對于每天處理的文檔需要多少時間

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研究表明人們每天處理的文件大多沒有價值，只有20％到40％真正重要，是大堆廢品中的精華。很多人把這些文件理來理去，想把它弄得井井有條，卻無奈實在太多，無從下手。問題的關(guān)鍵是要減少文件，而不是整理文件。

從你的辦公桌開始向文件開戰(zhàn)。完全可以讓桌子保持整潔。如果桌子亂七八糟，不要找借口說：”我的性格就這樣。”你無須成為完人，但完全可以做得更好。

效率專家Don Aslett（艾斯得）說：”桌子亂的人九成效率很低，管理不當(dāng)，別人對他少有敬意。”也許一想到要把桌子收拾干凈你心里就發(fā)怵，但是我們，試試看吧。

動手

收拾桌子時，可把東西分成兩堆：一堆是文件，另一堆是非紙類物品。后者較容易解決，因此可以先下手處理。 問自己幾個問題：為什么要把它放在我的桌上？用它做什么？使用頻率有多大？應(yīng)放哪兒？

把沒用的東西統(tǒng)統(tǒng)扔掉。不要因為有地方放就把東西留下來。空下來抽屜沒什么不好。接著該對付那些文件了。每張紙都拿出來，認(rèn)真地問自己一個問題：我真用不上它嗎？只可能有三種答案：會，不會，可能會。

如果回答”不會”，便 丟掉完事。保留用不上的東西毫無意義。如果回答是”可能會”，就把它裝到一個大盒子，或者空抽屜里。把它放到一邊，如果想要用，知道在哪兒就行了。

對大多文件，回答可能是”會”。那就問一下：它能幫我或別人完成什么有價值的事嗎？ 要是回答仍然是肯定，那就問第二個問題：我會在什么時候處理這件事？定下時間后，再問第三個問題：應(yīng)把它放哪兒？

人們保留文件常常是為”以防萬一”。問題是大多數(shù)人都沒有仔細(xì)考慮過判斷標(biāo)準(zhǔn)，什么該留，什么該扔。結(jié)果是什么都留下來了。

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