現(xiàn)代市政工程檔案管理研究

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1 前言

　　市政工程是指為城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的工程，是城市的神經(jīng)和脈絡(luò)，是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，市政工程檔案既是工程建設(shè)的實(shí)際記錄，也是城市發(fā)展的歷史縮影。

　　近年來，市政建設(shè)投資規(guī)模不斷擴(kuò)大、工程數(shù)量持續(xù)猛增，每年都有很多市政工程項目竣工。同時市政工程項目涵蓋的工程類型也越來越多，由原先的地面道路工程、排水系統(tǒng)工程以及橋梁工程，發(fā)展到現(xiàn)在的高架道路工程、地鐵工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此，城市建設(shè)的快速發(fā)展給市政工程檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時也面臨了許多挑戰(zhàn)，如何加強(qiáng)市政工程檔案的管理，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，得到妥善保管和有效利用，是市政工程建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問題。

　　2 市政工程檔案的作用和面臨的問題

　　2.1 市政工程檔案的作用

　　2.2.1 市政工程檔案是城市規(guī)戈Ⅱ、建設(shè)和市政設(shè)施管理的依據(jù)：

　　隨著現(xiàn)代化城市建設(shè)的加快，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷的更新和發(fā)展，不論是建設(shè)新設(shè)施，還是改造舊設(shè)施，所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。因此，市政工程就是市政規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)和前提。現(xiàn)代城市立體化的發(fā)展使城市不斷向地下和空中延伸，這些新增加的市政設(shè)施科學(xué)管理和維護(hù)的重要依據(jù)就是在建設(shè)過程中形成的工程檔案，只有真實(shí)、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應(yīng)付突發(fā)事件提供有力的工程依據(jù)。

　　2.2.2 市政工程檔案是市政工程質(zhì)量保證體系的重要組成部分：

　　市政工程檔案真實(shí)地反映了工程建設(shè)的全過程，使工程質(zhì)量控制、以及工程后期的改、擴(kuò)建的依據(jù)，同時，國家也出臺了相關(guān)法規(guī)和政策，明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位，并通過加強(qiáng)工程檔案的管理來促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。

　　2.2 市政工程檔案現(xiàn)存的問題

　　2.2.1 市政工程檔案質(zhì)量問題：

　　目前市政工程建設(shè)存在著重建設(shè)，輕檔案，對工程檔案缺乏足夠的重視，使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓(xùn)練，管理水平低，服務(wù)意識差，工作往往處于被動應(yīng)付狀態(tài)，從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。

　　2.2.2 市政工程檔案管理問題：

　　由于建設(shè)單位對市政檔案工作的不重視，造成檔案管理機(jī)制不健全，同時由于缺乏一套完整的管理體代化信息管理機(jī)制，使得工程檔案管理落后，缺乏對工程建設(shè)的約束性。

　　因此，如何加強(qiáng)工程檔案的科學(xué)管理，建立完善的科學(xué)管理體制，使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實(shí)的軟件資料，是當(dāng)前市政工程檔案管理的重要研究課題。

　　3 市政工程檔案管理研究的探討

　　3.1 重點(diǎn)加強(qiáng)管理機(jī)制：

　　市政工程建設(shè)有其自身的特性，一個項目是由參加建設(shè)的各方共同完成的，其檔案工作也一樣，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環(huán)節(jié)需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購等單位密切協(xié)作配合。因此，理順機(jī)制，明確職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好市政工程檔案工作的基本保障。

　　理順管理機(jī)制，變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級管理，這樣可以較好地解決管理機(jī)制差的問題。在每個工程項目管理部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)該項工程的檔案工作，將工程檔案的編制職責(zé)交到項目管理部，并且要求檔案工作與工程項目的建設(shè)同步進(jìn)行。檔案室負(fù)責(zé)對項目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促。檢查，變工程檔案工作的一級管理為兩級管理。

　　市政工程檔案的兩級管理體制有其自身的優(yōu)點(diǎn)：一是檔案工作力量加強(qiáng)，管理重心下放，解決了市政工程檔案編制工作不夠到位的問題，保證了及時收集和歸檔；二是檔案工作責(zé)任進(jìn)一步落實(shí)，工程檔案工作成為項目管理部的考核內(nèi)容后，使檔案工作在項目管理部受到重視，從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集，及時交給檔案員。在項目各標(biāo)段工程結(jié)束時，項目管理部能主動組織標(biāo)段工程檔案的驗收，為整個工程項目檔案的按時驗收提供了保障；三是專業(yè)分工有利于檔案員進(jìn)一步掌握相關(guān)專業(yè)知識使工程檔案的組卷更為合理、實(shí)用；四是有利于對項目竣工圖變更情況的掌握，保證項目竣工圖的編制質(zhì)量。由于項目管理部設(shè)在施工現(xiàn)場，檔案員對工程的進(jìn)度和工程變更情況比較了解，可以及時督促施工單位做好變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作，以保證項目竣工圖能夠與市政工程實(shí)際狀況相符。

　　3.2 市政工程檔案的完整化、系統(tǒng)化、信息化：

　　市政工程檔案的完整、系統(tǒng)是有效利用，發(fā)揮市政工程檔案作用，實(shí)現(xiàn)其價值的前提。加強(qiáng)管理必須抓住收集齊全，材料系統(tǒng)這二個環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提，也是最重要的工作環(huán)節(jié)。市政工程檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。檔案人員只有全面了解工程項目建設(shè)情況，才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍，既不重復(fù)也不遺漏。收集工作要從平時做起，階段工作完成后要對歸檔文件完整性進(jìn)行檢查，檢查歸檔材料是否齊全、完整。同時要注重特殊形式的文件材料的收集?，F(xiàn)行的市政工程建設(shè)過程中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片、電子文件等，這些特殊的文件材料也反映了市政建設(shè)的過程，是工程項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。

　　把握歸檔文件的系統(tǒng)性，是實(shí)現(xiàn)市政工程檔案有效利用的先決條件。市政工程項目歸檔材料只有在完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理和編目，科學(xué)分類，合理組卷，才能為今后工程管理和運(yùn)行提供依據(jù)。同時在當(dāng)今的現(xiàn)代化的社會已經(jīng)高速發(fā)展到信息化階段，順應(yīng)時代發(fā)展，建立的市政工程檔案，使市政工程檔案能更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供了一個新的操縱平臺。

　　總之，只有提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)責(zé)任意識，建議一套完整的、科學(xué)的市政工程檔案管理模式和機(jī)制，才能順應(yīng)時代發(fā)展，使市政工程檔案真正為城市建設(shè)的發(fā)展添磚加瓦。

　　參考文獻(xiàn)：

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