運用項目管理軟件，強化責(zé)任成本控制

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　　隨著建筑市場的激烈競爭，施工企業(yè)的利潤空間不斷縮水，在產(chǎn)高利低成為制約企業(yè)發(fā)展的今天，加強施工過程的成本控制越來越被施工企業(yè)所重視。一些具有實力的軟件公司在深入研究施工項目成本控制的客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，研制開發(fā)了適用于施工項目成本管理的軟件系統(tǒng)。目前在市場上的項目管理軟件很多，下面根據(jù)我局京津城際軌道四號梁廠項目應(yīng)用速恒項目管理軟件(pam)的實踐談一談項目管理軟件在責(zé)任成本控制中的應(yīng)用。

　　對于施工企業(yè)來說，項目目標管理包含“質(zhì)量、進度、成本”三大目標，但歸跟結(jié)底是成本目標，即追求成本最小化，實現(xiàn)效益最大化，并且質(zhì)量、進度目標控制痕跡最終會體現(xiàn)在成本上。

　　一、 項目管理軟件使得“責(zé)任“成本的理念得以實施

　　所謂“責(zé)任”成本，是項目成員對其工作職責(zé)范圍內(nèi)的可控成本負責(zé)，并將其責(zé)任范圍內(nèi)的成本控制結(jié)果與個人績效掛勾的理念。項目管理軟件根據(jù)項目組織機構(gòu)形式，通過上級對下級的職責(zé)定位、權(quán)限密碼設(shè)置，使得這一理念得以實施。

　　1、在公司與項目間進行權(quán)責(zé)劃分(項目組織機構(gòu)模式

        上級機關(guān)作為軟件運行的指揮官，是成本控制的決策層，可根據(jù)項目特點，設(shè)置項目相應(yīng)的部門職責(zé)并授于相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理權(quán)限。在項目上場前根據(jù)項目實際情況測算目標成本，下達項目責(zé)任預(yù)算，(軟件具有導(dǎo)入中標清單及接口企業(yè)定額的預(yù)算編制系統(tǒng)，可輕松實現(xiàn)這一功能)把項目不可控的成本分離出來。如項目前期的經(jīng)營成本，受公司投標策略或市場導(dǎo)向影響，對項目來說屬不可控成本。又如甲方指令的專業(yè)分包工程或由甲方、上級公司供應(yīng)的主材，對項目來說此部分的“價”是不可控的，只對 “量”實行消耗控制，必須實行量價分離。公司與項目間權(quán)責(zé)劃分明確，才能使公司各個項目(不論高價或低價中標，不論鐵路或公路項目)均在一個相對公平的平臺上起步，進行項目管理竟?fàn)帯?/p>

　　2、項目部內(nèi)部權(quán)責(zé)劃分

　　項目經(jīng)理、成本副經(jīng)理是成本軟件運行的控制層，負有監(jiān)督各部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準確性、及時性，并根據(jù)成本數(shù)據(jù)歸集方向動態(tài)分析，及時向上級部門提供決策依據(jù)。

　　各業(yè)務(wù)部門是成本控制的實施層。工程技術(shù)部負責(zé)工程進度統(tǒng)計、工程數(shù)量計量控制、分項工程耗材限額等基礎(chǔ)業(yè)務(wù);計劃合同部負責(zé)分包單價測算、勞務(wù)合同談判、驗工計價管理等業(yè)務(wù);物資設(shè)備部負責(zé)材料的采購、保管、發(fā)料及機械設(shè)備的采購計劃、招標等。各部門對其職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)具有全權(quán)處理功能，包括錯誤數(shù)據(jù)錄入的修改，而對其相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)僅具有查詢功能，不具備修改功能。如項目物資設(shè)備部可適時查詢工程技術(shù)部的工程進度計劃及分項工程耗材限額，及時編制材料采購計劃。

　　嚴密的管理層次劃分及權(quán)限設(shè)置使得責(zé)任成本控制思路清晰、程序規(guī)范，具有可操作性。

　　二、項目管理軟件應(yīng)用使責(zé)任成本管理實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、科學(xué)化

　　成本控制涉及項目管理的各個方面、各個環(huán)節(jié)，是一個全員參于，全過程控制的動態(tài)管理，靠以前的手工操作，無法保證大量的、繁瑣的計算工作量，更不能及時有效地進行數(shù)據(jù)歸集分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，只是一種片面的、局部的控制。借助計算機和工具軟件系統(tǒng)運行給成本管理工作帶來了3個層面的變化：數(shù)據(jù)信息化、流程規(guī)范化、決策科學(xué)化。

　　首先，長期以來，項目部成本數(shù)據(jù)的歸集都倚靠手工操作進行，部門之間成本數(shù)據(jù)的交換倚靠紙介質(zhì)進行，無法進行成本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、查詢、分析，而項目管理軟件可以輕松實現(xiàn)與其他軟件(如省部級定額、企業(yè)內(nèi)部定額、財務(wù)軟件)的對口掛接。軟件系統(tǒng)將各種與成本相關(guān)的數(shù)據(jù)如消耗材料的計劃、進庫、出庫、結(jié)存;周轉(zhuǎn)材料的進場、出場、攤銷等都以一定的數(shù)據(jù)格式錄入到計算機里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時進行成本的歸集、查詢、分析，滿足了項目成本管理的系統(tǒng)性要求。此外，各相關(guān)部門的成本數(shù)據(jù)通過局域網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)成本數(shù)據(jù)的共享，從而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息化。

