對(duì)“班班通”工程實(shí)施項(xiàng)目管理的探討及實(shí)踐

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　　1  項(xiàng)目背景及工程特點(diǎn)

　　為推動(dòng)全省義務(wù)教育的均衡發(fā)展，省教育廳推出了《全省農(nóng)村義務(wù)教育薄弱學(xué)校改造計(jì)劃多媒體遠(yuǎn)程教學(xué)設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目》即“班班通”工程。經(jīng)過(guò)激烈的投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng), 38所四創(chuàng)公司憑借其在教育領(lǐng)域里豐富的系統(tǒng)集成經(jīng)驗(yàn)和良好的聲譽(yù)，成為“班班通”工程的中標(biāo)商之一，合同總額八千多萬(wàn)元。

　　本期“班班通”工程特點(diǎn)是“時(shí)間緊，任務(wù)量大, 施工作業(yè)點(diǎn)地處偏遠(yuǎn)且分散，60天內(nèi)須完成2地市12個(gè)縣(區(qū))近9000個(gè)項(xiàng)目學(xué)校五種模式的多媒體教室建設(shè)任務(wù)”。

　　2   對(duì)“班班通”實(shí)施項(xiàng)目管理的方法與途徑

　　項(xiàng)目管理是將各種資源(人、材料、機(jī)械、資金、信息、技術(shù)和市場(chǎng)等)應(yīng)用于項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的期望目標(biāo)(時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量和信譽(yù))的一種活動(dòng)。以項(xiàng)目的管理與運(yùn)作為核心來(lái)重新構(gòu)建企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)，已成為有效培育企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的一種手段。

　　按照項(xiàng)目特性即針對(duì)本期“班班通”工程特點(diǎn)，38所四創(chuàng)公司制定出新的項(xiàng)目管控方式。

　　2.1  項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

　　進(jìn)行組織再造，搭建一個(gè)高效的、有活力的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，它是項(xiàng)目能否成功運(yùn)作的基本保證。具體做法是：

　　首先，組織起精干高效的項(xiàng)目班子，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)扁平化。即挑選出技術(shù)過(guò)硬、工程經(jīng)驗(yàn)豐富且年齡結(jié)構(gòu)搭配恰當(dāng)?shù)膯T工擔(dān)任項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)成員，其中項(xiàng)目主管選擇很關(guān)鍵，其綜合素質(zhì)對(duì)項(xiàng)目的效果與成敗起著決定性作用。項(xiàng)目主管的選擇至少應(yīng)考量以下幾點(diǎn)：親和力與威信、協(xié)調(diào)與組織能力、工程經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能以及處理各種沖突的能力等。應(yīng)明確項(xiàng)目班子各成員的職責(zé)范圍，避免責(zé)任不清、授權(quán)不明。

　　其次，向項(xiàng)目學(xué)校所在縣(區(qū))派駐工程督導(dǎo)，構(gòu)建二級(jí)項(xiàng)目管控模式。像“班班通”這樣較大工程是由很多建設(shè)者參加的共同體，這就需要有一個(gè)嚴(yán)密的合同體系來(lái)規(guī)范和約束人們的行為和調(diào)動(dòng)大家的積極性，避免相互拆臺(tái)與扯皮。然而，需要引起注意的是，國(guó)際上通行的做法即以合同為中心的工程項(xiàng)目管理理論并不完全適合中國(guó)國(guó)情。這是因?yàn)槠跫s制在中國(guó)貫徹不徹底，項(xiàng)目總包方、分包商之間很難做到100%的誠(chéng)信，因此作為項(xiàng)目總包方有必要主動(dòng)介入到項(xiàng)目的具體實(shí)施過(guò)程中去。通過(guò)外派那些有經(jīng)驗(yàn)、懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)，能堅(jiān)持原則的項(xiàng)目部成員到施工現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)，以消除質(zhì)量通病，提升項(xiàng)目總部對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的管控能力，減少因分包而帶來(lái)的項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、管理等可視性下降的風(fēng)險(xiǎn)。

　　這種采用由總部項(xiàng)目主管統(tǒng)一指揮協(xié)調(diào)和派駐工程督導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)跟蹤負(fù)責(zé)的項(xiàng)目組織架構(gòu)，可保證“班班通”工程推進(jìn)的總體進(jìn)度及整體協(xié)調(diào)性，起到了以下作用：

