，而若要所有的部門經(jīng)理去幫助他的每個員工做一份工作日志，更是天方夜譚。企業(yè)的時間管理說到底要借助多方面的力量，比如人力資源的監(jiān)管、信息化工具的輔助，并最終形成習慣，這樣才能將企業(yè)的時間管理帶入良性循環(huán)。

事實上，關(guān)于時間管理的理論不少，但沒有好的工具來促進執(zhí)行，再先進的時間管理理念都容易成為一句空話。這無疑給企業(yè)的CIO們提出了一個新的命題：如何借助信息化工具去優(yōu)化企業(yè)的時間管理？近幾年，時間管理理念不斷被刷新，對企業(yè)的信息化部署也提出了挑戰(zhàn)。目前，管理軟件市場專門針對時間管理設(shè)計的軟件鳳毛麟角，但令人欣喜的是，已有OA辦公系統(tǒng)廠商在產(chǎn)品研發(fā)中就嵌入了時間管理功能，給用戶帶來切實幫助。

萬戶ezOFFICE無疑是這方面的佼佼者。在萬戶看來，時間管理的實質(zhì)就是行動管理，就是執(zhí)行、協(xié)作。為此，萬戶在ezOFFICE研發(fā)之初，就充分考慮到如何借助信息化手段來實現(xiàn)時間管理理念的落地，最終通過以下兩種方式順利達到目標：

1、制定計劃

管理專家曾指出：大量的時間浪費來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，沒有考慮工作的后續(xù)性，沒有考慮對工作方法的選擇等。引進萬戶ezOFFICE之后，員工不但可以通過“工作匯報”來向領(lǐng)導(dǎo)提交工作計劃或總結(jié)，讓自己的工作處于領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督之下，還可以通過“日程”或“催辦”功能來要求其他同事辦理相關(guān)事務(wù)，明確每項事務(wù)的應(yīng)該完成時間并可在其完成過程中查看其完成狀態(tài)，效率大大提高。

管理專家更指出：不但要確定最終目標的完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程牌”，以便進行工作進度的監(jiān)控。通過萬戶ezOFFICE的“協(xié)作辦公”功能，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)任務(wù)大小將任務(wù)分解成事件，然后將事件分發(fā)給組成員。這種“將任務(wù)分解為事件”與專家提出的“設(shè)立時間里程碑”有著同樣道理，對于計劃的及時完成有著推動和監(jiān)督的雙重功能。

2、排除干擾

日本專業(yè)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%。其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時?！备鶕?jù)這一統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。

為了有效排除干擾，萬戶ezOFFICE將正常的工作審批進行流程設(shè)置，極大地減少了領(lǐng)導(dǎo)和員工被干擾的時間。

例如，領(lǐng)導(dǎo)不再被員工們頻繁的“上門拜訪”所打擾，可以按自己的工作計劃什么時候?qū)徟鞒?，什么時候約見客戶，什么時候查看下屬工作進度等，工作思路也不再輕易被打斷。

如今，OA辦公系統(tǒng)市場迎來了快速發(fā)展時期，產(chǎn)品的技術(shù)也在不斷變革。但OA辦公系統(tǒng)變革的不應(yīng)只是技術(shù)，還需將更多更先進的管理思想、管理理念植入其中，使企業(yè)在面對發(fā)展瓶頸時，能有所突破。萬戶無疑深諳這一道理，通過賦予ezOFFICE更先進的時間管理理念，來幫助用戶優(yōu)化時間管理，從而在同樣的時間內(nèi)創(chuàng)造更多價值。

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