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如何任命一個項目主管
最近,業(yè)內(nèi)人士已經(jīng)注意到有一股強勁的新趨勢正在席卷項目管理領域:將項目經(jīng)理所承擔的職責進行分工。具體地說就是,項目經(jīng)理不再從事繁重的計劃和控制工作,這些工作由新設的項目主管(project controller)負責。
項目主管崗位的演變是一個漸進的過程。起初,許多組織設立了"協(xié)調(diào)員"(coordinator)崗位。協(xié)調(diào)員負責處理行政事務,在時間控制和計劃系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù),收集項目狀態(tài)信息,并協(xié)助制作狀態(tài)圖。
隨著時間的推移,協(xié)調(diào)員承擔的額外職責-如制定初步計劃和估算成本-促使許多企業(yè)設立"計劃員"(planner)一職。在其他組織中,這一角色的任務是隨時跟蹤進度并進行分析,通常被稱為"調(diào)度員"(scheduler),從事的工作通常包括跟蹤問題和風險,分析進度,安排所有的計劃和狀態(tài)跟蹤會議。最近,其職責更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸,進行進度和關鍵路徑分析,以及制作實現(xiàn)價值的財務報告。
如今,項目協(xié)調(diào)員、計劃員和調(diào)度員發(fā)展成為"項目主管"。項目主管處理絕大部分重要的、細節(jié)性、分析性、耗時的項目工作,通過這種方式支持項目經(jīng)理。其結果是項目經(jīng)理得到解放,可以專注于更多戰(zhàn)略性的項目目標,甚至經(jīng)常能承攬更多的項目。
一流的企業(yè)視項目經(jīng)理為項目的首席執(zhí)行官,視項目主管為首席財務官-兩個崗位彼此獨立又互相依存。首席執(zhí)行官規(guī)劃整體愿景,并領導整個組織。另一方面,首席財務官通過嚴格遵循管理方針和程序,確保企業(yè)的財務穩(wěn)健。首席執(zhí)行官和首席財務官互相依靠,互相信任,實現(xiàn)企業(yè)的目標。
同首席執(zhí)行官和首席財務官一樣,項目經(jīng)理和項目主管都擔負關鍵的職責,都掌握重要但不同的技能,都服務于按時按預算完成項目這一目的。
項目主管是項目團隊的關鍵成員,他與項目經(jīng)理直接配合,制定項目目標,編制并維護項目預算表和進度表,根據(jù)進度安排分析項目的進展情況,并提出建議、采取行動以便加快進度。
為了確保文檔和報告能始終保持精確,很多企業(yè)正在讓項目經(jīng)理和項目主管成為核心項目支持小組的成員,通常稱為項目管理辦公室(PMO)或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業(yè)務領域的高級別業(yè)務主管匯報工作,該主管可以是首席信息官、運營副總裁或新產(chǎn)品開發(fā)部門的負責人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前后一致、可靠的狀態(tài)報告。
關鍵的職責
作為項目管理辦公室的關鍵成員,項目主管必須履行以下職責,提供項目報告所需的關鍵信息。
對項目團隊進行流程培訓。項目主管在項目的進行過程中(啟動、計劃、控制、執(zhí)行和收尾階段),要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓,包括描述每個流程的意圖,使用計劃和成本核算工具,確定責任人以及詳述審批手續(xù)。
推進項目計劃和控制階段的工作。組織并推進項目團隊在計劃階段的工作也屬于項目主管的職能范疇。這些工作有很多種類,例如計劃、制作工作分解結構圖(WBS)、估算資源時間(resource hour)和任務周期、負責問題以及風險的管理,總結經(jīng)驗教訓以及報告項目的進展狀況等。
制定項目進度表。根據(jù)企業(yè)項目辦公室定下的標準,項目主管與項目團隊內(nèi)其他關鍵成員合作制定項目進度表,其中包括資源應用和關鍵路徑分析。一旦定下了基準,進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件,監(jiān)視并報告項目執(zhí)行情況。
控制進度,確保成功。項目主管主動"管理"進度表,確保項目能夠按時交付。此項職責要求項目主管定期搜集項目狀態(tài)信息,更新進度表;分析計劃的變更情況或者可能出現(xiàn)的變更情況,重點關注關鍵路徑、未完成的任務和即將發(fā)生的任務;計算、分析并且報告實現(xiàn)收益等指標;分配資源,包括遞交資源申請書,監(jiān)測當前分配狀況以及預測未來的需求;并與項目經(jīng)理開會討論項目的進展情況。
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