　　其次，目前建筑企業(yè)在項目成本管理工作中面臨的一個普遍現(xiàn)象是操作流程不規(guī)范，人為因素過高，隱性成本偏大。軟件系統(tǒng)作為輔助企業(yè)管理的一種手段，根據(jù)企業(yè)管理模式，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學(xué)的項目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強了成本管理中的約束性，減少了人為控制和"拍腦袋"的管理行為，保證了操作流程的規(guī)范化。

　　最后，由于落后的成本管理手段，在決策時缺乏對成本對象的“定量”分析，往往只能作“定性”的判斷，使得決策往往過多地依賴管理者的個人經(jīng)驗或者根據(jù)報表反映結(jié)果進行事后判斷，這種憑經(jīng)驗決策及事后決策的方法與市場經(jīng)濟是極其不相適應(yīng)的。軟件系統(tǒng)通過“定時、分部位”對構(gòu)成成本的原始數(shù)據(jù)進行及時的匯總分析，埋在軟件中的“超耗”預(yù)警機制會通過定量分析，得出定性結(jié)論，使項目管理者對成本過程控制中的“薄弱環(huán)節(jié)”作到心中有數(shù)，及早應(yīng)對，從而保證了決策的科學(xué)性。

　　三、縱、橫交錯的管理模式實現(xiàn)了對成本的實時、實地監(jiān)控

　　項目實施的流動性、一次性特點決定了項目成本管理是一個動態(tài)的、復(fù)雜的過程，每一個因素的變化都將引起一系列的聯(lián)鎖反映。如工期延誤后為趕工期可能會改變施工方法，為保證質(zhì)量將會采取相應(yīng)措施，繼而影響資源投入，最終導(dǎo)致成本變化。依靠以往的手工核算及經(jīng)驗積累進行項目的動態(tài)盈虧分析是不可想象的。

　　項目管理軟件運用縱、橫交錯的管理模式實現(xiàn)了對成本的實時、實地監(jiān)控。軟件分時間(縱向)和部位(橫向)兩條主線對成本進行雙重核算。時間和工程部位劃分是為了將計劃成本、實際發(fā)生成本按時間、部位正確歸集，并實時、實地(按部位)進行對比分析，所以項目在進行前期成本規(guī)化時就要確定時間和部位的核算細度，一旦確定，各部門必須步調(diào)一致，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要按確定的部位和時間進行歸結(jié)?？v向時間設(shè)置可分為旬、月、季、年度、開累幾個階段，工程部位設(shè)置可根據(jù)分部分項工程劃分標準設(shè)置核算模塊，如某一橋梁下部、上部，某一座隧道、某一段路基，也可以根據(jù)上場的各個作業(yè)隊施工范圍化分核算模塊。時間段設(shè)置越細，實時的動態(tài)監(jiān)控功能就越完善，工程部位劃分越細，成本的歸集就越詳細，更容易找出影響成本偏離目標的具體部位。

　　軟件系統(tǒng)利用計算機強大的數(shù)據(jù)處理功能，將與項目成本有關(guān)的各因素按成本費用的邏輯關(guān)系，建立起數(shù)學(xué)模型，采用人機結(jié)合方式，面對施工環(huán)境的動態(tài)變化系統(tǒng)自動進行成本的歸集。埋在軟件中的預(yù)警機件會根據(jù)對比結(jié)果提前發(fā)現(xiàn)成本虧損信號，以便及時對成本控制實行“過程糾偏”。使成本控制的“實時監(jiān)控，動態(tài)分析”成為可能。

　　軟件系統(tǒng)本身就是一個業(yè)務(wù)平臺，從根本上消除了各業(yè)務(wù)部門的“隔離”，財務(wù)部門不但能了解項目成本產(chǎn)生的全部過程，而且伴隨著各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的每一個作業(yè)，財務(wù)都有相應(yīng)的反應(yīng)。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時，財務(wù)也得到了這個信息，并將相應(yīng)的材料費用計入實際成本;計劃部門對分包商每完成一筆結(jié)算，財務(wù)就產(chǎn)生相應(yīng)的應(yīng)付款等等。這種成本數(shù)據(jù)信息的通暢、透明，保障了項目成本的準確性和及時性，實時、實地成本監(jiān)控才成為可能。

　　四、項目管理軟件(pam)的應(yīng)用對下一步基于網(wǎng)絡(luò)平臺的公司級管理軟件(cam)系統(tǒng)應(yīng)用提供了基礎(chǔ)

　　計算機的出現(xiàn)是人類歷史上一次偉大的信息革命，而基于計算機的工具軟件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)化辦公是企業(yè)提高管理效率的必由之路。項目管理軟件如果借助局域網(wǎng)、因特網(wǎng)平臺或利用數(shù)據(jù)導(dǎo)出導(dǎo)入功能，很容易實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，將會減少企業(yè)上下級間、平行部門間大量的紙介質(zhì)文件傳遞，從效率上講便捷、安全、迅速，把人從繁雜瑣碎的工作中解脫出來;從成本角度出發(fā)，將會節(jié)約大量的差旅費、電話、郵寄、打印等辦公費，實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)化辦公，透明化管理。

　　尤其是我們建筑施工企業(yè)，工程項目遍布全國各地，因受地域及時間限制，上級機關(guān)對工程項目的監(jiān)控工作相當(dāng)薄弱，且耗費了大量的人力、財力。項目管理軟件的推廣使用對下一步基于網(wǎng)絡(luò)平臺的公司級管理軟件的應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)，為企業(yè)管理再上新臺階邁出了關(guān)健的一步。