項(xiàng)目管理辦公室與項(xiàng)目文化研究

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　　一、項(xiàng)目管理辦公室與項(xiàng)目文化概念內(nèi)涵

　　目前各界對(duì)于項(xiàng)目管理辦公室的爭(zhēng)議一直沒有間斷，對(duì)于項(xiàng)目管理辦公室的定義也不完全相同，但目前普遍接受的一種定義是：項(xiàng)目管理辦公室是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門，這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果，同時(shí)項(xiàng)目成功率是上升的。項(xiàng)目管理辦公室是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心，是組織提高項(xiàng)目分析、設(shè)計(jì)、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。

　　項(xiàng)目文化則是項(xiàng)目實(shí)施過程中體現(xiàn)企業(yè)形象、宗旨、價(jià)值觀和作風(fēng)的一種共識(shí)，它以多種形式形成、存在和發(fā)展。項(xiàng)目文化是企業(yè)文化的具體滲透和延伸，同時(shí)也豐富和發(fā)展了企業(yè)文化。項(xiàng)目文化作為項(xiàng)目人共同累積的價(jià)值觀、信仰、習(xí)慣、知識(shí)、工作方法和行為的一種綜合體來體現(xiàn)，貫徹于項(xiàng)目實(shí)施始終，使項(xiàng)目動(dòng)作更為有效，以期達(dá)到項(xiàng)目的最終目的。

　　二、項(xiàng)目管理現(xiàn)狀

　　在激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，項(xiàng)目已經(jīng)成為企業(yè)成長(zhǎng)必不可少的推動(dòng)力，項(xiàng)目管理能力也已是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實(shí)中項(xiàng)目的實(shí)施效果卻并不樂觀。

　　據(jù)Standish Group集團(tuán)對(duì)1994年以來的技術(shù)項(xiàng)目情況統(tǒng)計(jì)顯示：46%的信息技術(shù)項(xiàng)目超出了預(yù)算并且已過期;28%的信息技術(shù)項(xiàng)目完全失敗。另外一個(gè)調(diào)研得出了更為嚴(yán)酷的成功率：由財(cái)富500強(qiáng)公司承擔(dān)的信息技術(shù)項(xiàng)目中，只有24%能被成功地完成。針對(duì)這些情況，Standish Group集團(tuán)對(duì)項(xiàng)目失敗的原因做了調(diào)查，表1顯示的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以看出，由于項(xiàng)目組織問題造成項(xiàng)目失敗所占的比例很大的。

　　表1  項(xiàng)目失敗原因分析

　　三、項(xiàng)目管理辦公室與項(xiàng)目文化解析

　　從項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段項(xiàng)目管理還存在很大的問題，要想提高項(xiàng)目的成功率，絕不能忽視項(xiàng)目組織方面的因素。而要想更好地解決項(xiàng)目組織方面的問題，成立項(xiàng)目管理辦公室是必然的選擇。此外，另一個(gè)容易被大家忽略的問題就是項(xiàng)目文化，盡管現(xiàn)在人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了項(xiàng)目管理的重要性，但是卻極少有人關(guān)注項(xiàng)目文化，忽視項(xiàng)目文化往往是造成項(xiàng)目失敗更為深層次的原因。

　?。ㄒ唬╉?xiàng)目管理辦公室的功能及作用

　　1、項(xiàng)目管理辦公室的功能

　　PMO的功能主要有以下6種：開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項(xiàng)目歷史文檔管理、提供項(xiàng)目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項(xiàng)目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項(xiàng)目管理培訓(xùn)。

　　2、項(xiàng)目管理辦公室的作用

　　項(xiàng)目管理辦公室是給項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理、第三方參與管理、動(dòng)態(tài)控制、質(zhì)量控制提供指導(dǎo)和輔助管理，使得項(xiàng)目計(jì)劃能夠得到切實(shí)有效的執(zhí)行，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目管理通過項(xiàng)目組的工作來完成。項(xiàng)目組包括項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目管理辦公室和職能部門分派到項(xiàng)目中工作的人員。其中，項(xiàng)目經(jīng)理是核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，主要進(jìn)行協(xié)調(diào)項(xiàng)目跨職能部門的工作，讓各部門朝著共同的目標(biāo)努力，以及處理諸如經(jīng)營(yíng)上的問題、供應(yīng)商的問題、員工的問題等一些項(xiàng)目中經(jīng)常變動(dòng)的情況。而涉及到項(xiàng)目的整體優(yōu)化、個(gè)別計(jì)劃的研究、對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)狀的分析等一些技術(shù)性的問題可以完全依賴于項(xiàng)目管理辦公室去實(shí)現(xiàn)。這樣，項(xiàng)目管理辦公室才會(huì)給項(xiàng)目經(jīng)理提供最得力的支持，使其集中精力做好項(xiàng)目上的重大決策，引導(dǎo)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

