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政府機關(guān)對于OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用潛力巨大
實際上,政府機關(guān)的辦公自動化建設(shè)比較混亂,雖然在國家層面有統(tǒng)一而明確的規(guī)劃指導(dǎo),但在實際執(zhí)行時卻并不到位。諸如重復(fù)建設(shè)、各自為政、系統(tǒng)不聯(lián)通、標準不統(tǒng)一等問題很多。
國內(nèi)領(lǐng)先的OA辦公系統(tǒng)廠商泛普軟件的市場總監(jiān)胡先生對筆者說:政府機關(guān)是OA辦公系統(tǒng)行業(yè)的重要客戶,但政務(wù)OA項目大多比較低調(diào),因為種種原因,缺乏具體、詳細的案例資料供大家分享,但是整體的應(yīng)用模式還是比較清晰的。
胡先生說,政府機關(guān)對于OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用,主要是將各原來的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、會議通知等紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式,改為全部采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式,實現(xiàn)無紙化辦公。
這樣,工作人員就不用拿著各種文件和報告在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章,而是利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段,即使領(lǐng)導(dǎo)干部出差在外也耽誤不了文件簽批。
OA辦公系統(tǒng)中文件簽批的流程痕跡設(shè)置,無形中也督促了各級各部門的辦事效率,領(lǐng)導(dǎo)者能夠?qū)崟r、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài),及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。
OA辦公系統(tǒng)的使用,不僅增強了政府機關(guān)公文傳遞的時效性,而且提高了公文傳遞的透明度,工作人員可隨時跟蹤查詢公文的辦理進展情況。
一個開放型的政府必然是一個高度信息化的政府。OA辦公系統(tǒng)將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù),整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性,降低辦公成本,提高執(zhí)行力,使管理趨于完善。
政府機關(guān)的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用可以分為兩大類型:一種是自上而下的縱向管理,和平級之間和橫向管理,功能比較簡單,主要實現(xiàn)文件的上傳下達和平級傳送,通常會給每個部門分配幾個賬號;另一種是部門內(nèi)部的協(xié)同辦公,功能比較豐富,部門內(nèi)的每個辦公人員都會分配賬號,這個系統(tǒng)可能是完全封閉的,并不和其他系統(tǒng)互通。
前一種類型的項目規(guī)模較大,通常具有財政預(yù)算支持,后者則相對較小,屬于部門內(nèi)部的應(yīng)用。
為了拓展政務(wù)市場,泛普軟件開發(fā)了專門用于政府機關(guān)的OA辦公系統(tǒng),該系統(tǒng)的核心應(yīng)用就是收文管理和發(fā)文管理。收文管理可實現(xiàn)來文登記、擬辦、批示、分發(fā)、監(jiān)控、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦、歸檔等功能;發(fā)文管理可實現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、登記、打印、蓋章、分發(fā)、閱讀、監(jiān)控、歸檔等全過程管理。系統(tǒng)支持紅頭文件和全文批注。這兩項功能集合了泛普軟件“工作流管理專家”的優(yōu)勢,可以滿足各級政府和機關(guān)收發(fā)文管理的需要。
另外據(jù)胡先生介紹,現(xiàn)在很多政府機關(guān)也開始應(yīng)用手機OA系統(tǒng)實現(xiàn)手機審批,移動辦公的方式對于事務(wù)繁忙,經(jīng)常不在電腦旁邊的領(lǐng)導(dǎo)人來說極為方便。
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