采購(gòu)管理中的成本控制（一）

近年來, 從中央到地方以及許多市場(chǎng)意識(shí)敏銳的企業(yè), 把物資管理作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力和提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段, 把現(xiàn)代物資管理理念、先進(jìn)的物資管理技術(shù)和現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)模式引入到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理中, 把生產(chǎn)成本和采購(gòu)成本密切結(jié)合起來。因?yàn)橛行У牟少?gòu)與供應(yīng)管理可以為大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)的成功做出顯著的貢獻(xiàn),采購(gòu)對(duì)利潤(rùn)有明顯的杠桿作用: 如果一家企業(yè)在購(gòu)買所需的原材料、用品和服務(wù)時(shí),通過改進(jìn)采購(gòu)方法, 從付給供應(yīng)商的金額中節(jié)省了100 萬(wàn)元, 假設(shè)這家公司銷售了價(jià)值100萬(wàn)元的產(chǎn)品, 稅前的利潤(rùn)是10%,那么銷售100 萬(wàn)元的只增加了10 萬(wàn)元的利潤(rùn), 由此可見采購(gòu)的價(jià)值有多大。通過事例更有助于理解這個(gè)問題: 假設(shè)一家企業(yè)銷售額為3 億元, 利潤(rùn)為10%, 即3 000 萬(wàn)元。如果按一般企業(yè)采購(gòu)原材料、設(shè)備及服務(wù)的支出超過50%來計(jì)算, 這家企業(yè)的三項(xiàng)支出應(yīng)超過1.5 億元, 假設(shè)這家企業(yè)更好地履行采購(gòu)職責(zé), 將采購(gòu)成本減少了10%, 會(huì)使稅前利潤(rùn)增加1500 萬(wàn)元。為了增加1500 萬(wàn)元的利潤(rùn), 如果單靠銷售收入來實(shí)現(xiàn), 那么至少要1.5 億的銷售額。換句話說, 銷售額需增加50%。當(dāng)然這并不是意味著減少10%的采購(gòu)成本很容易。在一重視采購(gòu)職能的企業(yè)里, 這可能很困難。但在一家忽視了采購(gòu)管理的企業(yè)里, 這會(huì)是一個(gè)很現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)。正是由于采購(gòu)的這種利潤(rùn)杠桿效應(yīng), 在很多企業(yè)中采購(gòu)供應(yīng)管理已受到更多的重視。這可能會(huì)成為一個(gè)尚未開發(fā)的“利潤(rùn)創(chuàng)造源”。如何做好采購(gòu)供應(yīng)管理中的成本控制是十分重要和值得研究的。筆者從事采購(gòu)管理工作28 年,根據(jù)自己的一些體會(huì)談?wù)剬?duì)采購(gòu)供應(yīng)中如何控制成本的看法。

　　1 采購(gòu)部門必須和企業(yè)的其他職能部門建立密切的工作關(guān)系

　　依靠科研生產(chǎn)計(jì)劃管理部門提供實(shí)際的進(jìn)度計(jì)劃, 才能在供應(yīng)商正常的提前期內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)并獲得最有力的最終價(jià)格。依靠技術(shù)研制部門來評(píng)價(jià)使用代替材料在成本方面的利弊, 依靠市場(chǎng)營(yíng)銷部門提供長(zhǎng)期的市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃, 制定有現(xiàn)實(shí)意義的物資供應(yīng)計(jì)劃, 依靠會(huì)計(jì)部門及時(shí)支付貨款可以獲得良好的折扣, 并和供應(yīng)商保持良好的關(guān)系以及保持企業(yè)自身的信譽(yù)。

