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信息系統(tǒng)項目監(jiān)理:提高投資效益的重要手段
當(dāng)前,監(jiān)理制度在國際上已成為工程建設(shè)組織管理體系中的重要環(huán)節(jié)。在我國,監(jiān)理制的實施是對傳統(tǒng)工程管理體系的改革,尤其在IT工程的建設(shè)中引進監(jiān)理機制已日益成為投資方的共識。北京德瑞塔科技發(fā)展有限公司從1997年開始,通過競爭先后在幾個省市規(guī)模的大型IT工程建設(shè)中承擔(dān)了工程監(jiān)理工作,效果顯著,深受業(yè)主的好評和領(lǐng)導(dǎo)部門的重視。在實踐中,我們對監(jiān)理工作進行了一些探索,對IT建設(shè)工程管理如何與國際上的通行做法接軌,提高IT建設(shè)的投資效益有了一些理解。
必要性
大型信息系統(tǒng)建設(shè)是一項投資大、周期長、知識密集、高風(fēng)險的系統(tǒng)工程,不成功者屢見不鮮。在信息系統(tǒng)建設(shè)中常出現(xiàn)一種不正常的現(xiàn)象,花了幾百萬甚至幾千萬元,計算機買了,網(wǎng)絡(luò)通了,當(dāng)然這些都是集成商做的,以后就成了“胡子”工程。為什么達不到投資的目的?其中的原因是多方面的,但我認(rèn)為,在系統(tǒng)建設(shè)過程中,工程管理跟不上,缺少經(jīng)驗,不嚴(yán)格按工程建設(shè)規(guī)范辦事是主要原因?! ?
信息系統(tǒng)建設(shè)有自己的特點,有人將其比喻為“三分技術(shù),七分管理”,也有人說是“三分技術(shù),七分協(xié)調(diào)”,更有人說是“三分技術(shù),七分實施”。不論哪一種提法,都說明了信息系統(tǒng)建設(shè)中必須要有一個合理的管理運行機制,這是比人才、技術(shù)更為重要的因素?! ?
信息系統(tǒng)的建設(shè)是有風(fēng)險的,據(jù)報道,一家咨詢集團曾對美國24家大型企業(yè)開發(fā)的客戶/服務(wù)器系統(tǒng)進行了調(diào)查,結(jié)果表明,其中68%的項目超過了預(yù)定的開發(fā)周期,55%的項目其費用超過預(yù)算,88%的項目必須進行系統(tǒng)再設(shè)計。另有一家美國著名的調(diào)查公司SPR對美英兩國的企業(yè)信息系統(tǒng)工程進行了類似的調(diào)查,報告顯示,有30%~50%的客戶/服務(wù)器項目中途放棄開發(fā)。國內(nèi)的情況也不容樂觀,而未雨綢繆實為必要,防患勝過于修補,“秋后算總賬”對哪一方也沒有好處。對工程進行全程控制,引進監(jiān)理機制是信息系統(tǒng)建設(shè)提高工程投資成功率的重要手段。監(jiān)理制的實施是對傳統(tǒng)工程管理體制的改革。
20世紀(jì)80年代后期,我國開始在工程建設(shè)中實施建設(shè)監(jiān)理制度。1993年,上海市開始了工程設(shè)備監(jiān)理制度的試點工作。在國務(wù)院機構(gòu)改革前,電力部、水利部、郵電部、機械部、內(nèi)貿(mào)部等有關(guān)部門根據(jù)工程管理的需要,在各自的職能范圍內(nèi)也組織和籌備開展了工程監(jiān)理工作。
1997年,北京市工商局“金網(wǎng)工程”在建設(shè)中實施了IT監(jiān)理。目前,一些國際金融機構(gòu)都把實行監(jiān)理作為提供建設(shè)貸款的條件之一,世界銀行在我國投資的工程全部要求進行監(jiān)理。這表明,監(jiān)理制已成為國際上工程建設(shè)必須遵循的慣例?! ?
