綜合管理：有效的項(xiàng)目管理

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這是微軟資深項(xiàng)目經(jīng)理人StephenMaguire的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。希望對大家有用！ ??首先明確一些文中的概念： 項(xiàng)目經(jīng)理：是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)擬定進(jìn)度，監(jiān)督工作確實(shí)按進(jìn)度實(shí)行，確保所有工作都方向正確，不出紕漏，協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)關(guān)系，并向高級主管報(bào)告項(xiàng)目狀況。 設(shè)計(jì)師：我們這里說的設(shè)計(jì)師包括程序設(shè)計(jì)師和網(wǎng)頁設(shè)計(jì)師，網(wǎng)站開發(fā)的主力人員。 技術(shù)經(jīng)理：由團(tuán)隊(duì)中資深設(shè)計(jì)師擔(dān)任，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的內(nèi)部整合，確定開發(fā)規(guī)范，確保技術(shù)文件更新。 產(chǎn)品經(jīng)理：非團(tuán)隊(duì)人員，負(fù)責(zé)與行銷人員或客戶協(xié)調(diào)，監(jiān)督網(wǎng)站的開發(fā)符合客戶和公司的期望。 第一章.有效團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)。（共4節(jié)） 1.專心改善產(chǎn)品 ??公司付工資給設(shè)計(jì)師，要他們在合理的時(shí)間開發(fā)出品質(zhì)精良的網(wǎng)站，但是設(shè)計(jì)師們的時(shí)間卻經(jīng)常被其它事情占用了。 ??典型的情況是設(shè)計(jì)師要花大量的時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議，參加會(huì)議，讀寫開會(huì)記錄和進(jìn)度報(bào)告，還有回復(fù)email等等，這些事情都不能改善網(wǎng)站的工作，雖然其中一些是設(shè)計(jì)師自己主動(dòng)做的，但更大一部分是項(xiàng)目經(jīng)理下的命令。 雖然項(xiàng)目經(jīng)理的本意是好的，但是卻違背了項(xiàng)目經(jīng)理的基本守則： 項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù)是努力消除設(shè)計(jì)師工作上的一切障礙，讓設(shè)計(jì)師權(quán)利專注在真正重要的工作上---網(wǎng)站開發(fā)。 ??這不是震驚世界的發(fā)現(xiàn)，只是簡單的道理，但是有多少項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)做到呢？ ??請不要從字面上理解我的話，并不是說設(shè)計(jì)師只許制作網(wǎng)頁，開發(fā)程序，事實(shí)上，思考如何設(shè)計(jì)，測試和培訓(xùn)等等，雖然不是直接投入在改善網(wǎng)站上，但對網(wǎng)站的質(zhì)量卻有重大深遠(yuǎn)的影響。 2.排除干擾 ??如果你希望團(tuán)隊(duì)在期限之內(nèi)完成網(wǎng)站，就必須盡可能排除一切不必要的工作。在你分派工作給組員前，請問問自己，這件工作真的有必要讓大家做嗎？身為項(xiàng)目經(jīng)理，必須時(shí)刻問自己一個(gè)問題： ??“我努力的目的究竟是什么？” ??這樣工作就不容易偏離方向。記住，要以整個(gè)項(xiàng)目的眼光來看事情，你就不會(huì)陷入個(gè)別細(xì)節(jié)中了。 ??比如開項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)議。目的是為了了解項(xiàng)目進(jìn)行的情況，以避免項(xiàng)目進(jìn)度失控，但是如果每一個(gè)項(xiàng)目都如期完成，也沒有人要加班，那還有必要報(bào)告進(jìn)度嗎？ ??還有常見的就是讓組員寫報(bào)告，交代自己做了什么，解釋為什么延遲了，這往往會(huì)令很多設(shè)計(jì)師頭疼和反感。一天8小時(shí)工作時(shí)間，很可能4個(gè)小時(shí)花在了寫報(bào)告上。而正常的開發(fā)工作卻不得不加班做。 ??請不要誤解我的意思，我并不是說不需要進(jìn)度報(bào)告，只是提醒項(xiàng)目經(jīng)理們，不要過分注重“項(xiàng)目流程”，而忽略了真正的產(chǎn)品----你的網(wǎng)站。我的一點(diǎn)心得是：用一個(gè)新的辦法了解進(jìn)度，容易寫，而且不花時(shí)間。 1).每當(dāng)有設(shè)計(jì)師完成一個(gè)功能（子項(xiàng)目），就發(fā)一個(gè)內(nèi)部email給大家； 2).每當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度可能落后，就和我私下交流，討論解決的辦法。 3.明確目標(biāo) ??就象你準(zhǔn)備考一個(gè)學(xué)位或者買房子，都要籌劃一番，然后行動(dòng)，再達(dá)到目的，做一個(gè)網(wǎng)站項(xiàng)目同樣需要制定明確的目標(biāo)。注意“要完成一個(gè)網(wǎng)站”只是一個(gè)模糊的目標(biāo)，它還不夠具體和明確。 ??實(shí)際操作中，可能很多網(wǎng)站在目標(biāo)不明確的情況下也完成了，但問題是，在這之前，有多少時(shí)間被浪費(fèi)了？雖然你運(yùn)氣好，完成了項(xiàng)目，可是比起有明確的目標(biāo)，有目的有控制的規(guī)劃，實(shí)施來說，哪一個(gè)更穩(wěn)當(dāng)，風(fēng)險(xiǎn)更小呢？ ??什么樣的目標(biāo)是明確的目標(biāo)呢？其實(shí)并不一定是博大精深的，只要足夠詳細(xì)，能夠保證項(xiàng)目向正確的方向進(jìn)行就可以。通常只要項(xiàng)目組長花幾小時(shí)，或者幾天時(shí)間就可以制定一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目目標(biāo)。例如本站： 目標(biāo)1：建立一個(gè)以網(wǎng)站項(xiàng)目管理為主題的網(wǎng)站。 評價(jià)：目標(biāo)已經(jīng)明確主題，但還是不夠詳細(xì)。 目標(biāo)2：為網(wǎng)站項(xiàng)目管理愛好者提供一個(gè)交流的平臺(tái)。 評價(jià)：目標(biāo)定位了服務(wù)對象和主要功能。但是并沒有體現(xiàn)我們建立網(wǎng)站的深層目的。 目標(biāo)3：為網(wǎng)站項(xiàng)目管理愛好者提供一個(gè)學(xué)習(xí)交流，并能夠共同制定詳細(xì)規(guī)范的平臺(tái)。 評價(jià)：明確的目標(biāo)，指出了服務(wù)對象，最主要的功能和網(wǎng)站本身的目的。 ??在目標(biāo)確定后，我們就堅(jiān)持這個(gè)大方向，凡是有利于目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最先完成，比如：論壇，規(guī)范文章。與目標(biāo)無關(guān)或關(guān)系不大的，可以不做或者推遲做，比如人才交流，漂亮的界面等。 ??設(shè)定目標(biāo)就是把“你要完成的事”用清晰的語言描述出來，讓團(tuán)隊(duì)每一個(gè)成員都有明確的概念。只要把目標(biāo)稍微理得清楚些，整個(gè)項(xiàng)目的方向就會(huì)有驚人的改變。記住這一點(diǎn)吧：理清詳細(xì)的項(xiàng)目目標(biāo)，可以避免在不必要的工作上浪費(fèi)時(shí)間。 ??也許設(shè)定目標(biāo)會(huì)花你一兩天時(shí)間，但相對報(bào)酬是非常值得的！ 4.設(shè)計(jì)的優(yōu)先考慮 ??好比買菜，有人買罐頭的因?yàn)樽畋阋耍腥速I冷凍的因?yàn)樽罘奖?，有人買新鮮的因?yàn)樽罱】担驗(yàn)樵谒麄兊男哪恐?