同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目的心得：理清思路

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回想起2006年的時(shí)候我手上最多的時(shí)候有11個(gè)項(xiàng)目在同時(shí)進(jìn)行，同時(shí)我還要負(fù)責(zé)幾個(gè)系統(tǒng)的用戶支持工作，還要管理一個(gè)小團(tuán)隊(duì)的日常工作。那段時(shí)間真是有些超負(fù)荷運(yùn)作，忙得是天昏地暗，不亦樂乎。

正是在這種情況下我積累了一些如何同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目又能完成好日常工作的一點(diǎn)點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

其中最重要的是理清思路，對(duì)有限的時(shí)間做好管理。

1。在多項(xiàng)目的境況下，一定要做好紀(jì)錄工作。俗話說：好記性不如爛筆頭。不要過分相信自己的記憶力。

a> 建立一張項(xiàng)目基本狀態(tài)表，每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來了之后，能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項(xiàng)目多的情況下。

編號(hào)

項(xiàng)目名稱

當(dāng)前狀態(tài)

當(dāng)前任務(wù)

截止時(shí)間

相關(guān)人員

緊急程度

其他

將項(xiàng)目按照四個(gè)象限分類：

四個(gè)象限：

I.                    重要而且緊急

II.                 重要不緊急

III.               不重要但緊急

IV.               既不重要又不緊急

在各個(gè)象限中填上項(xiàng)目的名稱。

我做事情的順序一般是：I -> III -> II -> IV。但對(duì)于順序II和III排列并不是絕對(duì)的。有時(shí)候要看具體的情況了。因?yàn)橛行┲匾遣痪o急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。

2．郵件問題：

第一：將郵件分類：我將郵件分為四大類別：

第一類：項(xiàng)目管理目錄。其中每個(gè)項(xiàng)目設(shè)定為一個(gè)目錄?？梢园凑枕?xiàng)目的階段再細(xì)分目錄，比如說可以創(chuàng)建：?jiǎn)?dòng)，計(jì)劃，需求，分析/設(shè)計(jì)，開發(fā)，測(cè)試，實(shí)施，測(cè)試文檔目錄。將項(xiàng)目中來往的郵件按照這些目錄歸類，以便查找。這個(gè)分類說來很簡(jiǎn)單，但是我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來查找某個(gè)郵件，糟糕的是最后還沒有找到。

做事情能夠分門別類，有條理也是應(yīng)該一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。

第二類：系統(tǒng)支持目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的幾個(gè)老系統(tǒng)對(duì)用戶支持的往來郵件。

第三類：團(tuán)隊(duì)工作目錄。主要是針對(duì)我當(dāng)時(shí)還要負(fù)責(zé)的一些團(tuán)隊(duì)方面日常工作往來的郵件，什么報(bào)告拉等等。

第四類：其它郵件。包括公司時(shí)不時(shí)發(fā)布的一些政策文件等等。

做好分類后，設(shè)定郵件自動(dòng)篩選條件，比如說將人事部門經(jīng)常發(fā)送的某某離職，到崗的一些

既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件，那么當(dāng)來了這些文件后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動(dòng)篩選條件，能有效的將你的時(shí)間利用在最值得投資的事情上。

第二：回復(fù)郵件。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有有新郵件到來。特別是對(duì)于客戶的一些郵件。因?yàn)橛袝r(shí)候你回復(fù)的越快，事情來得越多；也許有些問題過了5個(gè)小時(shí)就不是問題了。相信我，如果真是特別火上眉毛的問題，一個(gè)電話會(huì)馬上過來催你，而不用花上10或者20幾分鐘來寫郵件。

3．會(huì)議問題：

要有選擇性的參加會(huì)議。我的原則是: 凡是抄送我的郵件一概不參加。即使是To我的郵件，也要看情況在決定是否參加。凡是和我要召開的項(xiàng)目會(huì)議出現(xiàn)沖突的會(huì)議一概不參加。當(dāng)然，回絕別人的時(shí)候要寫明原因。不能做老好人，什么會(huì)議都參加。否則耽誤了自己的有限的時(shí)間和精力。有些必須參加的會(huì)議，如果自己發(fā)言完畢而又沒有什么其他事情需要自己在這個(gè)會(huì)上的時(shí)候，我就申請(qǐng)離開。有時(shí)候也來個(gè)小黃花：比如說我下面還有一個(gè)會(huì)議等等。大家知道你的忙碌狀態(tài)后，以后也會(huì)在是否認(rèn)真斟酌是否你必須參加某些會(huì)議。我在自己要召開的項(xiàng)目會(huì)議的與會(huì)人員的選擇上也非常小心，凡是可參加也可不參加的人