如果把計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)看成是IT工程建設(shè)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備,顯然可以將IT工程監(jiān)理在行業(yè)上歸并于工程設(shè)備監(jiān)理的范疇。當(dāng)然,IT工程監(jiān)理有著自己特定的行業(yè)特色,專家們認(rèn)為,工程設(shè)備監(jiān)理所涉及的專業(yè)領(lǐng)域十分廣闊?! ?
在工程建設(shè)中,監(jiān)理工作有著不可替代性,是一種約束機制,監(jiān)理工作是站在獨立的第三方的立場上為業(yè)主服務(wù)。
監(jiān)理依據(jù)
對監(jiān)理工作的含義可以理解為“對某種預(yù)定的行為從旁觀察或進行檢查,其目的是為了督促其不得逾越預(yù)定的、合理的界限(行為準(zhǔn)則),因此,也可以引伸為監(jiān)督,即發(fā)揮約束的作用?!辈⒖梢岳斫鉃椤皩σ恍┫嗷f(xié)作和相互交錯的行為進行調(diào)理,避免抵觸,對抵觸的行為進行理順,使其順暢;對相互矛盾的權(quán)益進行調(diào)理,避免沖突;對沖突了的權(quán)益進行協(xié)作。概括地說,它起協(xié)調(diào)人們的行為和權(quán)益關(guān)系的作用?!北O(jiān)理就是要在工程中發(fā)揮約束和協(xié)調(diào)的作用。
開展IT工程監(jiān)理工作的依據(jù)是:
1、國務(wù)院頒發(fā)的《質(zhì)量振興綱要》
其中明確提出,對重點建設(shè)項目中的成套設(shè)備,在項目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上,建立設(shè)備監(jiān)理制度。該文件是國家的一個法規(guī)性文件,在推動工程設(shè)備監(jiān)理工作中(這其中當(dāng)然包含IT工程建設(shè)監(jiān)理)完全可以作為遵循的依據(jù)。
2、現(xiàn)行國家、行業(yè)和地區(qū)的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定
在IT工程建設(shè)中必須遵循國家的有關(guān)法律、法規(guī)。如OA公文管理開發(fā)就必須遵循國辦的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和中辦的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》,檔案管理要遵守《檔案法》,查詢統(tǒng)計要遵守《中華人民共和國統(tǒng)計法》等,這是一種社會要求。
3、開發(fā)單位與業(yè)主簽訂的合同
由于IT行業(yè)的特殊性,理想的情況是監(jiān)理工作從系統(tǒng)的可行性研究就開始與工程同步,以合同為依據(jù)開展工作。我們監(jiān)理的北京市工商局“金網(wǎng)工程”,在合同上就明確規(guī)定要引進監(jiān)理機制,監(jiān)理按合同要求開展工作。
4、現(xiàn)行的IT行業(yè)技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
對工程進行規(guī)范化管理,按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范辦事是十分順理成章的。IT建設(shè)的實際情況較為復(fù)雜,由于技術(shù)更新快,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范常常滯后,如何堅持按軟件工程辦事,這對開發(fā)方和監(jiān)理方都有著很高的要求。這里既需要監(jiān)督約束,又需要合作協(xié)調(diào)。我們在工作中十分注意這個問題,較好地解決了在開發(fā)方使用新的開發(fā)技術(shù)如面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具、構(gòu)件技術(shù)等的條件下,如何堅持軟件工程的問題。
5、參照國際上通行的管理方法