，?qiáng)調(diào)的優(yōu)先考慮不同，網(wǎng)站開發(fā)也是一樣的道理：同一個(gè)程序，不同的設(shè)計(jì)師寫的代碼必定不同，有認(rèn)為代碼越簡練越好，有認(rèn)為容易使用最重要，還有的則喜歡追求執(zhí)行速度。 ??項(xiàng)目的目標(biāo)和網(wǎng)站開發(fā)的優(yōu)先考慮并不相同，但兩者有重疊和影響的部分，因此我們要建立以下基本觀念：項(xiàng)目目標(biāo)引導(dǎo)項(xiàng)目的方向，而設(shè)計(jì)的考慮順序影響設(shè)計(jì)的過程。 ??每個(gè)項(xiàng)目的具體情況不同，考慮的優(yōu)先順序也回不同，一般來說，程序設(shè)計(jì)考慮的優(yōu)先級表1.尺寸大小(size) 2.速度 3.安全性 4.可測試性 5.容易維護(hù) 6.簡潔 7.再用性 8.可移植性 ??除了優(yōu)先考慮順序外，你還應(yīng)該建立各項(xiàng)考慮點(diǎn)的質(zhì)量規(guī)范，例如你認(rèn)為尺寸是優(yōu)先考慮，那么多大才算合格呢？如果事先能夠決定最合適的優(yōu)先考慮順序，并建立質(zhì)量規(guī)范，團(tuán)隊(duì)就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，網(wǎng)站的整體風(fēng)格就會(huì)比較一致。 ??第一章小結(jié) ??回顧本章討論的內(nèi)容，我們可以得出網(wǎng)站開發(fā)的良好基礎(chǔ)是： ??確定您要達(dá)成什么樣的目標(biāo)以及如何去做，讓每一位組員都明白目標(biāo)，并專注地朝這個(gè)目標(biāo)努力，設(shè)定設(shè)計(jì)的優(yōu)先考慮順序，以及相對的質(zhì)量規(guī)范。 第二章有效的作業(yè)方式   1.什么時(shí)候修改錯(cuò)誤 ??如果我問你，網(wǎng)站開發(fā)過程中，正確的除錯(cuò)時(shí)機(jī)是什么？你會(huì)怎么回答？ A.等到所有功能開發(fā)完畢后再一起測試修改； B.一發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤就立刻除掉它； C.無所謂，反正花的時(shí)間是一樣的。 ??正確的選擇是B:一發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤立刻除掉！ ??對項(xiàng)目來說，最糟糕的情況莫過于被bug整得團(tuán)團(tuán)專，來不及完成項(xiàng)目目標(biāo)。如果只管開發(fā)，把bug留到最后，會(huì)高估項(xiàng)目的完成率，看起來馬上要完成的項(xiàng)目，卻驚異的發(fā)現(xiàn)還需要3個(gè)月的時(shí)間除錯(cuò)。微軟的經(jīng)驗(yàn)是： (1).bug越晚清除，時(shí)間花得越多； (2).在開發(fā)過程中立刻除蟲，可以讓您早些學(xué)到經(jīng)驗(yàn)，然后不會(huì)犯同樣的錯(cuò)誤； (3).如果能夠保證沒有任何錯(cuò)誤，您就能比較準(zhǔn)確的估出項(xiàng)目的完成時(shí)間。 所以，設(shè)計(jì)師應(yīng)該把找錯(cuò)誤當(dāng)成一件重要的事情，不要為任何理由而耽誤。 2.email的時(shí)間陷阱 ??email是個(gè)很棒的工具，但是水能載舟，亦能覆舟，如果email被不當(dāng)使用，也會(huì)影響生產(chǎn)力。 ??我常發(fā)現(xiàn)很多設(shè)計(jì)師喜歡讓email打斷他們的工作，不是指他們發(fā)了太多的email，而是只要有新的email進(jìn)來，他們就停下手邊的工作，看看有什么新聞，有什么新鮮事，并開始回復(fù)email。有些設(shè)計(jì)師5分鐘就收一次信，這樣一天下來，可能什么事也做不成，因?yàn)樵O(shè)計(jì)工作是需要一整段時(shí)間去思考和沉在其中才能完成的。 ??為了解決這個(gè)問題，我告戒新設(shè)計(jì)師門，恢復(fù)email要分批做，早上一上班，中午休息時(shí)間，或者是下班前看一下都可以，但不要有事沒事都不停的看email。 3.好方法讓大家分享 ??