　　(1)充分發(fā)揮項(xiàng)目總部的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)各地項(xiàng)目進(jìn)展情況，統(tǒng)一調(diào)配項(xiàng)目總部的人力、物力、財(cái)力，如成立由專家和核心骨干所組成的應(yīng)急分隊(duì)，當(dāng)某項(xiàng)目學(xué)校遇到無(wú)法解決的技術(shù)、施工等問(wèn)題時(shí)及時(shí)提供支援，為整個(gè)工程如期竣工提供保障，避免因個(gè)別分包商的誤工或工程停滯而影響整個(gè)項(xiàng)目的按期交付。

　　(2)派駐工程督導(dǎo)進(jìn)行 “檢查監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)”，避免以包代管。協(xié)助施工隊(duì)做好施工現(xiàn)場(chǎng)管理，及時(shí)、有效的解決現(xiàn)場(chǎng)中出現(xiàn)的種種疑難問(wèn)題，使之能在下層解決的即在下層解決，無(wú)須逐級(jí)上報(bào)、請(qǐng)示，這樣可大大減輕項(xiàng)目總部和項(xiàng)目主管的工作負(fù)擔(dān)。

　　2.2  項(xiàng)目部團(tuán)隊(duì)管理

　　團(tuán)隊(duì)的總體目標(biāo)應(yīng)是保證工程按時(shí)竣工通過(guò)驗(yàn)收，提高客戶滿意度，樹(shù)立良好的服務(wù)形象。要順利實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，則一定要建立起良好的團(tuán)隊(duì)精神和文化氛圍，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間協(xié)同合作，減少?zèng)_突和內(nèi)耗。為此，項(xiàng)目部要加強(qiáng)以下二方面的工作：

　　其一，健全制度體系。像“班班通”工程項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要切合實(shí)際的制度提供保障。項(xiàng)目總部汲取和參照以往承建的《校校通》、《農(nóng)遠(yuǎn)教》等工程經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善了數(shù)十個(gè)項(xiàng)目管理制度和程序文件(含工作流程與控制內(nèi)容)，使之更具可操作性和適用性。如工程項(xiàng)目施工管理手冊(cè)、分包管理制度、施工工藝標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收規(guī)范、安裝調(diào)試手冊(cè)(五種模式)、物資采購(gòu)與檢驗(yàn)制度、工程督導(dǎo)檢查制度、技術(shù)資料檔案制度、績(jī)效考核考評(píng)及獎(jiǎng)罰制度等等，盡可能做到將煩瑣的事情程序化、表格化，將容易疏忽的方面制度化，從而科學(xué)的規(guī)范管理行為和施工行為，提升項(xiàng)目部的項(xiàng)目把控能力和人員管理能力，提高其工作效率。同時(shí)也留下寶貴的文件記錄。

　　其二，實(shí)施督察機(jī)制。建立總部外巡組，對(duì)外派工程督導(dǎo)人員的工作質(zhì)量進(jìn)行檢查與監(jiān)督。這是因?yàn)橥馀晒こ潭綄?dǎo)承擔(dān)著所轄地區(qū)的管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施的職責(zé)，其好壞將直接影響工程能否按期竣工和總承包商的信譽(yù)及形象。通過(guò)總部外巡組不定期的現(xiàn)場(chǎng)巡訪，可有效地防范工程督導(dǎo)因能力、責(zé)任心等誘因所造成的損失。要求工程督導(dǎo)們以上述管理制度來(lái)規(guī)范和約束諸如部分施工材料的選購(gòu)、工作日志匯報(bào)等一些重要行為。這樣既可從制度上防止工程督導(dǎo)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中利用職權(quán)牟取私利，又可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察講評(píng)環(huán)節(jié)來(lái)促使其對(duì)施工方案的正確理解和技術(shù)規(guī)范的準(zhǔn)確掌握，增強(qiáng)其臨場(chǎng)決斷能力。

　　2.3   進(jìn)度管理

　　進(jìn)度管理，主要是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展程度和為保證進(jìn)度以及調(diào)控可能出現(xiàn)的偏差而采取的常規(guī)防范措施和應(yīng)急措施的管理。

　　為保障“班班通”工程的順利實(shí)施，項(xiàng)目總部應(yīng)以業(yè)主方所確定的竣工交付日為總工期最終目標(biāo)，用結(jié)構(gòu)分解法(WBS)將各項(xiàng)工作逐周進(jìn)行分解和安排，編制出“班班通”施工總體方案和整體施工進(jìn)度計(jì)劃(一級(jí)網(wǎng)絡(luò)圖)，并在計(jì)劃的內(nèi)容與深度上綜合資源分配、費(fèi)用控制等因素進(jìn)行優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)“班班通”項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)控制。