國際咨詢工程師聯(lián)合會(FIDIC)制訂的國際范本、通用規(guī)則、使用指南,如FIDIC制訂的《業(yè)主/咨詢工程師標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)協(xié)議書》等國際公認(rèn)與通用的權(quán)威文件;在工程的質(zhì)量控制中,積極參照ISO 9000系列的要求。同時要結(jié)合工程的實際情況使用實施。
基本任務(wù)
在強調(diào)IT行業(yè)特色的同時,IT工程監(jiān)理工作是否可以借鑒其他行業(yè)的監(jiān)理工作經(jīng)驗?經(jīng)過實踐和探索,我們認(rèn)為完全可以。IT行業(yè)是新興產(chǎn)業(yè),如果我們把計算機、網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備看成是IT系統(tǒng)的基礎(chǔ)硬設(shè)備,作為一種自然的延伸,監(jiān)理工作自然會進入IT行業(yè)的分析、設(shè)計、采購等領(lǐng)域。IT行業(yè)監(jiān)理工作的特色是十分注重系統(tǒng)分析,保證系統(tǒng)質(zhì)量。
IT工程監(jiān)理的基本任務(wù)與一般監(jiān)理業(yè)務(wù)相似,主要是對IT系統(tǒng)建設(shè)進行系統(tǒng)質(zhì)量控制,亦可根據(jù)項目法人(業(yè)主)的要求參與項目前期的可行性研究、評估咨詢、招標(biāo)等項工作。如果條件允許,可以在工程進度控制、投資控制方面開展工作,站在第三方的立場上為業(yè)主服務(wù)。
在我國當(dāng)前的條件下,IT工程監(jiān)理的主要基本任務(wù)應(yīng)該是對在建系統(tǒng)的質(zhì)量進行控制?! ?
監(jiān)理人員在IT工程實施中,通過自己豐富的工程經(jīng)驗,參考ISO 9000的要求,在尊重開發(fā)方技術(shù)風(fēng)格的基礎(chǔ)上,按合同要求進行工程的質(zhì)量控制。這種做法是與國際化的管理標(biāo)準(zhǔn)ISO 9000要求的管理思路一致的,采用ISO 9000思路進行質(zhì)量控制是監(jiān)理行業(yè)質(zhì)量控制的一般方法。ISO 9000的實施必須結(jié)合工程的具體情況,質(zhì)量控制注意貫徹預(yù)防為主和檢驗把關(guān)相結(jié)合的原則。系統(tǒng)實施如果出現(xiàn)問題,監(jiān)理人員應(yīng)該提出走出困境的措施,以確保投資效益。近兩年來,國內(nèi)的一些系統(tǒng)集成商和軟件公司先后通過了ISO 9000認(rèn)證,注意建立起自己的質(zhì)量保證體系。從ISO 9000的觀點來看,IT系統(tǒng)可以看成是一種產(chǎn)品,這種趨勢客觀上促進了ISO 9000對IT監(jiān)理人員在質(zhì)量控制方面的支持?! ?
IT系統(tǒng)的質(zhì)量形成于開發(fā)周期的全過程,著名的質(zhì)量管理專家W.E.Deming認(rèn)為,產(chǎn)品質(zhì)量涉及到生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié),只有各個生產(chǎn)層面都不忽視質(zhì)量,最后才能得到高質(zhì)量的產(chǎn)品。W.E.Deming指出,85%的質(zhì)量責(zé)任在于管理不善。監(jiān)理人員必須使影響系統(tǒng)質(zhì)量的要素在開發(fā)過程中處于受控狀態(tài)。近幾年,我們按照這種思路,結(jié)合IT系統(tǒng)通常的幾個開發(fā)階段如分析、設(shè)計、實施、測試等,對系統(tǒng)的質(zhì)量進行控制,效果很好。這與開發(fā)方的質(zhì)量保證體系要求是一致的?! ?
管理就是決策,決策正確與否,將直接影響系統(tǒng)建設(shè)總目標(biāo)的實現(xiàn),還將影響到監(jiān)理單位和監(jiān)理人員的聲譽。IT監(jiān)理人員要做出正確的監(jiān)理決策,要有可靠的信息作為依據(jù),信息是工程控制、管理的基礎(chǔ)。業(yè)主、開發(fā)方和監(jiān)理方在工作中要進行信息交流,通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行交流的方式值得推薦,尤其對于大系統(tǒng)的異地交流更具有獨特的優(yōu)勢。
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