如何任命一個項目主管

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　　最近，業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)注意到有一股強勁的新趨勢正在席卷項目管理領域：將項目經(jīng)理所承擔的職責進行分工。具體地說就是，項目經(jīng)理不再從事繁重的計劃和控制工作，這些工作由新設的項目主管（project controller）負責。

　　項目主管崗位的演變是一個漸進的過程。起初，許多組織設立了"協(xié)調(diào)員"（coordinator）崗位。協(xié)調(diào)員負責處理行政事務，在時間控制和計劃系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)，收集項目狀態(tài)信息，并協(xié)助制作狀態(tài)圖。

　　隨著時間的推移，協(xié)調(diào)員承擔的額外職責-如制定初步計劃和估算成本-促使許多企業(yè)設立"計劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務是隨時跟蹤進度并進行分析，通常被稱為"調(diào)度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問題和風險，分析進度，安排所有的計劃和狀態(tài)跟蹤會議。最近，其職責更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進行進度和關鍵路徑分析，以及制作實現(xiàn)價值的財務報告。

　　如今，項目協(xié)調(diào)員、計劃員和調(diào)度員發(fā)展成為"項目主管"。項目主管處理絕大部分重要的、細節(jié)性、分析性、耗時的項目工作，通過這種方式支持項目經(jīng)理。其結果是項目經(jīng)理得到解放，可以專注于更多戰(zhàn)略性的項目目標，甚至經(jīng)常能承攬更多的項目。

　　一流的企業(yè)視項目經(jīng)理為項目的首席執(zhí)行官，視項目主管為首席財務官-兩個崗位彼此獨立又互相依存。首席執(zhí)行官規(guī)劃整體愿景，并領導整個組織。另一方面，首席財務官通過嚴格遵循管理方針和程序，確保企業(yè)的財務穩(wěn)健。首席執(zhí)行官和首席財務官互相依靠，互相信任，實現(xiàn)企業(yè)的目標。

　　同首席執(zhí)行官和首席財務官一樣，項目經(jīng)理和項目主管都擔負關鍵的職責，都掌握重要但不同的技能，都服務于按時按預算完成項目這一目的。

　　項目主管是項目團隊的關鍵成員，他與項目經(jīng)理直接配合，制定項目目標，編制并維護項目預算表和進度表，根據(jù)進度安排分析項目的進展情況，并提出建議、采取行動以便加快進度。

　　為了確保文檔和報告能始終保持精確，很多企業(yè)正在讓項目經(jīng)理和項目主管成為核心項目支持小組的成員，通常稱為項目管理辦公室（PMO）或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業(yè)務領域的高級別業(yè)務主管匯報工作，該主管可以是首席信息官、運營副總裁或新產(chǎn)品開發(fā)部門的負責人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前后一致、可靠的狀態(tài)報告。

　　關鍵的職責

　　作為項目管理辦公室的關鍵成員，項目主管必須履行以下職責，提供項目報告所需的關鍵信息。

　　對項目團隊進行流程培訓。項目主管在項目的進行過程中（啟動、計劃、控制、執(zhí)行和收尾階段），要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓，包括描述每個流程的意圖，使用計劃和成本核算工具，確定責任人以及詳述審批手續(xù)。

　　推進項目計劃和控制階段的工作。組織并推進項目團隊在計劃階段的工作也屬于項目主管的職能范疇。這些工作有很多種類，例如計劃、制作工作分解結構圖（WBS）、估算資源時間（resource hour）和任務周期、負責問題以及風險的管理，總結經(jīng)驗教訓以及報告項目的進展狀況等。

　　制定項目進度表。根據(jù)企業(yè)項目辦公室定下的標準，項目主管與項目團隊內(nèi)其他關鍵成員合作制定項目進度表，其中包括資源應用和關鍵路徑分析。一旦定下了基準，進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件，監(jiān)視并報告項目執(zhí)行情況。

　　控制進度，確保成功。項目主管主動"管理"進度表，確保項目能夠按時交付。此項職責要求項目主管定期搜集項目狀態(tài)信息，更新進度表；分析計劃的變更情況或者可能出現(xiàn)的變更情況，重點關注關鍵路徑、未完成的任務和即將發(fā)生的任務；計算、分析并且報告實現(xiàn)收益等指標；分配資源，包括遞交資源申請書，監(jiān)測當前分配狀況以及預測未來的需求；并與項目經(jīng)理開會討論項目的進展情況。