招標(biāo)采購合同信息管理的步驟

2015年招標(biāo)師考試教材《招標(biāo)采購合同管理》

招標(biāo)采購合同信息管理的步驟

合同信息管理的步驟主要包括：編制合同信息管理計(jì)劃、建立合同信息管理系統(tǒng)、合同信息收集及分析、合同信息傳遞、合同信息控制等。

1）合同信息管理計(jì)劃信息管理計(jì)劃是整個(gè)合同信息管理工作的指導(dǎo)文件，包括合同信息管理主體、合同信息管理的內(nèi)容以及合同信息管理的總體進(jìn)度和階段進(jìn)度。建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)后，招標(biāo)人就應(yīng)該編制合同信息管理計(jì)劃，并將責(zé)任落實(shí)到具體的部門和人員。合同信息管理計(jì)劃應(yīng)包括：收集信息的范圍、內(nèi)容、格式、使用的軟件工具、采集時(shí)間、檢查核對(duì)的方法，并就傳遞、匯集、整理等作出統(tǒng)一的規(guī)定，責(zé)任確定到個(gè)人。

2）建立合同信息管理系統(tǒng)合同信息管理系統(tǒng)至少應(yīng)包括合同信息管理的工作職責(zé)、工作程序、實(shí)施辦法、績效評(píng)估辦法、維護(hù)辦法等。合同信息管理工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。招標(biāo)人應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)定期召集項(xiàng)目信息主管、信息員和信息使用人員會(huì)議，分析和評(píng)估合同信息管理績效，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)制定改進(jìn)措施。

3）合同信息收集及分析合同信息收集是合同信息菅理各環(huán)節(jié)中關(guān)鍵的第一步，是后續(xù)各環(huán)節(jié)得以開展的基礎(chǔ)。全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地識(shí)別、蹄選、收集原始數(shù)據(jù)是確保信息正確性與有效性的前提。

面對(duì)復(fù)雜的合同管理信息，應(yīng)堅(jiān)持目的性、準(zhǔn)確性、適用性、系統(tǒng)性、及時(shí)性、經(jīng)濟(jì)性等原則，緊緊圍繞信息收集的目的，以盡可能經(jīng)濟(jì)的方式準(zhǔn)確、及時(shí)、系統(tǒng)、全面地收集適用的數(shù)據(jù)。

4）合同信息傳遞信息傳遞包括信息送達(dá)和信息反饋，具體是指使信息以規(guī)范的形式傳遞給信息的需求者，并獲得信息獲取者的反饋的過程。項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置是項(xiàng)目內(nèi)部信息傳遞的基本渠道。對(duì)于周期短、規(guī)模小的項(xiàng)目，合同信息管理沒有必要在項(xiàng)目運(yùn)作的業(yè)務(wù)流程中單獨(dú)構(gòu)成一個(gè)獨(dú)立的管理環(huán)節(jié)。但是對(duì)于周期較長、規(guī)模較大的項(xiàng)目，合同信息管理對(duì)于項(xiàng)目的成功將起到重要的作用。

信息傳遞途徑的設(shè)計(jì)需要考慮的主要問題包括信息傳遞的時(shí)間、反饋周期、信息接收系統(tǒng)的建立等方面，其目的應(yīng)當(dāng)以實(shí)現(xiàn)快速接受和合理反饋為核心。

合同信息傳遞途的設(shè)計(jì)與信息管理架構(gòu)有關(guān)，主要包括：

①設(shè)立專門的信息管理機(jī)構(gòu)，如項(xiàng)目信息中心；

②設(shè)立以項(xiàng)自經(jīng)理為核心的項(xiàng)目信息收發(fā)與審批機(jī)制；

③設(shè)立部門信息聯(lián)絡(luò)機(jī)制，如在項(xiàng)目的計(jì)劃、財(cái)務(wù)、合同、物資、檔案、質(zhì)量、辦公。

室等職能部門設(shè)立部門級(jí)項(xiàng)目信息員；

④列支計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目管理軟件等的采購費(fèi)用。

5）信息管理控制合同信息收集工作應(yīng)堅(jiān)持及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、有效的原則，嚴(yán)防編造數(shù)據(jù)、弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生。合同信息管理負(fù)責(zé)人對(duì)最終進(jìn)人數(shù)據(jù)庫的信息負(fù)有核準(zhǔn)的責(zé)任。合同信息管理負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)信息管理的要求，嚴(yán)格執(zhí)行合同信息管理制度，有效控制信息質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫、信息記錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式、傳遞渠道等不能滿足項(xiàng)目信息的管理需求、不適應(yīng)生產(chǎn)需要的，應(yīng)當(dāng)立即調(diào)整。

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