項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載四)

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

    執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)

    項目辦公室可能肩負著維護執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責。這里講的失敗可以是整個項目的慘敗，也可以是項目某些試驗的失敗。該系統(tǒng)必須識別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問題或由于與分包商的交互作用問題造成的。

    項目辦公室的職責是制定維護該系統(tǒng)的標準，而不是對失敗進行驗證。失敗的驗證工作是執(zhí)行工作的團隊成員的責任。失敗報告可能會暴露額外的更加嚴肅的問題。首先，人們擔心報告失敗情況可能會對與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會存在阻力。其次，一個大型企業(yè)的各個部門都有單獨的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項目辦公室可能需要依賴其他部門及時提供準確的完整信息。

    失敗報告必須說明失敗的項目、征兆、失敗時的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對項目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項目辦公室可以簡單的作為一個守門員，即：為匯報每個項目的結(jié)果，規(guī)范一個適用于整個公司的標準格式和數(shù)據(jù)庫。這可以成為項目完成時，經(jīng)驗教訓(xùn)審查會的一部分內(nèi)容。

    下述的例子值得我們思考：一個航空企業(yè)內(nèi)的兩個部門經(jīng)常會因為投標同樣的政府項目而互相競爭。每個部門都單獨進行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個部門在一項研發(fā)項目上工作了六個月時間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門得知一年前與自己競爭的兄弟部門也進行過同一個項目，最后也沒有取得好的成果。因為沒有交換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費。

    每個人都意識到需要在整個企業(yè)范圍內(nèi)建立一個儲存失敗信息的信息系統(tǒng)。但是，總會存在一些風險，即：有些人會將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔心自己的名字會與失敗聯(lián)系在一起。將該職責劃歸項目辦公室管理的總體風險水平為低或中等水平。

    事后分析（項目完成之后的總結(jié)分析）
    經(jīng)驗教訓(xùn)的記錄
    如果項目知識產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個地方，則項目辦公室必須形成和掌握事后分析的技能。召開項目完成之后的總結(jié)分析會時，必須考慮四個關(guān)鍵問題：
    • 哪些作對了？
    • 哪些做錯了？
    • 可以針對未來提出什么建議？
    • 何時，向誰，如何分發(fā)信息？
    必須詢問的問題可以參照圖3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項目的目標自上而下確定，而用以評估項目衡量指標的事后分析卻按照相反的方向自下而上進行。在底層，即基層，從時間、成本、質(zhì)量和范圍角度評估可交付成果。從客戶的角度而言，這些約束條件通常被視為是關(guān)鍵成功因素（CSF）。

    每個公司都會針對每層的每項活動形成自己的一套問題清單，用于識別關(guān)鍵成功因素。例如：關(guān)于時間的關(guān)鍵成功因素，一般會考慮的典型問題包括：
    • 進度計劃切合實際嗎？
    • 詳細程度適當嗎？
    • 容易按照進度計劃衡量績效嗎？
    • 容易進行監(jiān)測跟蹤嗎？

    圖3金字塔的第二層包含的是關(guān)鍵績效指標（KPI），這些指標是公司內(nèi)部共享的信息，能夠幫助公司在糾正錯誤的同時最大程度獲取正確程序的收益。KPI是公司內(nèi)部的最好實踐做法，能夠幫助公司實現(xiàn)關(guān)鍵成功因素。成功一般從CSF和KPI兩個角度界定。

    圖3金字塔的第三層是業(yè)務(wù)單位的評估。該評估過程著重兩個層面：客戶滿意度和未來的業(yè)務(wù)機會。

    真正失敗的項目是我們從中未獲得任何收獲的項目。與成功項目相比，企業(yè)也可以從失敗項目上學(xué)到同樣多的東西，甚至更多。因此，在項目完成之后的金字塔分析中應(yīng)該既包括好消息也包括壞消息。

    另外，失敗信息的記錄工作可能會受到抵制，特別是在公司將失敗與特定人員聯(lián)系在一起的情況下（無論是以正式的方式還是非正式的方式）。此處涉及的風險水平為低至中等水平。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學(xué)