　　(1) 采購(gòu)供應(yīng)部門應(yīng)了解單位的采購(gòu)政策、申請(qǐng)及采購(gòu)程序, 進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)和溝通工作。審核收到的物料和服務(wù)的申請(qǐng)采購(gòu)單, 注意其完整性、描述清晰程度, 是否得到批準(zhǔn)。建立并維持與供應(yīng)商的銷售人員之間的密切關(guān)系和商務(wù)聯(lián)系, 參與談判、發(fā)詢價(jià)單和簽訂采購(gòu)合同。自始自終對(duì)公開交易進(jìn)行監(jiān)督, 必要時(shí)就訂單情況和發(fā)送等事項(xiàng)與供應(yīng)商、申請(qǐng)人管理層進(jìn)行信息溝通。對(duì)制定的物資庫(kù)存進(jìn)行監(jiān)控, 保持合適的庫(kù)存水平, 并對(duì)多余物資進(jìn)行處理。通過日常應(yīng)用對(duì)采購(gòu)程序加以改進(jìn), 以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的目標(biāo)協(xié)調(diào), 同時(shí)就采購(gòu)政策和程序向相關(guān)部門人員提出合理化建議。

　　(2) 采購(gòu)部門和設(shè)計(jì)生產(chǎn)部門之間的溝通尤為重要。在設(shè)計(jì)中選用的元器件滿足用戶的需要前提下, 應(yīng)選用成本低的材料, 在設(shè)計(jì)中設(shè)計(jì)人員往往注重可靠性和技術(shù)性能, 而忽視材料的成本, 例如有的設(shè)計(jì)人員可以選用一般軍品元器件能滿足要求的情況下, 為保險(xiǎn)卻選用價(jià)格高幾倍宇航級(jí)別的元器件。有的設(shè)計(jì)人員不愿意做設(shè)計(jì)更改, 使價(jià)格便宜的新產(chǎn)品難以使用。實(shí)用性是指一種物料、商品用戶服務(wù)能夠達(dá)到既定功能和用途的能力, 商品性是在達(dá)到實(shí)用性前提下追求最經(jīng)濟(jì)產(chǎn)品。有些設(shè)計(jì)人員忽略了商品上的考慮, 僅僅只是考慮實(shí)用性, 實(shí)際上這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的, 設(shè)計(jì)還應(yīng)考慮經(jīng)濟(jì)性和商業(yè)性。金比銀和銅更適應(yīng)做導(dǎo)體, 但由于它太昂貴所以一般不用, 除了某些特殊場(chǎng)合, 如集成電路的芯片用金而不是用銅做導(dǎo)線。“最佳采購(gòu)”的概念則把質(zhì)量、可靠性、實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性看成是正確采購(gòu)的組成部分。

　　有時(shí)需求申請(qǐng)的提前期太短, 造成采購(gòu)部門沒有時(shí)間進(jìn)行充分的詢價(jià), 為了保證進(jìn)度盡快到貨, 天天電話催貨不算, 還需不計(jì)成本出差, 我們就有過為一萬(wàn)多元的固件坐飛機(jī)提貨的情況。現(xiàn)實(shí)中的許多所謂緊急訂單實(shí)際上并不緊急, 造成的原因可能有: 一是錯(cuò)誤的庫(kù)存控制, 生產(chǎn)計(jì)劃和預(yù)算的不足; 二是使用部門對(duì)供應(yīng)部門在合適的時(shí)間內(nèi)提供物料信心不足; 三是完全出于習(xí)慣。緊急訂單會(huì)給供應(yīng)商帶來負(fù)擔(dān), 會(huì)直接或間接的體現(xiàn)在買方即付的價(jià)格中。緊急訂單必須向有關(guān)部門進(jìn)行解釋, 增加的成本應(yīng)有統(tǒng)計(jì), 并作為績(jī)效考核的內(nèi)容。有時(shí)設(shè)計(jì)人員提出過于嚴(yán)格的規(guī)格限制、頻繁的工程技術(shù)變化、大量的非標(biāo)產(chǎn)品、規(guī)格不清晰準(zhǔn)確、只愿使用的自己聯(lián)系供應(yīng)商等, 都給采購(gòu)的成本控制帶來困難。