　　要搞好該項(xiàng)目的進(jìn)度管控工作，使之有節(jié)奏、均衡地進(jìn)行，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

　　一是，細(xì)化計(jì)劃。在各施工階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上如施工布線、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)(如交互式電視一體機(jī)、電子白板、投影機(jī)、DLP背投、音箱、計(jì)算機(jī)等)、硬件軟件安裝、系統(tǒng)整體調(diào)試等制定出詳細(xì)的階段性實(shí)施計(jì)劃(二級(jí)網(wǎng)絡(luò)圖)。做好設(shè)備與材料供應(yīng)商、施工單位的招、評(píng)標(biāo)以及合同的簽訂同施工階段性實(shí)施計(jì)劃相配套的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　二是，整合管理。要求施工方參照總體方案和整體施工進(jìn)度計(jì)劃，制定出所負(fù)責(zé)區(qū)域的詳細(xì)施工方案和可監(jiān)督、可跟蹤的施工進(jìn)度計(jì)劃表(三級(jí)網(wǎng)絡(luò)圖)，按天自查計(jì)劃的落實(shí)情況，并主動(dòng)上報(bào)工程督導(dǎo)匯總。

　　三是，協(xié)調(diào)控制。項(xiàng)目總部通過(guò)對(duì)各分包商實(shí)施計(jì)劃落實(shí)情況的督查管理來(lái)協(xié)調(diào)與控制工程總進(jìn)度。貫徹計(jì)劃進(jìn)度的具體途徑之一是：定期召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)或不定期召開(kāi)專題會(huì)議，讓相關(guān)負(fù)責(zé)人了解各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況和需要解決與配合的問(wèn)題，并形成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)，以利于會(huì)后整改和監(jiān)督檢查。

　　四是，做好預(yù)案。重視對(duì)待可能會(huì)對(duì)工期產(chǎn)生延誤的因素，避免“計(jì)劃與控制結(jié)合松散、跟蹤不能及時(shí)到位”現(xiàn)象產(chǎn)生。采取適當(dāng)措施消除或減少以下影響工期的種種不利因素：如“人員不穩(wěn)定和人員缺乏責(zé)任心;信息反饋和解決問(wèn)題的渠道不通暢;設(shè)備到位不及時(shí);發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題的時(shí)間嚴(yán)重滯后，影響安裝與調(diào)試進(jìn)度;因施工不規(guī)范而造成返工或因一些施工材料準(zhǔn)備不足而耽誤時(shí)間;以及可能存在的施工時(shí)間受限制情況(如要求施工期間不得影響學(xué)校正常的教學(xué)活動(dòng))”等，做到事前有預(yù)見(jiàn)、事發(fā)冷靜應(yīng)對(duì)、迅速解決。

　　2.4  過(guò)程質(zhì)量管理

　　過(guò)程質(zhì)量管理是指項(xiàng)目質(zhì)量保證體系的執(zhí)行與完善。要通過(guò)技術(shù)手段和組織措施來(lái)保證工程質(zhì)量滿足合同要求。幾點(diǎn)較為成功的做法如下：

　　首先，合同條款制約。在與各分包商(含施工方)的合同條款中明確規(guī)定質(zhì)量目標(biāo)“設(shè)備、材料及工程竣工驗(yàn)收的合格率100%，優(yōu)良品率不低于90%”作為付款依據(jù)。采用經(jīng)濟(jì)制約手段(如5%質(zhì)量保證金(工程尾款)中的2%作為竣工資料完成的保證金)來(lái)有效地加強(qiáng)項(xiàng)目工程文檔資料的及時(shí)歸集。

　　其次，嚴(yán)控采購(gòu)質(zhì)量。為確保質(zhì)量和工期，減低采購(gòu)成本，由項(xiàng)目總部統(tǒng)一采購(gòu)設(shè)備和材料(主材);并進(jìn)行產(chǎn)品封樣保存。對(duì)違反合同規(guī)定的(如所提供的設(shè)備、材料與中標(biāo)品牌、規(guī)格以及技術(shù)指標(biāo)存在不相符的)及時(shí)進(jìn)行換貨或退貨處理，并要求供貨商承擔(dān)違約賠償責(zé)任。

　　第三，采用“樣板引路”。即在每個(gè)項(xiàng)目縣(區(qū))中先分別選點(diǎn)建設(shè)出五種模式的“施工樣本教室”，讓使用方和教育主管部門(mén)(或監(jiān)理)進(jìn)行驗(yàn)證和確認(rèn)，然后要求擬擔(dān)任日后全面施工的施工方嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行。在施工過(guò)程中要嚴(yán)格做到按樣本教室施工流程和已批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)圖紙施工，不得擅自改動(dòng)。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)施工規(guī)范與操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和安全規(guī)則。