工作的策略是非常重要的，因?yàn)樗窃S多經(jīng)驗(yàn)和思維濃縮而成的，將這些策略或者方法集合起來，能夠讓個(gè)人的生產(chǎn)力和工作質(zhì)量提升到更高的境界。 ??身為主管，你應(yīng)該鼓勵(lì)組員提出改進(jìn)工作效率的建議。引導(dǎo)組員思考的方法也很重要。比如，下面兩個(gè)問題： a.為什么進(jìn)度總是一再落后？ b.有什么辦法可以避免將來再發(fā)生進(jìn)度落后？ ??第一個(gè)問題可能的答案是：互相依賴的工作太多，工具太難用，老板是個(gè)白癡等等；第二個(gè)答案可能是：減少互賴性的工作，購買更好的工具，與老板加強(qiáng)溝通。 ??兩個(gè)問題的方向不同，第一個(gè)是探究原因，導(dǎo)引出抱怨；第二個(gè)是未來改進(jìn)的方法，導(dǎo)引出解決辦法。 ??問題越精確，問題越有力，對項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)就越有益，讓我們再看三個(gè)問法： a.如何保持每次都如期完成項(xiàng)目？ b.如何在不加班的前提下，如期完成項(xiàng)目？ c.如何在不加班，也不增加人手的前提下，如期完成任務(wù)？ ??第三個(gè)問法，就迫使大家來點(diǎn)真正有創(chuàng)意的思考和認(rèn)真檢討工作本身值得改進(jìn)的地方了。一次比一次更精確的問題，可以刺激思考過程，激發(fā)更有創(chuàng)意的答案。 4.無意義的懲罰 ??懲罰是一種心理上的負(fù)強(qiáng)化作用，懲罰是對員工的責(zé)罵，訓(xùn)斥與威脅，就象鞭打馬匹使它服從主人的命令。發(fā)現(xiàn)有一位組員進(jìn)度落后了，不得了！叫過來罵一頓，這就等于是給了他一貼重劑量的藥物，逼使他以后不敢再對進(jìn)度掉以輕心。 ??這種管理手段是該受譴責(zé)的，我絕對不鼓勵(lì)任何人這么做。想一想我們前面提到的立刻除錯(cuò)策略，如果設(shè)計(jì)師發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，他花費(fèi)好幾天時(shí)間解決這個(gè)問題，當(dāng)然不是他喜歡的結(jié)果，但主管卻因此讓他受到威脅，設(shè)計(jì)師以后還會(huì)仔細(xì)查錯(cuò)嗎？我們希望任何事都是很自然，沒有必要加重組員的苦惱，絕不是強(qiáng)調(diào)誰是老板誰是奴才，誰必須服從誰。 ??如果主管們的用意是希望組員因此而工作更努力的話，就大錯(cuò)特錯(cuò)了。這種責(zé)罵只會(huì)激起組員心中的憤怒，羞惱和沮喪。實(shí)際上，往往這些項(xiàng)目的問題都出在管理方面，目標(biāo)不明確或者野心太大，設(shè)計(jì)師只是倒霉的遇上了差勁的主管，其實(shí)他們的能力不比其他項(xiàng)目的設(shè)計(jì)師差。因此放棄責(zé)罵吧，責(zé)罵只會(huì)讓項(xiàng)目更糟，絕對沒有任何改善的效果。 第二章小節(jié) ??這一章的內(nèi)容，我們主要明確以下觀點(diǎn)：我們要采取策略性的作業(yè)方式，并不斷的找出一些簡單而有效的方式改善目前的工作，小小的改變可能產(chǎn)生驚人的效果。 第三章：保持進(jìn)度 ??我們都希望項(xiàng)目按照事先規(guī)劃好的進(jìn)程來進(jìn)行，但事實(shí)總是無法盡如人意，有時(shí)候會(huì)有點(diǎn)超前，大部分情況是落后，。即使最順利的項(xiàng)目，也無法完全按照計(jì)劃執(zhí)行，但是，如果你放任計(jì)劃隨意進(jìn)行，有一天你猛然發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目脫軌太遠(yuǎn)，無法把方向扭過來，剩下的時(shí)間也不夠，那么項(xiàng)目就完蛋了。項(xiàng)目就象一枚瞄準(zhǔn)月球的火箭，只要有一點(diǎn)點(diǎn)不夠精確，到時(shí)候就無法命中目標(biāo)，差之毫厘，失之千里，實(shí)在不可不慎重。聰明的主管懂得這個(gè)道理，他們會(huì)經(jīng)常注意項(xiàng)目的精度，隨時(shí)修正方向，保持項(xiàng)目不偏離計(jì)劃進(jìn)行。本章將介紹一些很有效的策略，幫助項(xiàng)目保持進(jìn)度。