　　（二）項(xiàng)目文化的功能及現(xiàn)實(shí)作用

　　1、項(xiàng)目文化的功能

　　在項(xiàng)目組織中，組織層級(jí)較少，管理幅度增寬，結(jié)構(gòu)趨于扁平化，授予團(tuán)隊(duì)成員更大的權(quán)力;同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)化程度較低，具有較小的組織剛性。這些都要求文化提供共同的價(jià)值觀體系，從而項(xiàng)目成員朝共同的目標(biāo)努力。項(xiàng)目文化的功能主要體現(xiàn)在以下方面： (1)導(dǎo)向功能。指通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員行為的價(jià)值取向、行動(dòng)目標(biāo)和建立規(guī)章制度，使成員的個(gè)體思想觀念和追求與項(xiàng)目目標(biāo)相一致，把實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)變成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的自覺行動(dòng); (2)凝聚功能。以項(xiàng)目目標(biāo)為凝聚點(diǎn)，團(tuán)體意識(shí)為凝聚力，共同思想為凝聚劑，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員上下左右團(tuán)結(jié)一致，關(guān)心項(xiàng)目的成功成為一種強(qiáng)烈的心理需求，增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感和榮譽(yù)感;(3)應(yīng)變功能。文化具有相對(duì)的穩(wěn)定性和持續(xù)性特征。而項(xiàng)目所處的環(huán)境不斷變化，故其文化要富靈活性，不斷適時(shí)地更新文化形態(tài)，適應(yīng)外部環(huán)境的變化。

　　2、項(xiàng)目文化的作用

　　建設(shè)健康的項(xiàng)目文化，有利于改變現(xiàn)有項(xiàng)目管理中流程運(yùn)作不暢、管理效率低下等問題，其現(xiàn)實(shí)意義主要在于：(1)通過建設(shè)項(xiàng)目文化，能夠在項(xiàng)目上建立起一種有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的無形機(jī)制，從而引導(dǎo)項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的認(rèn)同，增強(qiáng)項(xiàng)目成員的責(zé)任意識(shí)，并約束項(xiàng)目成員的不良心理和行為，使之遵守項(xiàng)目行為規(guī)范，令工作更加高效;(2)健康的項(xiàng)目文化將提高項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目的參與度、適應(yīng)性，喚起項(xiàng)目成員的進(jìn)取精神，使項(xiàng)目成員的潛能得以發(fā)揮，自我價(jià)值也可以在較高的境界上得以實(shí)現(xiàn)，并將獲得極大的精神滿足;(3)一個(gè)項(xiàng)目的成員各有不同的背景，健康的項(xiàng)目文化猶如潤(rùn)滑劑，給有各種期望、抱負(fù)和技能的項(xiàng)目成員以互相了解的時(shí)間和空間，創(chuàng)造良好的溝通、團(tuán)結(jié)氛圍，凝聚人心，形成整體一起作戰(zhàn)。

　?。ㄈ╉?xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化的關(guān)系

　　1、項(xiàng)目管理辦公室需要項(xiàng)目文化

　　項(xiàng)目管理辦公室作為項(xiàng)目實(shí)施的“大腦”，對(duì)項(xiàng)目的成敗起著至關(guān)重要的作用。項(xiàng)目的實(shí)施受時(shí)間等一系列因素的影響，而項(xiàng)目管理辦公室正是為了更好的應(yīng)對(duì)這些制約因素而設(shè)立的。眾所周知，文化具有它獨(dú)特的魅力，已經(jīng)成為全球關(guān)注的焦點(diǎn)。其實(shí)在項(xiàng)目中也需要文化的養(yǎng)分，項(xiàng)目管理辦公室更需要這種養(yǎng)分。一個(gè)具有良好項(xiàng)目文化的項(xiàng)目管理辦公室，將會(huì)對(duì)項(xiàng)目起到更好的支持作用，特別是由于項(xiàng)目管理辦公室是解決項(xiàng)目問題的主要地方，好的項(xiàng)目文化能夠使得項(xiàng)目相關(guān)各方感到自己的價(jià)值受到了重視，能夠激勵(lì)各方更為關(guān)注項(xiàng)目，為項(xiàng)目成功實(shí)施付出更大的努力。

　　2、項(xiàng)目管理辦公室對(duì)項(xiàng)目文化建設(shè)起著重要作用

　　一方面項(xiàng)目文化對(duì)項(xiàng)目管理辦公室而言至關(guān)重要，另一方面，項(xiàng)目文化的傳播與積淀也離不開項(xiàng)目管理辦公室。項(xiàng)目文化的形成絕不可能是一天兩天的事，沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)來整理歸類是不可能傳承下來的。而承擔(dān)總結(jié)傳承項(xiàng)目文化最合適的組織就是項(xiàng)目管理辦公室，首先，項(xiàng)目管理辦公室可以移植優(yōu)秀的項(xiàng)目文化到正在進(jìn)行的項(xiàng)目;第二，每一個(gè)項(xiàng)目都具有獨(dú)特性，隨著新加入成員的到來，勢(shì)必也會(huì)帶來新的文化，項(xiàng)目管理辦公室需要把這種文化吸納到以前的項(xiàng)目文化中，這樣便會(huì)產(chǎn)生新的項(xiàng)目文化;第三，項(xiàng)目管理辦公室需要把已經(jīng)形成的新的文化繼續(xù)傳承下去，形成文檔，并將這種項(xiàng)目文化引入到企業(yè)中，使之與企業(yè)文化發(fā)生作用，促進(jìn)整個(gè)企業(yè)文化的發(fā)展。