　　第四，實(shí)施過(guò)程監(jiān)控。工程督導(dǎo)對(duì)所轄地區(qū)的施工現(xiàn)場(chǎng)安裝和調(diào)試全過(guò)程進(jìn)行專業(yè)化的管理與監(jiān)督檢查。比如(1)是否達(dá)到“路由布局合理，線槽橫平豎直，接口嚴(yán)密，設(shè)備標(biāo)簽粘貼完整，設(shè)備及插座安裝到位”等安裝工藝要求;(2)整個(gè)安裝調(diào)試的過(guò)程是否有真實(shí)完整的詳細(xì)記錄(需填報(bào)的各類(lèi)表格)，做到“事事有記錄”;(3)嚴(yán)查施工過(guò)程中違章作業(yè)、不按圖施工或偷工減料等不良行為，對(duì)特別嚴(yán)重的，應(yīng)及時(shí)上報(bào)總部，清理出施工隊(duì)伍。

　　2.5  溝通管理

　　良好的溝通環(huán)境是項(xiàng)目成功的重要因素。需要與項(xiàng)目干系人精誠(chéng)合作，搞好關(guān)系，使整個(gè)項(xiàng)目在協(xié)調(diào)的氛圍下進(jìn)行。

　　“班班通”工程為多方參與建設(shè)模式，涉及到多方面的事與人，因此內(nèi)外部的溝通和協(xié)調(diào)工作量較大。項(xiàng)目部應(yīng)注意與業(yè)主和項(xiàng)目學(xué)校保持溝通與交流，積極爭(zhēng)取后者全力配合和提供必要的后勤保障(如項(xiàng)目學(xué)校安排專人配合，并提供良好的施工環(huán)境和便利，像施工期間的電源使用以及協(xié)助保管施工器材與設(shè)備等)。

　　建立起暢通的項(xiàng)目總部的內(nèi)外部信息來(lái)源與處理通道，可避免諸如信息溝通不暢、可供決策的信息不能及時(shí)提供、決策相對(duì)滯后造成總部與各地分部之間的物資和人員難以及時(shí)合理調(diào)配等種種現(xiàn)象出現(xiàn)。建議采取如下溝通方式：

　　(1)建立項(xiàng)目干系人的聯(lián)系總表和總部與各地督導(dǎo)之間工作交流反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞和資源共享，以提高相互配合和協(xié)調(diào)的效果，避免重犯同樣的錯(cuò)誤。

　　(2)采用電話、E-mail或建QQ群等方式，向項(xiàng)目部或項(xiàng)目主管通報(bào)進(jìn)度、質(zhì)量等相關(guān)情況。

　　(3)按照《工程簡(jiǎn)報(bào)》或《工程進(jìn)度日?qǐng)?bào)》的標(biāo)準(zhǔn)格式要求，定期或每日以書(shū)面形式向不同的項(xiàng)目干系人報(bào)告不同內(nèi)容的工程進(jìn)展情況階段匯總或者當(dāng)日施工狀況(含遇到的實(shí)際問(wèn)題、處理方法建議及下一步工作計(jì)劃等)。

　　事實(shí)證明，此法對(duì)工程進(jìn)度的順利推進(jìn)和樹(shù)立良好的服務(wù)形象起到了較大作用。

　　3  主要成效

　　總之，工程項(xiàng)目管理是以有效的方式取得預(yù)期成果的過(guò)程。通過(guò)對(duì)“班班通”工程實(shí)施有效的組織、計(jì)劃、監(jiān)督、控制、協(xié)調(diào)等過(guò)程管理，取得了良好的效果和成績(jī)：

　　(1)提升了企業(yè)工程管理的精益化水平，使承接新工程從方案設(shè)計(jì)到工程竣工的速度變得更快，成本更低，質(zhì)量更佳。

　　(2)形成了強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神和合作共贏的企業(yè)文化，拓寬了溝通渠道，規(guī)范了預(yù)測(cè)問(wèn)題和解決爭(zhēng)論的機(jī)制和方法，使工程管理更具效率和效益。

　　(3)實(shí)現(xiàn)了資源整合與再利用。所建立的各項(xiàng)管理制度和程序文件作為經(jīng)驗(yàn)的積累和傳遞，對(duì)后續(xù)類(lèi)似工程建設(shè)有著較大的指導(dǎo)作用。