　　四、正確對(duì)待項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化

　　項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化在項(xiàng)目中起著非常重要的作用，二者是一個(gè)相互聯(lián)系的整體，不能孤立地對(duì)待，如何正確處理二者的關(guān)系，在加強(qiáng)項(xiàng)目管理辦公室管理的同時(shí)，重視項(xiàng)目文化的建設(shè)成為項(xiàng)目管理的一個(gè)新問題。

　　（一）用項(xiàng)目文化指導(dǎo)項(xiàng)目管理辦公室的建設(shè)

　　項(xiàng)目管理辦公室的建設(shè)離不開組織現(xiàn)有的資源，這種資源既包括硬件資源也包括軟件資源，企業(yè)文化就是軟件資源中非常重要的一種。項(xiàng)目管理辦公室應(yīng)該充分重視企業(yè)文化，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，引進(jìn)企業(yè)文化中已成型的成功項(xiàng)目文化。這樣做可以起到很多的積極作用，主要包括：組織的優(yōu)秀項(xiàng)目文化能夠得到傳承;項(xiàng)目文化不會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目的結(jié)束而丟失;有了優(yōu)秀的項(xiàng)目文化指導(dǎo)，項(xiàng)目管理辦公室的起點(diǎn)就提高了，這有助于項(xiàng)目管理辦公室更好的發(fā)揮對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的支持作用。

　?。ǘ╉?xiàng)目管理辦公室應(yīng)把項(xiàng)目文化建設(shè)作為重要職責(zé)

　　現(xiàn)階段，項(xiàng)目管理辦公室的職能主要包括：開發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項(xiàng)目歷史文檔管理、提供項(xiàng)目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項(xiàng)目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項(xiàng)目管理培訓(xùn)。為了更好的支持項(xiàng)目，好的項(xiàng)目文化是必需的，而承擔(dān)項(xiàng)目文化建設(shè)主要任務(wù)的應(yīng)該是項(xiàng)目管理辦公室。這主要是因?yàn)椋菏紫?，?xiàng)目管理辦公室是項(xiàng)目的“大腦”，直接支持項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的工作，對(duì)項(xiàng)目文化最為“敏感”;第二，在項(xiàng)目管理辦公室成立之初，引進(jìn)先進(jìn)成熟的項(xiàng)目文化也是項(xiàng)目管理辦公室的責(zé)任，為了使得“移植”成功，項(xiàng)目管理辦公室必須重視項(xiàng)目文化建設(shè);第三，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，勢(shì)必會(huì)有新鮮血液進(jìn)入項(xiàng)目組織，這會(huì)帶來一些新的文化，與原有項(xiàng)目文化結(jié)合后會(huì)形成項(xiàng)目新的獨(dú)特的項(xiàng)目文化，只有項(xiàng)目管理辦公室保持敏感性才能注意到這種文化，并更好的利用這種文化為項(xiàng)目服務(wù)。

　?。ㄈ┙M織應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化建設(shè)提供支持

　　盡管項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化與項(xiàng)目直接相關(guān)，看似與組織沒有多大關(guān)系。這往往使得很多時(shí)候項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目文化與組織被人為地割裂開來，對(duì)組織和項(xiàng)目造成嚴(yán)重后果。其實(shí)在項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化建設(shè)時(shí)，需要得到組織多方面的支持，沒有這些支持，項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化的建設(shè)將受到很大的阻礙，甚至很可能失敗，造成不可挽回的損失。組織應(yīng)該關(guān)注項(xiàng)目管理辦公室的建設(shè)，并且要視項(xiàng)目對(duì)組織的重要程度采取相應(yīng)的支持措施。項(xiàng)目文化的建設(shè)也同樣如此，組織要為了項(xiàng)目最后的成功采取支持策略。當(dāng)然，良好的項(xiàng)目管理管理辦公室和項(xiàng)目文化也會(huì)對(duì)組織起到促進(jìn)作用，一方面項(xiàng)目的成功勢(shì)必會(huì)給組織帶來良好的經(jīng)濟(jì)等效益;另一方面，項(xiàng)目文化也可以給組織帶來新鮮的血液，能夠?yàn)榻M織文化的進(jìn)步更新提供重要來源，能促進(jìn)組織文化的健康發(fā)展。

　　五、結(jié)論

　　項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化在項(xiàng)目中的作用是非常巨大的，如何更好地建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化是當(dāng)前項(xiàng)目管理的一個(gè)重要研究?jī)?nèi)容。項(xiàng)目管理辦公室和項(xiàng)目文化不應(yīng)該被孤立對(duì)待，一方面項(xiàng)目文化能夠促進(jìn)項(xiàng)目管理辦公室的建設(shè)，另一方面項(xiàng)目管理辦公室也對(duì)項(xiàng)目文化起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)然，無論是項(xiàng)目管理辦公室還是項(xiàng)目文化的建設(shè)都離不開組織的支持。